Cómo cobrar esas facturas impagadas

En un mundo perfecto, sus clientes le pagarían en el momento en que recibieran su factura. Lamentablemente, nunca es tan simple. Probablemente haya tenido su parte justa de clientes que retrasan el pago o no pagan en absoluto.

Las facturas impagadas no son solo una molestia. Cuestan tiempo y dinero. Crean estrés en su vida. Le quitan tiempo para atender a sus clientes y mejorar su negocio. Peor aún: crean problemas de flujo de caja que pueden afectar sus operaciones, especialmente si tiene gastos significativos, como alquileres o salarios de empleados.

17 formas de cobrar sus facturas impagadas

Si tiene dificultades para cobrar, estos consejos le ayudarán a planificar un curso de acción. Se vuelven más agresivos a medida que avanza en la lista, así que comience por arriba y siga bajando.

1. Empiece con un recordatorio amistoso

La mayoría de los clientes son personas honestas que tienen la intención de pagar sus facturas. Es más probable que su cliente haya olvidado pagar la factura o se haya encontrado con problemas de dinero inesperados a que haya intentado robarle productos y servicios intencionalmente. Su primer paso, por lo tanto, es darles un pequeño empujón.

Envíe a su cliente un mensaje siete días después de la fecha de vencimiento de la factura. Recuérdele que pague de manera amigable y gentil. No se queje ni insinúe que son deshonestos. Incluya todos los detalles de pago y adjunte una copia de la factura.

2. Mantenga buenos registros

Debe tener copias de sus facturas archivadas (o en la herramienta de software que utilice para generarlas). No las elimine. Además, documente cada intento de comunicarse con sus clientes sobre su saldo. Esto le mantiene preparado si tiene que comparecer ante un consejo de arbitraje o un tribunal de reclamos menores. De hecho, si dedica mucho tiempo a intentar cobrar, es posible que pueda obtener una compensación por esas horas.

3. Mantenga sus emociones a raya

Su negocio es personal para usted, por lo que cuando un cliente se niega a pagar, es fácil dejar que sus emociones tomen el control. Pero eso nunca ayuda. De hecho, una respuesta demasiado emocional podría ser suficiente para que su cliente decida simplemente ignorarle.

No deje que su ira o frustración se muestren en sus correos electrónicos y conversaciones telefónicas. Evite las lágrimas, alzar la voz o hacer amenazas. Mantenga la profesionalidad en todo momento.

4. Aplique su tarifa por pago atrasado

Si sus términos de pago incluyen una tarifa por pago atrasado si las facturas no se pagan después de una fecha determinada, es hora de aplicarla. Envíe un correo electrónico al cliente con una factura actualizada. En la nueva factura, agregue su tarifa por pago atrasado.

Si no tiene una tarifa por pago atrasado en sus términos de pago, es poco ético agregar una después del hecho. Pero ahora es un buen momento para modificar sus términos de pago para futuros clientes. Incluya una tarifa por pago atrasado que sea un porcentaje del saldo (como 2% o 3%) y que aumente cada mes que la factura no se pague.

6. Marque sus facturas como "Vencidas"

Reenviar la misma factura una y otra vez puede no llamar la atención de nadie. Agrega un lenguaje de urgencia como "Vencido", "Pendiente de pago" o "30 días de retraso" a la factura, al sobre si la envías por correo postal, o al asunto del correo electrónico si la envías por correo electrónico. Usa un color brillante y contrastante.

7. Haz una llamada telefónica

Una llamada telefónica es más íntima que un correo electrónico. Obliga al cliente a hablar con la persona real a la que está perjudicando al no pagar su factura. Esto también te da la oportunidad de preguntar por qué el pago está atrasado y cuándo puedes esperarlo. Es posible que estés dispuesto a personalizar tus plazos de pago según sus problemas y plazos.

8. Permite pagos parciales

Si tu cliente no tiene el saldo completo de tu factura, pídele que pague una parte ahora y otra parte después. Es mejor recibir algo de dinero que esperar la factura completa. Considera dividir la factura en varios plazos hasta que se pague el saldo.

Además, conseguir que tu cliente pague algo hace que sea más difícil para él negar la factura en un tribunal si alguna vez tienes que demandarlo. Un juez preguntará: "Si la factura no es válida, ¿por qué hiciste un pago?"

9. Acepta pagos con tarjeta de crédito

Si tus clientes suelen pagar en efectivo o con cheque, querrás permitirles pagar con tarjeta de crédito. Este método de pago te asegura el cobro y convierte la deuda en un problema de la compañía de tarjetas de crédito.

Afortunadamente, no necesitas tu propio acuerdo de comerciante ni una plataforma de comercio electrónico compleja para aceptar tarjetas de crédito. Con una herramienta sencilla como WP Simple Pay, puedes crear formularios de pago personalizados para que los clientes paguen con su tarjeta. Incluso pueden usar billeteras de pago modernas como Apple Pay y Google Pay.

Ya sea que uses WP Simple Pay o no, puedes crear facturas individuales únicas o recurrentes en tu panel de Stripe para enviarlas a tus clientes. Estas facturas están alojadas completamente en los servidores de Stripe. Consulta nuestra guía sobre cómo crear facturas en Stripe.

Sí, las tarjetas de crédito conllevan una pequeña comisión. Puedes trasladar esta comisión a tus clientes o asumir tú el coste. Es mejor que no cobrar.

10. Suspende tus servicios

Si tus clientes deben varias facturas y no has tenido éxito en conseguir que paguen, es hora de cortarles el servicio. Si tus servicios son vitales para sus operaciones, encontrarán la manera de ponerse al día con sus facturas. Si no te necesitan lo suficiente como para pagar, al menos no gastarás más dinero proporcionando servicios.

Dicho esto, usa tu mejor juicio aquí. Si el cliente necesita tus servicios para ganar dinero y pagarte, puede tener sentido seguir trabajando.

11. Contacta a alguien más

Si tu cliente trabaja en una empresa con varios empleados y no responde a tus solicitudes de pago, pregunta a alguien más en su empresa. Podrías contactar a un gerente de contabilidad o a un asociado de cuentas por pagar, o simplemente al jefe de tu contacto. Hazles saber tu dificultad y que si no pueden resolver el problema, tomarás medidas adicionales.

12. Envía una carta certificada

Antes de contactar a un abogado o presentar una demanda civil, debe enviar una carta certificada con la factura y una explicación de sus próximos pasos. Una carta certificada crea una prueba de sus intentos de contactar al cliente para el pago. En muchos casos, esta simple acción es suficiente para asustar a un cliente para que pague.

13. Enviar una carta de reclamación de un abogado

Si su carta certificada no fue suficiente, pida a un abogado que redacte una carta de reclamación junto con una copia de la factura. En muchos casos, ver el membrete de un abogado es suficiente para que su cliente o comprador encuentre una manera de pagar. Asumen, y con razón, que si está trabajando con un abogado, su próximo paso es una demanda formal.

Tenga en cuenta que un abogado cobrará una tarifa por este servicio, generalmente basada en su tiempo. Si tienen que pasar horas entendiendo la cuenta y sus términos de pago, la carta de reclamación final podría ser costosa. Esta no suele ser la mejor opción para una factura pequeña.

14. Aceptar menos de lo adeudado

Si un cliente se niega a pagar su factura completa, considere aceptar menos de lo que debe para saldar la factura completa. Sí, esto es doloroso, pero podría ser *más doloroso* reclamar la factura completa.

Tenga en cuenta que algunos clientes poco honestos retendrán su factura como rehén con la esperanza de que acepte menos solo para obtener algo. Si cree que le están tomando el pelo, obtenga una carta de reclamación de un abogado de inmediato.

15. Investigar la financiación de facturas

Si no tiene el tiempo, los recursos o la inclinación para perseguir una factura impaga, investigue un servicio de financiación de facturas (también llamado factoring de facturas). Estas son empresas que comprarán sus facturas impagas, lo que les da derecho a cobrarlas en su lugar. Tienen las herramientas y los recursos para hacer que los clientes paguen.

Si vende sus facturas impagas, obviamente no obtendrá su valor total. El servicio de financiación de facturas le pagará un porcentaje de la factura según la probabilidad de cobro. En algunos casos, el precio es mucho menor de lo que le gustaría, pero es mejor que nada.

16. Contratar a un cobrador de deudas

Los cobradores de deudas persiguen la deuda en su nombre. Se llevan un porcentaje de lo que cobren, pero el servicio vale la pena porque son *implacables*. Llamarán y llamarán hasta que se les pague. La gente tiende a entrar en pánico cuando recibe una llamada de un cobrador porque saben que la acción legal está a la vuelta de la esquina.

17. Presentar una demanda

Dependiendo de cuánto se le deba, puede valer la pena presentar una demanda civil. Antes de comenzar, sin embargo, asegúrese de tener mucha documentación sobre...

• Los servicios que proporcionó
• El cliente aceptando esos servicios y esos precios
• Facturas que no están pagas
• Intentos de contactar al cliente sobre el saldo

Tenga en cuenta que las demandas conllevan facturas de abogados, tasas de presentación y tasas judiciales. Se acumulan rápidamente. Pero si un cliente *sabe* que le debe dinero, podría pagar tan pronto como reciba los documentos de la demanda.

Desafortunadamente, ganar en los tribunales solo crea una sentencia judicial. No garantiza que se le pague. Después de su victoria, deberá tomar medidas adicionales, como embargar las cuentas de sus clientes, presentar una carga sobre su propiedad o retener sus cheques de pago.

No te rindas

No abandones tus intentos de cobro si tu cliente no ha pagado en mucho tiempo. Mantén la cortesía y la profesionalidad, pero avanza lentamente hacia tácticas de cobro más agresivas. Prestaste servicios. Mereces que te paguen. ¡Buena suerte!