Hur du får kunder att betala i tid (utan att vara oartig)

Det finns inget mer frustrerande för en entreprenör än kunder som inte betalar direkt. Du levererade arbetet i tid. Du borde också få betalt omgående.

Enligt en Sage-rapport kommer 25 % av betalningarna till företag in sent. 40 % av små och medelstora företag upplever direkta negativa effekter av sena betalningar.

Om en kund drar ut på tiden med att betala din faktura kan du frestas att bli hård. Dina känslor är giltiga, men att vara otrevlig mot en kund hjälper inte. De kommer att förakta din attityd och ta sin goda tid. Om du är riktigt ohyfsad kanske de inte ens bryr sig om att betala.

Det är viktigt att inte ta sena betalningar personligt. Dina kunder försöker förmodligen inte avsiktligt att skada dig. De kan vara upptagna med sina kunder. De kan ha problem med kassaflödet.

Men oavsett anledningen till förseningen måste du fortfarande vidta åtgärder för att få kunder att betala i tid. Istället för att bli en hård upprätthållare, bygg ett system som uppmuntrar dina kunder att betala omgående. Dessa strategier hjälper dig att förbättra ditt kassaflöde så att du kan växa ditt företag.

1. Bygg starka relationer

Det bästa sättet att få kunder att betala i tid är att skapa en nära, hälsosam relation som ingen part vill bryta. Du vill att kunden ska känna sig som en partner som arbetar med dig, snarare än en transaktion som bara köper saker.

Psykologen Robert Cialdini genomförde en intressant studie som följde hur människor reagerade på en servitris som erbjöd godis när hon levererade notan. När hon erbjöd en bit ökade hennes dricks med 3,3 %. När hon erbjöd två bitar ökade hennes dricks med 14,1 %. När hon erbjöd en, gick iväg och kom tillbaka för att erbjuda en till, ökade hennes dricks med 21,3 %!

Detta visar att människor kommer att belöna dig om de tror att du har ansträngt dig extra för dem. Om du investerar i dina kunder kommer de att återgälda det.

Identifiera nyckelpersonen (eller personerna) på kundens företag som kontrollerar hur snabbt du får betalt och gör dem nöjda. Visa dem hur mycket du värdesätter deras affärer genom att hitta sätt att glädja dem.

2. Fastställ tydliga avtalsvillkor

Det är svårt att ställa betalningskrav baserat på regler som dina kunder inte känner till, så det är viktigt att ange dina betalningsvillkor i ditt kontrakt eller på en annan tydlig plats.

Om du inte använder kontrakt (det borde du!), ange dina villkor i ett e-postmeddelande. Insistera på att de bekräftar att de har läst e-postmeddelandet genom att svara på det. Börja inte arbeta förrän du har fått denna bekräftelse.

3. Få betalt först

I en perfekt värld skulle du få betalt för allt innan du gör det. Många kunder motsätter sig dock det, eftersom de inte vill förlora sitt inflytande om de inte är nöjda med din produkt eller tjänst.

Om du inte kan få dina kunder att betala 100 % av fakturan i förskott, be om en handpenning. Berätta för dem att du behöver en deposition för att "reservera din tid" eller "köpa material" eller vad som helst som är vettigt i din verksamhet.

Du kan också dela upp dina projekt i milstolpar eller kontrollpunkter. Du kan till exempel fakturera en tredjedel av projektets kostnad i början, en tredjedel vid halvtid och en tredjedel i slutet.

Se till att informera din klient i början av er relation om du kräver en deposition eller någon form av unik faktureringsstruktur.

4. Var flexibel med betalningsmetoder

Ett bra sätt att få klienter att betala i tid är att låta dem betala hur de vill. Detta kan vara mer komplicerat för dig, men det är värt det för ett stabilt kassaflöde.

Att få betalt via din webbplats är oftast enklast för alla. Med Stripe och WP Simple Pay kan du placera onlineformulär på din webbplats som klienter kan betala igenom. Stripe låter dig också skicka fakturor med betalningsknappar med ett klick. Du får också bedrägeridetektering.

På tal om fakturering…

5. Använd ett molnbaserat faktureringsverktyg

Slösa inte din tid på att skapa och skicka PDF-fakturor via e-post. Använd ett molnbaserat programverktyg för att skicka och ta emot fakturor, samt hantera alla dina bokföringsbehov.

När du letar efter ett faktureringsverktyg vill du ha tre specifika funktioner som hjälper dig att få klienter att betala i tid:

1. Möjligheten att skapa en mall med din logotyp, kontaktinformation och speciella anteckningar. På så sätt behöver du bara ange radposterna för varje faktura du skickar.
2. Möjligheten att ställa in ett automatiskt schema med påminnelser om klienten inte betalar fakturan. Det bör också automatiskt beräkna förseningsavgifter som du anger.
3. Möjligheten för klienter att klicka på en länk i fakturan för att betala. På så sätt behöver de inte gå till en annan plattform för att skicka en betalning till dig.

Här är några faktureringsverktyg du bör titta på. Den här listan är inte uttömmande, så du vill också göra din egen research.

• Sprout Invoices (WordPress-plugin)
• Våg
• Stripe
• Zoho Invoice
• AND CO
• Xero
• FreshBooks
• QuickBooks Online

6. Fakturera snabbt och regelbundet

Om du vill att dina klienter ska betala sina räkningar i tid måste du faktiskt ge dem räkningen. Ju snabbare du skickar fakturan, desto snabbare kan de betala den.

Vissa företag har långa godkännandeprocesser som måste gå igenom flera avdelningar innan någon kan skicka en check eller ange sina kreditkortsuppgifter. Om du fördröjer att skicka fakturan, fördröjer du bara den processen.

Fråga om dina klienters faktureringssystem när du börjar arbeta med dem. Hur lång tid tar det för dem att betala? Kräver de någon speciell information på fakturan eller kvittot? Ska du skicka fakturan till någon annan part? Att få dessa detaljer hjälper dig att uppfylla din del av processen snabbt och felfritt.

Dessutom vill du fakturera minst månadsvis. Om en klient inte betalar sin räkning inom en månad, skicka en ny faktura. Påpeka att en betalning är 30 dagar försenad.

7. Ta ut förseningsavgifter

Ett bra sätt att få klienter att betala i tid är att ta betalt om de inte gör det. Detta är mycket effektivt, men bara om klienten är mycket medveten om din avgiftsstruktur.

Granska dina avgifter med kunden innan du börjar arbeta. Anta inte att kunden kommer att läsa ditt kontrakt fullständigt. Redogör för avgifterna i ett e-postmeddelande eller diskutera dem över telefon.

Dessutom, var inte rädd för att upprätthålla dina avgifter. Om du försummar att ta ut en förseningsavgift på en faktura, kommer kunden att motsätta sig när du väl bestämmer dig för att tillämpa dem. Håll saker enkla genom att ta ut dina avgifter varje gång din kund misslyckas med att uppfylla sin betalningsfrist.

För bästa resultat, gör dina avgifter till en procentandel av fakturan. Deklarera ett fast "betalningsdatum" och en avgift som ackumuleras över tid. Använd språk som detta:

"Fakturor är Netto 30, vilket innebär att betalning förfaller inom 30 dagar från den dag du får fakturan. Vi tar ut en förseningsavgift på 2% var 30:e dag tills fakturan är betald."

8. Uppmuntra tidiga betalningar

Medan förseningsavgifter är bra negativ förstärkning, vill du också prova lite positiv förstärkning.

Erbjud kunderna en liten rabatt på sin nästa faktura för att betala tidigt. Om de betalar, till exempel, inom 48 timmar, kan du ge dem 5% rabatt på nästa faktura.

Detta har två fördelar. För det första betalar de snabbt för att säkra besparingen. För det andra blir kunden troligare att stanna kvar hos dig längre eftersom de har en kredit som inte är tillgänglig från en av dina konkurrenter.

9. Erbjud betalningsplaner

Vissa kunder betalar inte i tid eftersom de inte har pengarna samlade. De kanske vill betala dig, men de har andra mer angelägna bekymmer (som sina omkostnader och löner) att möta innan de kan komma till dig.

Om du misstänker att detta är fallet för din kund, erbjud att låta dem betala i omgångar. Hitta ett schema som fungerar för er båda. Du kan sätta upp ett återkommande betalningssystem eller helt enkelt fakturera dem med förutbestämda intervaller.

10. Sluta arbeta

Om du har provat alla ovanstående metoder och fortfarande inte kan få betalt, är det dags att sluta arbeta. Producera inget mer och skicka inte över det du har gjort.

Låt kunden veta att du inte kan arbeta mer förrän du får betalt. Du kan acceptera en delbetalning för att fortsätta arbeta, men det är upp till dig. Om de verkligen behöver ditt arbete, kommer de att hitta ett sätt att betala eftersom det nu gynnar dem.

Ja, denna metod kan försämra din relation med kunden, men om de inte betalar dig för dina produkter eller tjänster, är de inte riktiga kunder.

Utveckla ditt system

Det är frustrerande när en kund inte betalar i tid. Men förutom ett starkt formulerat e-postmeddelande finns det lite du kan göra för att tvinga fram en betalning. Ditt bästa tillvägagångssätt är att använda de strategier vi har listat ovan för att utveckla ett system som uppmuntrar dina kunder att betala snabbt.