Come far pagare i clienti in tempo (senza essere scortesi)

Non c'è niente di più frustrante per un imprenditore dei clienti che non pagano subito. Hai consegnato il lavoro in tempo. Dovresti essere pagato prontamente, anche tu.

Secondo un rapporto Sage, il 25% dei pagamenti effettuati alle aziende arriva in ritardo. Il 40% delle piccole e medie imprese subisce impatti negativi diretti dai pagamenti in ritardo.

Se un cliente ritarda il pagamento della fattura, potresti essere tentato di diventare duro. I tuoi sentimenti sono validi, ma comportarsi in modo scortese con un cliente non aiuta. Risentiranno del tuo atteggiamento e ci metteranno tutto il tempo che vogliono. Se sei davvero sgarbato, potrebbero non preoccuparsi nemmeno di pagare.

È importante non prendere i pagamenti in ritardo sul personale. I tuoi clienti probabilmente non stanno intenzionalmente cercando di farti del male. Potrebbero essere impegnati con i loro clienti. Potrebbero avere problemi di flusso di cassa.

Ma qualunque sia il motivo del ritardo, devi comunque prendere provvedimenti per far pagare i clienti in tempo. Invece di diventare un esattore severo, costruisci un sistema che incoraggi i tuoi clienti a pagare prontamente. Queste strategie ti aiuteranno a migliorare il tuo flusso di cassa in modo da poter far crescere la tua attività.

1. Costruisci relazioni solide

Il modo migliore per far pagare i clienti in tempo è creare una relazione stretta e sana che nessuna delle due parti voglia rompere. Vuoi che il cliente si senta come un partner che lavora con te, piuttosto che una transazione che compra semplicemente cose.

Lo psicologo Robert Cialdini ha condotto uno studio interessante che ha monitorato come le persone rispondevano a una cameriera che offriva caramelle quando consegnava il conto. Quando offriva un pezzo, le mance aumentavano del 3,3%. Quando offriva due pezzi, le mance aumentavano del 14,1%. Quando ne offriva uno, se ne andava e tornava per offrirne un altro, le mance aumentavano del 21,3%!

Questo dimostra che le persone ti ricompenseranno se pensano che tu ti sia dato da fare per loro. Se investi nei tuoi clienti, loro ricambieranno.

Identifica la persona chiave (o le persone) nell'azienda del tuo cliente che controllano la rapidità con cui vieni pagato e rendili felici. Mostra loro quanto apprezzi il loro business trovando modi per deliziarli.

2. Stabilisci termini contrattuali chiari

È difficile avanzare richieste di pagamento basate su regole di cui i tuoi clienti non sono a conoscenza, quindi è importante inserire i tuoi termini di pagamento nel contratto o in un'altra posizione evidente.

Se non usi contratti (dovresti!), delinea i tuoi termini in un'e-mail. Insisti affinché confermino di aver letto l'e-mail rispondendo. Non iniziare il lavoro finché non hai questa conferma.

3. Fatti pagare prima

In un mondo perfetto, saresti pagato per tutto prima di farlo. Molti clienti si oppongono a questo, tuttavia, perché non vogliono perdere la loro leva se non sono soddisfatti del tuo prodotto o servizio.

Se non riesci a far pagare ai tuoi clienti il 100% della fattura in anticipo, chiedi un acconto. Dì loro che hai bisogno di un deposito per "riservare il tuo tempo" o "acquistare materiali" o qualunque cosa abbia senso nel contesto della tua attività.

Puoi anche suddividere i tuoi progetti in traguardi o punti di controllo. Ad esempio, potresti fatturare un terzo del costo di un progetto all'inizio, un terzo a metà strada e un terzo alla fine.

Assicurati di informare il tuo cliente all'inizio del vostro rapporto se richiedi un deposito o una qualche struttura di fatturazione unica.

4. Sii flessibile con i metodi di pagamento

Un ottimo modo per far pagare i clienti in tempo è permettere loro di pagare come preferiscono. Questo potrebbe essere più complicato per te, ma ne vale la pena per un flusso di cassa costante.

Essere pagati tramite il tuo sito web è di solito più facile per tutti. Con Stripe e WP Simple Pay puoi inserire moduli online sul tuo sito per consentire ai clienti di pagare. Stripe ti consente anche di inviare fatture con pulsanti di pagamento con un clic. Ottieni anche il rilevamento delle frodi.

A proposito di fatturazione...

5. Utilizza uno strumento di fatturazione basato su cloud

Non perdere tempo a creare ed inviare fatture PDF via email. Utilizza uno strumento software basato su cloud per inviare e ricevere fatture, oltre a gestire tutte le tue esigenze contabili.

Quando cerchi uno strumento di fatturazione, desideri tre funzionalità specifiche che ti aiuteranno a far pagare i clienti in tempo:

1. La possibilità di creare un modello con il tuo logo, le informazioni di contatto e note speciali. In questo modo dovrai solo inserire le voci per ogni fattura che invii.
2. La possibilità di impostare una pianificazione automatica di promemoria se il cliente non paga la fattura. Dovrebbe anche calcolare automaticamente le spese di mora che designi.
3. La possibilità per i clienti di fare clic su un link nella fattura per pagare. In questo modo non dovranno andare su un'altra piattaforma per inviarti un pagamento.

Ecco alcuni strumenti di fatturazione che dovresti considerare. Questo elenco non è esaustivo, quindi vorrai anche fare le tue ricerche.

• Sprout Invoices (plugin WordPress)
• Wave
• Stripe
• Zoho Invoice
• AND CO
• Xero
• FreshBooks
• QuickBooks Online

6. Fattura rapidamente e regolarmente

Se vuoi che i tuoi clienti paghino le loro fatture in tempo, devi effettivamente *dare loro la fattura*. Prima invii la fattura, prima possono pagarla.

Alcune aziende hanno lunghi processi di approvazione che devono passare attraverso più reparti prima che qualcuno possa inviarti un assegno o inserire i dettagli della carta di credito. Se ritardi l'invio della fattura, stai solo ritardando quel processo.

Chiedi informazioni sui sistemi di fatturazione dei tuoi clienti quando inizi a lavorare con loro. Quanto tempo impiegano a pagare? Richiedono informazioni speciali sulla fattura o sulla ricevuta? Dovresti inviare la fattura ad altre parti? Ottenere questi dettagli ti aiuterà a completare la tua parte del processo in modo rapido e privo di errori.

Inoltre, vorrai fatturare *almeno* mensilmente. Se un cliente non paga la sua fattura in un mese, invia un'altra fattura. Sottolinea che un pagamento è in ritardo di 30 giorni.

7. Addebita spese di mora

Un ottimo modo per far pagare i clienti in tempo è addebitarli se non lo fanno. Questo è *molto* efficace, ma solo se il cliente è ben consapevole della tua struttura delle tariffe.

Rivedi le tue tariffe con il cliente prima di iniziare a lavorare. Non dare per scontato che il cliente legga completamente il tuo contratto. Delinea le tariffe in un'email o discutile al telefono.

Inoltre, non aver paura di far rispettare le tue tariffe. Se trascuri di addebitare una commissione di mora su una fattura, il cliente si opporrà quando deciderai di applicarle. Mantieni le cose semplici addebitando le tue tariffe ogni volta che il tuo cliente non rispetta la sua scadenza di pagamento.

Per ottenere i migliori risultati, fai in modo che le tue tariffe siano una percentuale della fattura. Dichiara una "data di scadenza del pagamento" fissa e una commissione che si accumula nel tempo. Usa un linguaggio come questo:

"Le fatture sono Net 30, il che significa che il pagamento è dovuto entro 30 giorni dal giorno in cui ricevi la fattura. Addebitiamo una commissione di mora del 2% ogni 30 giorni fino a quando la fattura non viene saldata."

8. Incentiva i pagamenti anticipati

Mentre le commissioni di mora sono un ottimo rinforzo negativo, vorrai provare anche un rinforzo positivo.

Offri ai clienti un piccolo sconto sulla loro prossima fattura per aver pagato in anticipo. Se pagano, ad esempio, entro 48 ore, potresti concedere loro uno sconto del 5% sulla prossima fattura.

Questo ha due vantaggi. Da un lato, pagano rapidamente per assicurarsi il risparmio. Dall'altro, il cliente è più propenso a rimanere con te più a lungo perché ha un credito che non è disponibile da uno dei tuoi concorrenti.

9. Offri piani di pagamento

Alcuni clienti non pagano in tempo perché non hanno i contanti. Potrebbero volerti pagare, ma hanno altre preoccupazioni più urgenti (come le loro spese generali e il libro paga) da soddisfare prima di poterti raggiungere.

Se sospetti che questo sia il caso del tuo cliente, offriti di lasciarlo pagare a rate. Trova un piano che funzioni per entrambi. Puoi impostare un sistema di pagamento ricorrente o semplicemente fatturarlo a intervalli prestabiliti.

10. Smetti di lavorare

Se hai provato tutte le tattiche sopra e non riesci ancora a essere pagato, è ora di smettere di lavorare. Non produrre più nulla e non inviare ciò che hai fatto.

Fai sapere al cliente che non puoi lavorare oltre finché non ricevi un pagamento. Potresti accettare un pagamento parziale per continuare a lavorare, ma questo dipende da te. Se hanno davvero bisogno del tuo lavoro, troveranno un modo per pagare perché ora ne traggono beneficio.

Sì, questa tattica potrebbe incrinare il tuo rapporto con il cliente, ma se non ti pagano per i tuoi prodotti o servizi, non sono veramente clienti.

Sviluppa il tuo sistema

È frustrante quando un cliente non paga in tempo. Ma a parte un'email energica, c'è poco che tu possa fare per forzare un pagamento. La tua migliore linea d'azione è utilizzare le strategie che abbiamo elencato sopra per sviluppare un sistema che incoraggi i tuoi clienti a pagare prontamente.