Jak sprawić, by klienci płacili na czas (bez bycia niegrzecznym)

Nie ma nic bardziej frustrującego dla przedsiębiorcy niż klienci, którzy nie płacą od razu. Wykonałeś pracę na czas. Powinieneś też otrzymać zapłatę niezwłocznie.

Według raportu Sage, 25% płatności dokonywanych na rzecz firm jest spóźnionych. 40% małych i średnich firm odczuwa bezpośrednie negatywne skutki opóźnionych płatności.

Jeśli klient zwleka z zapłatą faktury, możesz mieć ochotę na ostrzejsze podejście. Twoje uczucia są uzasadnione, ale niegrzeczne zachowanie wobec klienta nie pomoże. Będzie on żywił urazę do twojego nastawienia i będzie zwlekał jak najdłużej. Jeśli będziesz naprawdę niegrzeczny, może w ogóle nie zapłacić.

Ważne jest, aby nie brać opóźnionych płatności do siebie. Twoi klienci prawdopodobnie nie próbują celowo cię skrzywdzić. Mogą być zajęci swoimi klientami. Mogą mieć problemy z przepływem gotówki.

Ale niezależnie od powodu opóźnienia, nadal musisz podjąć kroki, aby klienci płacili na czas. Zamiast stawać się surowym egzekutorem, zbuduj system, który zachęci twoich klientów do terminowych płatności. Te strategie pomogą ci poprawić przepływ gotówki, abyś mógł rozwijać swoją firmę.

1. Buduj silne relacje

Najlepszym sposobem na uzyskanie terminowych płatności od klientów jest stworzenie bliskiej, zdrowej relacji, której żadna ze stron nie chce zerwać. Chcesz, aby klient czuł się jak partner, który pracuje z tobą, a nie jak transakcja, która po prostu kupuje rzeczy.

Psycholog Robert Cialdini przeprowadził ciekawe badanie, które śledziło reakcje ludzi na kelnerkę, która oferowała cukierki przy podawaniu rachunku. Kiedy podała jeden cukierek, napiwki wzrosły o 3,3%. Kiedy podała dwa, napiwki wzrosły o 14,1%. Kiedy podała jeden, wyszła i wróciła, by podać kolejny, napiwki wzrosły o 21,3%!

Pokazuje to, że ludzie ci się odwdzięczą, jeśli pomyślą, że zrobiłeś dla nich coś więcej. Jeśli zainwestujesz w swoich klientów, oni ci się odwdzięczą.

Zidentyfikuj kluczową osobę (lub osoby) w firmie klienta, która kontroluje szybkość twoich płatności i spraw, by były zadowolone. Pokaż im, jak bardzo cenisz ich biznes, znajdując sposoby, aby ich uszczęśliwić.

2. Ustal jasne warunki umowy

Trudno jest wysuwać żądania płatności w oparciu o zasady, o których twoi klienci nie wiedzą, dlatego ważne jest, aby umieścić swoje warunki płatności w umowie lub innym widocznym miejscu.

Jeśli nie korzystasz z umów (powinieneś!), przedstaw swoje warunki w e-mailu. Nalegaj, aby potwierdzili przeczytanie e-maila, odpowiadając na niego. Nie zaczynaj pracy, dopóki nie otrzymasz tego potwierdzenia.

3. Pobieraj zapłatę z góry

W idealnym świecie otrzymałbyś zapłatę za wszystko zanim byś to zrobił. Wielu klientów jednak się temu sprzeciwia, ponieważ nie chcą tracić swojej siły przetargowej, jeśli nie będą zadowoleni z twojego produktu lub usługi.

Jeśli nie możesz uzyskać od klientów 100% zapłaty z góry, poproś o zaliczkę. Powiedz im, że potrzebujesz depozytu, aby „zarezerwować swój czas” lub „kupić materiały” lub cokolwiek innego, co ma sens w kontekście twojej firmy.

Możesz również podzielić swoje projekty na kamienie milowe lub punkty kontrolne. Na przykład, możesz wystawić fakturę za jedną trzecią kosztów projektu na początku, jedną trzecią w połowie drogi i jedną trzecią na końcu.

Upewnij się, że poinformujesz klienta na początku waszej relacji, jeśli wymagany jest depozyt lub jakaś unikalna struktura rozliczeń.

4. Bądź elastyczny w kwestii metod płatności

Świetnym sposobem na to, aby klienci płacili na czas, jest pozwolenie im płacić tak, jak chcą. Może to być dla Ciebie bardziej skomplikowane, ale warto dla zapewnienia stałego przepływu gotówki.

Płatności przez Twoją stronę internetową są zazwyczaj najłatwiejsze dla wszystkich. Dzięki Stripe i WP Simple Pay możesz umieścić formularze online na swojej stronie, przez które klienci będą mogli płacić. Stripe pozwala również na wysyłanie faktur z przyciskami płatności jednym kliknięciem. Otrzymujesz również wykrywanie oszustw.

Mówiąc o fakturowaniu…

5. Używaj narzędzia do fakturowania w chmurze

Nie trać czasu na tworzenie i wysyłanie faktur PDF. Używaj narzędzia opartego na chmurze do wysyłania i odbierania faktur, a także do obsługi wszystkich Twoich potrzeb księgowych.

Szukając narzędzia do fakturowania, potrzebujesz trzech konkretnych funkcji, które pomogą Ci sprawić, by klienci płacili na czas:

1. Możliwość stworzenia szablonu z Twoim logo, danymi kontaktowymi i specjalnymi uwagami. W ten sposób będziesz musiał tylko wprowadzić pozycje dla każdej wysyłanej faktury.
2. Możliwość ustawienia automatycznego harmonogramu przypomnień, jeśli klient nie zapłaci faktury. Powinno ono również automatycznie naliczać wyznaczone przez Ciebie opłaty za zwłokę.
3. Możliwość kliknięcia przez klienta linku w fakturze, aby zapłacić. W ten sposób nie będą musieli przechodzić na inną platformę, aby wysłać Ci płatność.

Oto kilka narzędzi do fakturowania, którym warto się przyjrzeć. Ta lista nie jest wyczerpująca, więc warto przeprowadzić własne badania.

• Sprout Invoices (wtyczka WordPress)
• Wave
• Stripe
• Zoho Invoice
• AND CO
• Xero
• FreshBooks
• QuickBooks Online

6. Wystawiaj faktury szybko i regularnie

Jeśli chcesz, aby Twoi klienci płacili rachunki na czas, musisz im faktycznie dać rachunek. Im szybciej wyślesz fakturę, tym szybciej będą mogli ją zapłacić.

Niektóre firmy mają długie procesy zatwierdzania, które muszą przejść przez wiele działów, zanim ktoś wyśle Ci czek lub wprowadzi dane karty kredytowej. Jeśli opóźnisz wysłanie faktury, tylko opóźniasz ten proces.

Zapytaj o systemy fakturowania swoich klientów, gdy zaczniesz z nimi pracować. Ile czasu zajmuje im płacenie? Czy wymagają jakichś specjalnych informacji na fakturze lub paragonie? Czy faktura powinna zostać wysłana do innych stron? Uzyskanie tych szczegółów pomoże Ci szybko i bezbłędnie zrealizować Twoją część procesu.

Ponadto, będziesz chciał wystawiać faktury co najmniej miesięcznie. Jeśli klient nie zapłaci rachunku w ciągu miesiąca, wyślij kolejną fakturę. Zaznacz, że płatność jest opóźniona o 30 dni.

7. Naliczaj opłaty za zwłokę

Świetnym sposobem na to, aby klienci płacili na czas, jest obciążanie ich, jeśli tego nie robią. Jest to bardzo skuteczne, ale tylko wtedy, gdy klient jest doskonale świadomy Twojej struktury opłat.

Przejrzyj swoje opłaty z klientem, zanim zaczniesz pracę. Nie zakładaj, że klient przeczyta Twoją umowę w całości. Określ opłaty w wiadomości e-mail lub omów je przez telefon.

Co więcej, nie bój się egzekwować swoich opłat. Jeśli zaniedbasz naliczenie opłaty za zwłokę na jednej fakturze, klient będzie się opierał, gdy zdecydujesz się je zastosować. Uprość sprawy, naliczając opłaty za każdym razem, gdy klient nie dotrzyma terminu płatności.

Dla najlepszych rezultatów ustal swoje opłaty jako procent rachunku. Określ twardą „datę płatności” i opłatę, która narasta w czasie. Użyj języka takiego jak ten:

„Faktury są płatne w ciągu 30 dni, co oznacza, że płatność jest należna w ciągu 30 dni od dnia otrzymania faktury. Naliczamy 2% opłaty za zwłokę co 30 dni, dopóki rachunek nie zostanie zapłacony.”

8. Zachęcaj do wcześniejszych płatności

Chociaż opłaty za zwłokę są świetnym negatywnym wzmocnieniem, będziesz chciał również spróbować pozytywnego wzmocnienia.

Zaoferuj klientom niewielką zniżkę na następną fakturę za wcześniejszą płatność. Jeśli zapłacą, na przykład, w ciągu 48 godzin, możesz dać im 5% zniżki na następny rachunek.

Ma to dwie zalety. Po pierwsze, płacą szybko, aby zapewnić sobie oszczędności. Po drugie, klient prawdopodobnie zostanie z Tobą dłużej, ponieważ ma kredyt, który nie jest dostępny u konkurencji.

9. Oferuj plany płatności

Niektórzy klienci nie płacą na czas, ponieważ nie mają wystarczających środków. Mogą chcieć Ci zapłacić, ale mają inne, pilniejsze obawy (takie jak koszty utrzymania i wynagrodzenia), które muszą zaspokoić, zanim będą mogli się zająć Tobą.

Jeśli podejrzewasz, że tak jest w przypadku Twojego klienta, zaproponuj płatność w ratach. Znajdź harmonogram, który będzie odpowiadał obu stronom. Możesz skonfigurować system płatności cyklicznych lub po prostu wystawić im fakturę w ustalonych odstępach czasu.

10. Przestań pracować

Jeśli wypróbowałeś wszystkie powyższe taktyki i nadal nie możesz otrzymać zapłaty, czas przestać pracować. Nie produkuj nic więcej i nie wysyłaj tego, co zrobiłeś.

Poinformuj klienta, że nie możesz pracować, dopóki nie otrzymasz płatności. Możesz zaakceptować częściową płatność, aby kontynuować pracę, ale to zależy od Ciebie. Jeśli naprawdę potrzebują Twojej pracy, znajdą sposób, aby zapłacić, ponieważ teraz przyniesie im to korzyść.

Tak, ta taktyka może zepsuć Twoje relacje z klientem, ale jeśli nie płacą Ci za Twoje produkty lub usługi, to nie są tak naprawdę klientami.

Opracuj swój system

To frustrujące, gdy klient nie płaci na czas. Ale oprócz mocno sformułowanego e-maila, niewiele możesz zrobić, aby wymusić płatność. Twoim najlepszym działaniem jest wykorzystanie strategii, które wymieniliśmy powyżej, aby opracować system, który zachęci Twoich klientów do terminowego płacenia.