Como Fazer Clientes Pagarem em Dia (Sem Ser Rude)

Nada é mais frustrante para um empreendedor do que clientes que não pagam imediatamente. Você entregou o trabalho no prazo. Você também deveria ser pago prontamente.

De acordo com um relatório da Sage, 25% dos pagamentos feitos a empresas chegam atrasados. 40% das pequenas e médias empresas experimentam impactos negativos diretos de pagamentos atrasados.

Se um cliente se arrasta para pagar sua fatura, você pode achar tentador ser rigoroso. Seus sentimentos são válidos, mas ser rude com um cliente não ajuda. Eles ressentirão sua atitude e levarão o tempo que quiserem. Se você for realmente grosseiro, eles podem nem se dar ao trabalho de pagar.

É importante não levar pagamentos atrasados para o lado pessoal. Seus clientes provavelmente não estão intencionalmente tentando te machucar. Eles podem estar ocupados com seus clientes. Eles podem estar lutando com o fluxo de caixa.

Mas, independentemente do motivo do atraso, você ainda precisa tomar medidas para fazer com que os clientes paguem em dia. Em vez de se tornar um cobrador rigoroso, crie um sistema que incentive seus clientes a pagar prontamente. Essas estratégias ajudarão você a melhorar seu fluxo de caixa para que possa expandir seus negócios.

1. Construa Relacionamentos Fortes

A melhor maneira de fazer com que os clientes paguem em dia é criar um relacionamento próximo e saudável que nenhuma das partes queira quebrar. Você quer que o cliente se sinta como um parceiro que trabalha com você, em vez de uma transação que simplesmente compra coisas.

O psicólogo Robert Cialdini realizou um estudo interessante que rastreou como as pessoas respondiam a uma garçonete que oferecia um doce ao entregar a conta. Quando ela oferecia um pedaço, as gorjetas dela aumentavam 3,3%. Quando ela oferecia dois pedaços, as gorjetas dela aumentavam 14,1%. Quando ela oferecia um, saía e voltava para oferecer outro, as gorjetas dela aumentavam 21,3%!

Isso mostra que as pessoas o recompensarão se acharem que você fez um esforço extra por elas. Se você investir em seus clientes, eles retribuirão.

Identifique a(s) pessoa(s) chave na empresa do seu cliente que controlam a rapidez com que você recebe o pagamento e as deixe felizes. Mostre o quanto você valoriza os negócios delas encontrando maneiras de encantá-las.

2. Defina Termos Contratuais Claros

É difícil fazer exigências de pagamento com base em regras que seus clientes não conhecem, portanto, é importante colocar seus termos de pagamento em seu contrato ou em outro local óbvio.

Se você não usa contratos (você deveria!), descreva seus termos em um e-mail. Insista que eles confirmem que leram o e-mail respondendo a ele. Não comece o trabalho até ter essa confirmação.

3. Receba Primeiro

Em um mundo perfeito, você seria pago por tudo antes de fazê-lo. No entanto, muitos clientes resistem a isso, pois não querem perder seu poder de barganha se não ficarem satisfeitos com seu produto ou serviço.

Se você não conseguir que seus clientes paguem 100% da fatura antecipadamente, peça um pagamento inicial. Diga a eles que você precisa de um depósito para “reservar seu tempo” ou “comprar materiais” ou o que fizer sentido no contexto do seu negócio.

Você também pode dividir seus projetos em marcos ou pontos de verificação. Por exemplo, você pode faturar um terço do custo de um projeto no início, um terço no meio do caminho e um terço no final.

Certifique-se de informar seu cliente no início do relacionamento se você exigir um depósito ou algum tipo de estrutura de faturamento exclusiva.

4. Seja Flexível com os Métodos de Pagamento

Uma ótima maneira de fazer com que os clientes paguem em dia é deixá-los pagar como quiserem. Isso pode ser mais complicado para você, mas vale a pena para um fluxo de caixa constante.

Receber pagamentos pelo seu site geralmente é mais fácil para todos. Com o Stripe e o WP Simple Pay, você pode colocar formulários online em seu site para os clientes pagarem. O Stripe também permite que você envie faturas com botões de pagamento de um clique. Você também obtém detecção de fraude.

Falando em faturamento…

5. Use uma Ferramenta de Faturamento na Nuvem

Não perca tempo criando e enviando faturas em PDF por e-mail. Use uma ferramenta de software na nuvem para enviar e receber faturas, bem como para lidar com todas as suas necessidades de contabilidade.

Ao procurar uma ferramenta de faturamento, você desejará três recursos específicos que o ajudarão a fazer com que os clientes paguem em dia:

1. A capacidade de criar um modelo com seu logotipo, informações de contato e notas especiais. Dessa forma, você só precisará inserir os itens de linha para cada fatura que enviar.
2. A capacidade de definir um cronograma automático de lembretes se o cliente não pagar a fatura. Ele também deve calcular automaticamente as taxas de atraso que você designar.
3. A capacidade de os clientes clicarem em um link na fatura para pagar. Dessa forma, eles não precisarão ir a outra plataforma para enviar um pagamento para você.

Aqui estão algumas ferramentas de faturamento que você deve considerar. Esta lista não é exaustiva, portanto, você também desejará fazer sua própria pesquisa.

• Sprout Invoices (plugin do WordPress)
• Wave
• Stripe
• Zoho Invoice
• AND CO
• Xero
• FreshBooks
• QuickBooks Online

6. Fature Rapidamente e Regularmente

Se você quer que seus clientes paguem suas contas em dia, você precisa, na verdade, enviar a conta. Quanto mais cedo você enviar a fatura, mais cedo eles poderão pagá-la.

Algumas empresas têm longos processos de aprovação que precisam passar por vários departamentos antes que alguém possa enviar um cheque ou inserir os detalhes do cartão de crédito. Se você atrasar o envio da fatura, estará apenas atrasando esse processo.

Pergunte sobre os sistemas de faturamento de seus clientes quando começar a trabalhar com eles. Quanto tempo eles levam para pagar? Eles exigem alguma informação especial na fatura ou recibo? Você deve enviar a fatura para outras partes? Obter esses detalhes o ajudará a cumprir sua parte do processo de forma rápida e sem erros.

Além disso, você desejará faturar pelo menos mensalmente. Se um cliente não pagar a conta em um mês, envie outra fatura. Destaque que um pagamento está 30 dias em atraso.

7. Cobrar Taxas de Atraso

Uma ótima maneira de fazer com que os clientes paguem em dia é cobrá-los se eles não pagarem. Isso é muito eficaz, mas apenas se o cliente estiver ciente de sua estrutura de taxas.

Revise suas taxas com o cliente antes de começar a trabalhar. Não presuma que o cliente lerá seu contrato completamente. Detalhe as taxas em um e-mail ou discuta-as por telefone.

Além disso, não tenha medo de impor suas taxas. Se você negligenciar a cobrança de uma taxa de atraso em uma fatura, o cliente resistirá quando você *decidir* aplicá-las. Mantenha as coisas simples cobrando suas taxas toda vez que seu cliente não cumprir o prazo de pagamento.

Para obter melhores resultados, faça de suas taxas uma porcentagem da conta. Declare uma "data de vencimento" rígida e uma taxa que se acumule ao longo do tempo. Use uma linguagem como esta:

“Faturas são Líquido 30, o que significa que o pagamento é devido em até 30 dias a partir da data em que você recebe a fatura. Cobramos uma taxa de atraso de 2% a cada 30 dias até que a conta seja paga.”

8. Incentive Pagamentos Antecipados

Embora as taxas de atraso sejam um ótimo reforço negativo, você também vai querer tentar um reforço positivo.

Ofereça aos clientes um pequeno desconto em sua próxima fatura por pagar antecipadamente. Se eles pagarem, por exemplo, em até 48 horas, você pode dar a eles 5% de desconto na próxima conta.

Isso tem duas vantagens. Por um lado, eles pagam rapidamente para garantir a economia. Por outro lado, o cliente se torna propenso a ficar com você por mais tempo porque tem um crédito que não está disponível com um de seus concorrentes.

9. Ofereça Planos de Pagamento

Alguns clientes não pagam em dia porque não têm o dinheiro. Eles podem querer pagar você, mas têm outras preocupações mais urgentes (como suas despesas gerais e folha de pagamento) a serem atendidas antes que possam chegar até você.

Se você suspeitar que este é o caso do seu cliente, ofereça-se para deixá-lo pagar em parcelas. Encontre um cronograma que funcione para ambos. Você pode configurar um sistema de pagamento recorrente ou simplesmente faturá-los em intervalos pré-determinados.

10. Pare de Trabalhar

Se você tentou todas as táticas acima e ainda não consegue ser pago, é hora de parar de trabalhar. Não produza mais nada e não envie o que você fez.

Informe ao cliente que você não pode mais trabalhar até receber um pagamento. Você pode aceitar um pagamento parcial para continuar trabalhando, mas isso depende de você. Se eles realmente precisarem do seu trabalho, eles encontrarão uma maneira de pagar porque agora isso os beneficia.

Sim, essa tática pode azedar seu relacionamento com o cliente, mas se eles não estão pagando por seus produtos ou serviços, eles *realmente não são clientes*.

Desenvolva Seu Sistema

É frustrante quando um cliente não paga em dia. Mas, além de um e-mail enfático, há pouco que você possa fazer para forçar um pagamento. Sua melhor ação é usar as estratégias que listamos acima para desenvolver um sistema que incentive seus clientes a pagar prontamente.