Cómo conseguir que los clientes paguen a tiempo (sin ser grosero)

Nada es más frustrante para un emprendedor que los clientes que no pagan de inmediato. Entregaste el trabajo a tiempo. Tú también deberías recibir el pago puntualmente.

Según un informe de Sage, el 25 % de los pagos realizados a empresas llegan tarde. El 40 % de las pequeñas y medianas empresas experimentan impactos negativos directos por los pagos atrasados.

Si un cliente se demora en pagar tu factura, puede que te sientas tentado a ser duro. Tus sentimientos son válidos, pero comportarse de forma grosera con un cliente no ayuda. Resentirán tu actitud y se tomarán todo el tiempo del mundo. Si eres realmente maleducado, es posible que ni siquiera se molesten en pagar.

Es importante no tomarse los pagos atrasados como algo personal. Tus clientes probablemente no intentan intencionadamente hacerte daño. Puede que estén ocupados con sus propios clientes. Puede que estén luchando con su flujo de caja.

Pero sin importar la razón del retraso, aún tienes que tomar medidas para que los clientes paguen a tiempo. En lugar de convertirte en un ejecutor inflexible, crea un sistema que anime a tus clientes a pagar puntualmente. Estas estrategias te ayudarán a mejorar tu flujo de caja para que puedas hacer crecer tu negocio.

1. Construye relaciones sólidas

La mejor manera de conseguir que los clientes paguen a tiempo es crear una relación cercana y saludable que ninguna de las partes quiera romper. Quieres que el cliente se sienta como un socio que trabaja contigo, en lugar de una transacción que simplemente compra cosas.

El psicólogo Robert Cialdini realizó un estudio interesante que rastreó cómo respondían las personas a una camarera que ofrecía caramelos al entregar la cuenta. Cuando ofrecía un caramelo, las propinas aumentaban un 3,3 %. Cuando ofrecía dos, las propinas aumentaban un 14,1 %. ¡Cuando ofrecía uno, se iba y volvía para ofrecer otro, las propinas aumentaban un 21,3 %!

Esto demuestra que la gente te recompensará si cree que te has esforzado por ellos. Si inviertes en tus clientes, ellos te corresponderán.

Identifica a la persona (o personas) clave en la empresa de tu cliente que controlan la rapidez con la que te pagan y hazles felices. Muéstrales cuánto valoras su negocio encontrando formas de deleitarles.

2. Establece términos contractuales claros

Es difícil hacer exigencias de pago basadas en reglas que tus clientes desconocen, por lo que es importante incluir tus términos de pago en tu contrato o en otro lugar obvio.

Si no utilizas contratos (¡deberías!), detalla tus términos en un correo electrónico. Insiste en que confirmen que han leído el correo electrónico respondiendo a él. No empieces a trabajar hasta que tengas esta confirmación.

3. Cobra primero

En un mundo perfecto, te pagarían todo antes de que lo hicieras. Sin embargo, muchos clientes se resisten a eso, porque no quieren perder su poder de negociación si no están satisfechos con tu producto o servicio.

Si no puedes conseguir que tus clientes paguen el 100 % de la factura por adelantado, pide un pago inicial. Diles que necesitas un depósito para "reservar tu tiempo" o "comprar materiales" o lo que tenga sentido en el contexto de tu negocio.

También puedes dividir tus proyectos en hitos o puntos de control. Por ejemplo, podrías facturar un tercio del coste de un proyecto al principio, un tercio a mitad de camino y un tercio al final.

Asegúrate de informar a tu cliente al principio de vuestra relación si necesitas un depósito o algún tipo de estructura de facturación única.

4. Sé flexible con los métodos de pago

Una excelente manera de conseguir que los clientes paguen a tiempo es permitirles pagar como quieran. Esto puede ser más complicado para ti, pero vale la pena para tener un flujo de caja constante.

Recibir pagos a través de tu sitio web suele ser lo más fácil para todos. Con Stripe y WP Simple Pay puedes colocar formularios en línea en tu sitio para que los clientes paguen a través de ellos. Stripe también te permite enviar facturas con botones de pago de un solo clic. También obtienes detección de fraude.

Hablando de facturación…

5. Utiliza una herramienta de facturación en la nube

No pierdas el tiempo creando y enviando facturas en PDF por correo electrónico. Utiliza una herramienta de software en la nube para enviar y recibir facturas, así como para gestionar todas tus necesidades contables.

Cuando busques una herramienta de facturación, querrás tres características específicas que te ayudarán a conseguir que los clientes paguen a tiempo:

1. La capacidad de crear una plantilla con tu logotipo, información de contacto y notas especiales. De esta manera, solo tendrás que introducir los artículos de línea para cada factura que envíes.
2. La capacidad de establecer un calendario automático de recordatorios si el cliente no paga la factura. También debería calcular automáticamente los recargos por demora que designes.
3. La capacidad de que los clientes hagan clic en un enlace de la factura para pagar. De esta manera, no tendrán que ir a otra plataforma para enviarte un pago.

Aquí tienes algunas herramientas de facturación que deberías considerar. Esta lista no es exhaustiva, así que querrás investigar por tu cuenta también.

• Sprout Invoices (plugin de WordPress)
• Ola
• Stripe
• Zoho Invoice
• AND CO
• Xero
• FreshBooks
• QuickBooks Online

6. Factura rápida y regularmente

Si quieres que tus clientes paguen sus facturas a tiempo, tienes que darles la factura. Cuanto antes envíes la factura, antes podrán pagarla.

Algunas empresas tienen largos procesos de aprobación que deben pasar por múltiples departamentos antes de que alguien pueda enviarte un cheque o introducir los datos de su tarjeta de crédito. Si retrasas el envío de la factura, solo estás retrasando ese proceso.

Pregunta por los sistemas de facturación de tus clientes cuando empieces a trabajar con ellos. ¿Cuánto tardan en pagar? ¿Necesitan alguna información especial en la factura o el recibo? ¿Debes enviar la factura a otras partes? Obtener estos detalles te ayudará a cumplir tu parte del proceso de forma rápida y sin errores.

Además, querrás facturar al menos mensualmente. Si un cliente no paga su factura en un mes, envía otra factura. Señala que un pago tiene 30 días de retraso.

7. Cobra recargos por demora

Una excelente manera de conseguir que los clientes paguen a tiempo es cobrarles si no lo hacen. Esto es muy efectivo, pero solo si el cliente es muy consciente de tu estructura de tarifas.

Repasa tus honorarios con el cliente antes de empezar a trabajar. No asumas que el cliente leerá tu contrato por completo. Detalla los honorarios en un correo electrónico o discútelos por teléfono.

Además, no tengas miedo de hacer cumplir tus honorarios. Si omites cobrar un recargo por demora en una factura, el cliente se resistirá cuando sí decidas aplicarlos. Simplifica las cosas cobrando tus honorarios cada vez que tu cliente no cumpla con su fecha límite de pago.

Para obtener mejores resultados, haz que tus honorarios sean un porcentaje de la factura. Declara una "fecha de vencimiento de pago" fija y un recargo que se acumule con el tiempo. Usa un lenguaje como este:

"Las facturas son Net 30, lo que significa que el pago vence dentro de los 30 días posteriores a la recepción de la factura. Cobramos un recargo por demora del 2% cada 30 días hasta que la factura sea pagada."

8. Incentivar los pagos anticipados

Si bien los recargos por demora son un buen refuerzo negativo, también querrás probar algún refuerzo positivo.

Ofrece a los clientes un pequeño descuento en su próxima factura por pagar anticipadamente. Si pagan, por ejemplo, dentro de las 48 horas, podrías darles un 5% de descuento en la próxima factura.

Esto tiene dos ventajas. Por un lado, pagan rápidamente para asegurar el ahorro. Por otro lado, el cliente es más propenso a seguir contigo más tiempo porque tiene un crédito que no está disponible en uno de tus competidores.

9. Ofrecer planes de pago

Algunos clientes no pagan a tiempo porque no tienen el efectivo disponible. Puede que quieran pagarte, pero tienen otras preocupaciones más urgentes (como sus gastos generales y nómina) que cubrir antes de poder pagarte.

Si sospechas que este es el caso de tu cliente, ofrécete a dejarles pagar a plazos. Encuentra un calendario que funcione para ambos. Puedes configurar un sistema de pago recurrente o simplemente facturarles en intervalos preestablecidos.

10. Dejar de trabajar

Si has probado todas las tácticas anteriores y aún no puedes cobrar, es hora de dejar de trabajar. No produzcas nada más y no envíes lo que has hecho.

Hazle saber al cliente que no puedes trabajar más hasta recibir un pago. Puedes aceptar un pago parcial para seguir trabajando, pero eso depende de ti. Si realmente necesitan tu trabajo, encontrarán una manera de pagar porque ahora les beneficia.

Sí, esta táctica podría dañar tu relación con el cliente, pero si no te pagan por tus productos o servicios, realmente no son clientes.

Desarrolla tu sistema

Es frustrante cuando un cliente no paga a tiempo. Pero aparte de un correo electrónico enérgico, hay poco que puedas hacer para forzar un pago. Tu mejor curso de acción es utilizar las estrategias que hemos enumerado anteriormente para desarrollar un sistema que anime a tus clientes a pagar puntualmente.