Come riscuotere le fatture non pagate

In un mondo perfetto, i tuoi clienti ti pagherebbero nel momento in cui ricevono la tua fattura. Purtroppo, non è mai così semplice. Probabilmente hai avuto la tua buona dose di clienti che ritardano il pagamento o non pagano affatto.

Le fatture non pagate non sono solo un inconveniente. Costano tempo e denaro. Creano stress nella tua vita. Ti portano via tempo prezioso da dedicare ai tuoi clienti e al miglioramento della tua attività. Peggio ancora, creano problemi di flusso di cassa che possono influire sulle tue operazioni, soprattutto se hai spese significative, come affitti o stipendi dei dipendenti.

17 modi per riscuotere le tue fatture non pagate

Se hai difficoltà a farti pagare, questi suggerimenti ti aiuteranno a pianificare un piano d'azione. Diventano più aggressivi man mano che procedi nell'elenco, quindi inizia dall'alto e procedi verso il basso.

1. Inizia con un promemoria amichevole

La maggior parte dei clienti sono persone oneste che intendono pagare le loro bollette. È più probabile che il tuo cliente abbia dimenticato di pagare la fattura o abbia riscontrato problemi finanziari imprevisti, piuttosto che abbia cercato intenzionalmente di rubarti prodotti e servizi. Il tuo primo passo, quindi, è dargli una piccola spinta.

Invia un messaggio al tuo cliente sette giorni dopo la data di scadenza della fattura. Ricordagli di pagare in modo amichevole e gentile. Non lamentarti o implicare che sia disonesto. Includi tutti i dettagli di pagamento e allega una copia della fattura.

2. Tieni una buona documentazione

Dovresti avere copie delle tue fatture archiviate (o nel software che utilizzi per generarle). Non eliminarle. Inoltre, documenta ogni tentativo di comunicazione con i tuoi clienti riguardo al loro saldo. Questo ti tiene preparato se devi comparire davanti a un collegio arbitrale o a un tribunale per le piccole cause. Infatti, se dedichi molto tempo alla riscossione, potresti essere in grado di ottenere un risarcimento per quelle ore.

3. Tieni sotto controllo le tue emozioni

La tua attività è personale per te, quindi quando un cliente si rifiuta di pagare, è facile lasciare che le tue emozioni prendano il sopravvento. Ma questo non aiuta mai. Infatti, una risposta eccessivamente emotiva potrebbe essere sufficiente affinché il tuo cliente decida di ignorarti.

Non lasciare che la tua rabbia o frustrazione traspaia nelle tue email e conversazioni telefoniche. Evita lacrime, alzare la voce o fare minacce. Rimani professionale in ogni momento.

4. Applica la tua commissione per ritardato pagamento

Se i tuoi termini di pagamento includono una commissione per ritardato pagamento se le fatture non vengono pagate dopo una certa data, è ora di applicarla. Invia un'email al cliente con una fattura aggiornata. Sulla nuova fattura, aggiungi la tua commissione per ritardato pagamento.

Se non hai una commissione per ritardato pagamento nei tuoi termini di pagamento, è inopportuno aggiungerla a posteriori. Ma ora è un buon momento per modificare i tuoi termini di pagamento per i futuri clienti. Includi una commissione per ritardato pagamento che sia una percentuale del saldo (come il 2% o il 3%) e che aumenti ogni mese in cui la fattura rimane non pagata.

6. Segna le tue fatture come "Scadute"

Rinviare la stessa fattura più e più volte potrebbe non attirare l'attenzione di nessuno. Aggiungi un linguaggio di urgenza come "Scaduto", "In ritardo" o "30 giorni di ritardo" alla fattura, alla busta se la spedisci, o all'oggetto dell'e-mail se la invii via e-mail. Usa un colore vivace e contrastante.

7. Effettua una telefonata

Una telefonata è più intima di un'e-mail. Costringe il cliente a parlare con la persona reale che sta danneggiando non pagando la fattura. Questo ti dà anche l'opportunità di chiedere perché il pagamento è in ritardo e quando puoi aspettartelo. Potresti essere disposto a personalizzare i tuoi termini di pagamento a seconda dei loro problemi e delle loro tempistiche.

8. Consenti pagamenti parziali

Se il tuo cliente non ha il saldo completo della tua fattura, chiedigli di pagarne una parte ora e una parte dopo. È meglio ricevere qualcosa piuttosto che aspettare l'intera fattura. Considera la possibilità di dividere il conto in più rate fino al saldo.

Inoltre, far pagare qualcosa al tuo cliente rende più difficile per lui negare la fattura in tribunale se dovessi mai fare causa. Un giudice chiederà: "Se la fattura non è valida, perché hai effettuato un pagamento?"

9. Accetta pagamenti con carta di credito

Se i tuoi clienti pagano tipicamente in contanti o con assegno, vorrai permettere loro di pagare con carta di credito. Questo metodo di pagamento ti fa incassare e rende il debito un problema della società di carte di credito.

Fortunatamente, non hai bisogno di un tuo accordo commerciante o di una complessa piattaforma di e-commerce per accettare carte di credito. Con uno strumento semplice come WP Simple Pay, puoi creare moduli di pagamento personalizzati per consentire ai clienti di pagare con la loro carta. Possono persino utilizzare moderni portafogli di pagamento come Apple Pay e Google Pay.

Indipendentemente dal fatto che tu stia utilizzando WP Simple Pay o meno, puoi creare fatture individuali una tantum o ricorrenti nella tua dashboard Stripe per inviarle ai tuoi clienti. Queste fatture sono ospitate interamente sui server di Stripe. Dai un'occhiata alla nostra guida su come creare fatture in Stripe.

Sì, le carte di credito comportano una piccola commissione. Puoi trasferire questa commissione ai tuoi clienti o semplicemente assorbire tu stesso il costo. È meglio che non essere pagati.

10. Interrompi i tuoi servizi

Se i tuoi clienti devono diverse fatture e non sei riuscito a farti pagare, è ora di tagliarli fuori. Se le tue offerte sono vitali per le loro operazioni, troveranno un modo per saldare i loro conti. Se non hanno abbastanza bisogno di te per pagare, almeno non spenderai più soldi per fornire servizi.

Detto questo, usa il tuo miglior giudizio qui. Se il cliente ha bisogno dei tuoi servizi per guadagnare denaro per pagarti, potrebbe avere senso continuare a lavorare.

11. Aggira il tuo contatto

Se il tuo cliente lavora in un'azienda con più dipendenti e non risponde alle tue richieste di pagamento, chiedi a qualcun altro nella loro azienda. Potresti contattare un responsabile contabile o un addetto ai conti fornitori, o semplicemente il capo del tuo contatto. Fai sapere loro la tua difficoltà e che se non riescono a risolvere il problema, intraprenderai ulteriori passi.

12. Invia una lettera raccomandata

Prima di contattare un avvocato o intentare una causa civile, dovresti inviare una lettera raccomandata con la fattura e una spiegazione dei tuoi prossimi passi. Una lettera raccomandata crea la prova dei tuoi tentativi di contattare il cliente per il pagamento. In molti casi, questa semplice azione è sufficiente per spaventare un cliente e farlo pagare.

13. Inviare una lettera di diffida da parte di un avvocato

Se la tua lettera raccomandata non è stata sufficiente, fai scrivere a un avvocato una lettera di diffida insieme a una copia della fattura. In molti casi, vedere l'intestazione di un avvocato è sufficiente affinché il tuo cliente o committente trovi un modo per pagare. Presumono, e a ragione, che se stai lavorando con un avvocato, il tuo prossimo passo sia una causa formale.

Tieni presente che un avvocato addebiterà una tariffa per questo servizio, solitamente basata sul suo tempo. Se deve passare ore a comprendere il conto e i tuoi termini di pagamento, la lettera di diffida finale potrebbe essere costosa. Questo di solito non è il percorso migliore per una piccola fattura.

14. Accettare meno del dovuto

Se un cliente si rifiuta di pagare la tua intera fattura, considera di accettare meno di quanto dovuto per saldare l'intera fattura. Sì, questo è doloroso, ma potrebbe essere più doloroso cercare di ottenere l'intera fattura.

Tieni presente che alcuni clienti disonesti terranno in ostaggio la tua fattura nella speranza che tu accetti meno solo per ottenere qualcosa. Se pensi che stiano giocando con te, ottieni subito una lettera di diffida da un avvocato.

15. Considerare il finanziamento della fattura

Se non hai il tempo, le risorse o la voglia di inseguire una fattura non pagata, considera un servizio di finanziamento della fattura (chiamato anche factoring della fattura). Queste sono aziende che acquisteranno le tue fatture non pagate, il che dà loro il diritto di riscuotere al tuo posto. Hanno gli strumenti e le risorse per far pagare i clienti.

Se vendi le tue fatture non pagate, ovviamente non otterrai il loro valore completo. Il servizio di finanziamento della fattura ti pagherà una percentuale della fattura in base alla probabilità di riscossione. In alcuni casi, il prezzo è molto inferiore a quanto vorresti, ma è meglio di niente.

16. Assumere un esattore di debiti

Gli esattori di debiti perseguono il debito per tuo conto. Prendono una percentuale di tutto ciò che riscuotono, ma il servizio vale il costo perché sono implacabili. Chiameranno e richiameranno finché non saranno pagati. Le persone tendono a farsi prendere dal panico quando ricevono una chiamata da un esattore perché sanno che l'azione legale è dietro l'angolo.

17. Intentare una causa

A seconda di quanto ti è dovuto, potrebbe valere la pena intentare una causa civile. Prima di iniziare, tuttavia, assicurati di avere molta documentazione riguardante...

• I servizi che hai fornito
• Il cliente che ha accettato quei servizi e quei prezzi
• Fatture non pagate
• Tentativi di contattare il cliente riguardo al saldo

Tieni presente che le cause legali comportano spese legali, spese di deposito e spese giudiziarie. Si accumulano rapidamente. Ma se un cliente sa che ti deve dei soldi, potrebbe pagare non appena riceve i documenti della causa.

Sfortunatamente, vincere in tribunale crea solo un giudizio legale. Non garantisce che verrai pagato. Dopo la tua vittoria, dovrai intraprendere ulteriori passi, come pignorare i conti dei tuoi clienti, registrare un'ipoteca sulla loro proprietà o pignorare i loro stipendi.

Non arrenderti

Non abbandonare i tuoi tentativi di riscuotere se il tuo cliente non ha pagato per un po'. Rimani educato e professionale, ma passa lentamente a tattiche di riscossione più aggressive. Hai fornito servizi. Meriti di essere pagato. Buona fortuna!