Hur man samlar in obetalda fakturor

I en perfekt värld skulle dina kunder betala dig i samma ögonblick som de fick din faktura. Tyvärr är det aldrig så enkelt. Du har förmodligen haft din beskärda del av kunder som försenar betalningen eller inte betalar alls.

Obetalda fakturor är inte bara en olägenhet. De kostar tid och pengar. De skapar stress i ditt liv. De tar tid från att betjäna dina kunder och förbättra ditt företag. Värre – de skapar problem med kassaflödet som kan påverka din verksamhet, särskilt om du har betydande utgifter, som hyror eller löner till anställda.

17 sätt att driva in dina obetalda fakturor

Om du kämpar för att få betalt, kommer dessa tips att hjälpa dig att planera en handlingsplan. De blir mer aggressiva allt eftersom du går igenom listan, så börja högst upp och arbeta dig nedåt.

1. Börja med en vänlig påminnelse

De flesta kunder är ärliga människor som har för avsikt att betala sina räkningar. Det är mer troligt att din kund har glömt att betala fakturan eller stött på oväntade ekonomiska problem än att de avsiktligt försökte stjäla produkter och tjänster från dig. Ditt första steg är därför att ge dem en liten knuff.

Skicka ett meddelande till din kund sju dagar efter fakturans förfallodatum. Påminn dem att betala på ett vänligt och mjukt sätt. Klaga inte eller antyd att de är oärliga. Inkludera alla betalningsuppgifter och bifoga en kopia av fakturan.

2. Håll goda register

Du bör ha kopior av dina fakturor sparade (eller i det verktyg du använder för att generera dem). Radera dem inte. Dokumentera dessutom varje försök att kommunicera med dina kunder om deras saldo. Detta håller dig förberedd om du måste gå inför en skiljenämnd eller en småmålsdomstol. Faktum är att om du spenderar mycket tid på att försöka driva in skulder, kan du få ersättning för dessa timmar.

3. Håll dina känslor i schack

Ditt företag är personligt för dig, så när en kund vägrar att betala är det lätt att låta känslorna ta över. Men det hjälper aldrig. Faktum är att ett alltför känslomässigt svar kan vara tillräckligt för att din kund ska bestämma sig för att bara ignorera dig.

Låt inte din ilska eller frustration synas i dina e-postmeddelanden och telefonsamtal. Undvik tårar, att höja rösten eller att hota. Förbli professionell hela tiden.

4. Tillämpa din avgift för sen betalning

Om dina betalningsvillkor inkluderar en avgift för sen betalning om fakturor inte betalas efter ett visst datum, är det dags att tillämpa dem. Skicka ett e-postmeddelande till kunden med en uppdaterad faktura. På den nya fakturan lägger du till din avgift för sen betalning.

Om du inte har en avgift för sen betalning i dina betalningsvillkor är det oetiskt att lägga till en i efterhand. Men nu är en bra tid att ändra dina betalningsvillkor för framtida kunder. Inkludera en avgift för sen betalning som är en procentandel av saldot (som 2% eller 3%) och som ökar varje månad som fakturan är obetald.

6. Markera dina fakturor som "Försenade"

Att skicka samma faktura om och om igen kanske inte väcker någons uppmärksamhet. Lägg till brådskande språk som "Förfallen", "Efter förfallodagen" eller "30 dagar sen" på fakturan, kuvertet om du skickar den med posten, eller ämnesraden i mejlet om du skickar den digitalt. Använd en ljus, kontrasterande färg.

7. Ring ett telefonsamtal

Ett telefonsamtal är mer personligt än ett mejl. Det tvingar kunden att tala med den verkliga personen de skadar genom att inte betala sin faktura. Detta ger dig också möjlighet att fråga varför betalningen är sen och när du kan förvänta dig den. Du kanske är villig att anpassa dina betalningsvillkor beroende på deras problem och tidsramar.

8. Tillåt delbetalningar

Om din kund inte har hela saldot på din faktura, be dem att betala en del av det nu och en del senare. Det är bättre att få *några* pengar än att vänta på hela fakturan. Överväg att dela upp fakturan i flera delbetalningar tills saldot är betalt.

Dessutom, om du får din kund att betala *något* gör det svårare för dem att bestrida fakturan i domstol om du någonsin måste stämma dem. En domare kommer att fråga: "Om fakturan är ogiltig, varför gjorde du en betalning?"

9. Acceptera kreditkortsbetalningar

Om dina kunder vanligtvis betalar med kontanter eller check, vill du låta dem betala med kreditkort. Denna betalningsmetod ser till att du får betalt och gör skulden till kreditkortsföretagets problem.

Lyckligtvis behöver du inte ditt eget handlaravtal eller en komplex e-handelsplattform för att acceptera kreditkort. Med ett enkelt verktyg som WP Simple Pay kan du skapa anpassade betalningsformulär för kunder att betala med sitt kort. De kan till och med använda moderna betalningsplånböcker som Apple Pay och Google Pay.

Oavsett om du använder WP Simple Pay eller inte, kan du skapa enskilda engångsfakturor eller återkommande fakturor i din Stripe-instrumentpanel för att skicka till dina kunder. Dessa fakturor är helt hostade på Stripes servrar. Kolla in vår guide om att skapa fakturor i Stripe.

Ja, kreditkort kommer med en liten avgift. Du kan föra över denna avgift till dina kunder eller bara stå för kostnaden själv. Det är bättre än att inte få betalt.

10. Avbryt dina tjänster

Om dina kunder är skyldiga flera fakturor och du inte har lyckats få dem att betala, är det dags att klippa banden. Om dina erbjudanden är avgörande för deras verksamhet, kommer de att hitta ett sätt att komma ikapp med sina räkningar. Om de inte behöver dig tillräckligt mycket för att betala, kommer du åtminstone inte att spendera mer pengar på att tillhandahålla tjänster.

Med det sagt, använd ditt bästa omdöme här. Om kunden behöver dina tjänster för att tjäna pengar för att betala dig, kan det vara vettigt att fortsätta arbeta.

11. Gå förbi din kontaktperson

Om din kund arbetar på ett företag med flera anställda och inte svarar på dina betalningsförfrågningar, fråga någon annan i deras företag. Du kan kontakta en redovisningsansvarig eller en person på fakturaavdelningen, eller helt enkelt din kontakts chef. Låt dem veta din kamp och att om de inte kan lösa problemet, kommer du att vidta ytterligare åtgärder.

12. Skicka ett rekommenderat brev

Innan du kontaktar en advokat eller inleder ett civilmål, bör du skicka ett rekommenderat brev med fakturan och en förklaring av dina nästa steg. Ett rekommenderat brev skapar bevis på dina försök att kontakta kunden för betalning. I många fall räcker denna enkla åtgärd för att skrämma en kund till betalning.

13. Skicka ett kravbrev från en advokat

Om ditt rekommenderade brev inte räckte, låt en advokat skriva ett kravbrev tillsammans med en kopia av fakturan. I många fall räcker det att se ett advokatkontors brevpapper för att din klient eller kund ska hitta ett sätt att betala. De antar – och med rätta – att om du samarbetar med en advokat är ditt nästa steg en formell stämning.

Tänk på att en advokat kommer att ta betalt för denna tjänst, vanligtvis baserat på sin tid. Om de måste spendera timmar på att förstå kontot och dina betalningsvillkor kan det slutliga kravbrevet bli dyrt. Detta är vanligtvis inte den bästa vägen för en liten faktura.

14. Acceptera mindre än vad som är skyldigt

Om en klient vägrar att betala hela din faktura, överväg att acceptera mindre än vad de är skyldiga för att fullfölja hela fakturan. Ja, detta är smärtsamt, men det kan vara *mer smärtsamt* att kräva hela fakturan.

Tänk på att vissa mindre ärliga klienter kommer att hålla din faktura som gisslan i hopp om att du kommer att acceptera mindre bara för att få något. Om du tror att de spelar spel med dig, skaffa ett kravbrev från en advokat omedelbart.

15. Undersök fakturafinansiering

Om du inte har tid, resurser eller lust att jaga en obetald faktura, undersök en fakturafinansieringstjänst (även kallad fakturaförsäljning). Detta är företag som köper dina obetalda fakturor, vilket ger dem rätten att driva in skulden istället för dig. De har verktygen och resurserna för att få kunder att betala.

Om du säljer dina obetalda fakturor får du uppenbarligen inte deras fulla värde. Fakturafinansieringstjänsten betalar dig en procentandel av fakturan baserat på sannolikheten för att få betalt. I vissa fall är priset mycket lägre än du skulle önska, men det är bättre än ingenting.

16. Anlita ett inkassobolag

Inkassobolag driver in skulden å dina vägnar. De tar en procentandel av vad de än driver in, men tjänsten är värd kostnaden eftersom de är *outtröttliga* när det gäller det. De kommer att ringa och ringa tills de får betalt. Folk tenderar att få panik när de får ett samtal från ett inkassobolag eftersom de vet att rättsliga åtgärder är precis runt hörnet.

17. Lämna in en stämning

Beroende på hur mycket du är skyldig kan det vara värt din tid att lämna in en civil stämning. Innan du börjar, se dock till att du har gott om dokumentation gällande...

• De tjänster du tillhandahöll
• Klienten som godkände dessa tjänster och dessa priser
• Fakturor som är obetalda
• Försök att kontakta klienten angående saldot

Tänk på att stämningar kommer med advokatkostnader, ansökningsavgifter och domstolsavgifter. De ackumuleras snabbt. Men om en klient *vet* att de är skyldiga dig pengar, kan de betala så snart de får stämningshandlingarna.

Tyvärr skapar en seger i rätten bara en dom. Det garanterar inte att du får betalt. Efter din seger måste du vidta ytterligare åtgärder, som att utmäta din klients konton, ansöka om en inteckning i deras egendom eller utmäta deras löner.

Ge inte upp

Ge inte upp dina försök att driva in pengar om din klient inte har betalat på ett tag. Var artig och professionell, men gå långsamt över till mer aggressiva indrivningstaktiker. Du har tillhandahållit tjänster. Du förtjänar att få betalt. Lycka till!