Jak ściągać te niezapłacone faktury

W idealnym świecie Twoi klienci płaciliby Ci w momencie otrzymania faktury. Niestety, nigdy nie jest to takie proste. Prawdopodobnie miałeś już sporo klientów, którzy opóźniają płatność lub wcale nie płacą.

Niezapłacone faktury to nie tylko niedogodność. Kosztują czas i pieniądze. Powodują stres w Twoim życiu. Zabierają czas przeznaczony na obsługę klientów i rozwój firmy. Co gorsza – powodują problemy z przepływem gotówki, które mogą wpłynąć na Twoją działalność, zwłaszcza jeśli masz znaczne wydatki, takie jak czynsze czy pensje pracowników.

17 sposobów na ściągnięcie niezapłaconych faktur

Jeśli masz trudności z otrzymaniem zapłaty, te wskazówki pomogą Ci zaplanować działania. Stają się one coraz bardziej agresywne w miarę przechodzenia przez listę, więc zacznij od góry i przesuwaj się w dół.

1. Zacznij od przyjaznego przypomnienia

Większość klientów to uczciwi ludzie, którzy zamierzają płacić rachunki. Bardziej prawdopodobne jest, że klient zapomniał zapłacić fakturę lub napotkał nieoczekiwane problemy finansowe, niż to, że celowo próbował ukraść Ci produkty i usługi. Twoim pierwszym krokiem jest zatem delikatne przypomnienie.

Wyślij klientowi wiadomość siedem dni po terminie płatności faktury. Przypomnij mu o zapłacie w przyjazny i łagodny sposób. Nie narzekaj ani nie sugeruj, że jest nieuczciwy. Dołącz wszystkie szczegóły płatności i załącz kopię faktury.

2. Prowadź dokładną dokumentację

Powinieneś mieć kopie swoich faktur w archiwum (lub w dowolnym narzędziu programowym, którego używasz do ich generowania). Nie usuwaj ich. Ponadto dokumentuj każdą próbę kontaktu z klientami w sprawie ich zadłużenia. Dzięki temu będziesz przygotowany, jeśli będziesz musiał stawić się przed komisją arbitrażową lub sądem ds. drobnych roszczeń. W rzeczywistości, jeśli poświęcasz dużo czasu na windykację, możesz uzyskać rekompensatę za te godziny.

3. Zachowaj spokój emocjonalny

Twój biznes jest dla Ciebie osobisty, więc gdy klient odmawia zapłaty, łatwo jest dać się ponieść emocjom. Ale to nigdy nie pomaga. W rzeczywistości nadmierna reakcja emocjonalna może wystarczyć, aby klient postanowił Cię po prostu zignorować.

Nie pozwól, aby Twój gniew lub frustracja ujawniły się w Twoich e-mailach i rozmowach telefonicznych. Unikaj łez, podnoszenia głosu lub grożenia. Zachowaj profesjonalizm przez cały czas.

4. Egzekwuj opłatę za zwłokę w płatności

Jeśli Twoje warunki płatności obejmują opłatę za zwłokę w przypadku, gdy faktury nie zostaną zapłacone po określonej dacie, nadszedł czas, aby je egzekwować. Wyślij klientowi e-mail z zaktualizowaną fakturą. Na nowej fakturze dodaj opłatę za zwłokę.

Jeśli nie masz opłaty za zwłokę w swoich warunkach płatności, nieetyczne jest dodawanie jej po fakcie. Ale teraz jest dobry czas, aby zmienić swoje warunki płatności dla przyszłych klientów. Uwzględnij opłatę za zwłokę, która stanowi procent salda (np. 2% lub 3%) i rośnie z każdym miesiącem, w którym faktura pozostaje niezapłacona.

6. Oznacz swoje faktury jako „przeterminowane”

Wielokrotne wysyłanie tej samej faktury może nie przyciągnąć niczyjej uwagi. Dodaj do faktury, koperty (jeśli wysyłasz pocztą) lub tematu wiadomości e-mail (jeśli wysyłasz e-mailem) język pilności, taki jak „Zaległe”, „Po terminie” lub „30 dni po terminie”. Użyj jasnego, kontrastującego koloru.

7. Wykonaj telefon

Rozmowa telefoniczna jest bardziej osobista niż e-mail. Zmusza klienta do rozmowy z prawdziwą osobą, której szkodzi, nie płacąc rachunku. Daje to również możliwość zapytania, dlaczego płatność jest opóźniona i kiedy można jej oczekiwać. Możesz być skłonny dostosować swoje warunki płatności w zależności od ich problemów i harmonogramów.

8. Pozwól na częściowe płatności

Jeśli Twój klient nie ma pełnej kwoty na fakturze, poproś go o zapłacenie części teraz, a części później. Lepiej otrzymać jakieś pieniądze niż czekać na całą fakturę. Rozważ podzielenie rachunku na kilka rat, aż saldo zostanie spłacone.

Dodatkowo, jeśli Twój klient zapłaci coś, trudniej mu będzie zaprzeczyć fakturze w sądzie, jeśli będziesz musiał go pozwać. Sędzia zapyta: „Jeśli faktura jest nieważna, dlaczego dokonałeś płatności?”

9. Akceptuj płatności kartą kredytową

Jeśli Twoi klienci zazwyczaj płacą gotówką lub czekiem, będziesz chciał pozwolić im płacić kartą kredytową. Ta metoda płatności zapewnia Ci otrzymanie pieniędzy, a dług staje się problemem firmy obsługującej karty kredytowe.

Na szczęście nie potrzebujesz własnej umowy handlowej ani skomplikowanej platformy e-commerce, aby akceptować karty kredytowe. Za pomocą prostego narzędzia, takiego jak WP Simple Pay, możesz tworzyć niestandardowe formularze płatności, za pomocą których klienci będą mogli płacić swoją kartą. Mogą nawet korzystać z nowoczesnych portfeli płatniczych, takich jak Apple Pay i Google Pay.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z WP Simple Pay, czy nie, możesz tworzyć indywidualne, jednorazowe lub cykliczne faktury w swoim panelu Stripe, aby wysyłać je do swoich klientów i kontrahentów. Faktury te są hostowane w całości na serwerach Stripe. Sprawdź nasz przewodnik po tworzeniu faktur w Stripe.

Tak, karty kredytowe wiążą się z niewielką opłatą. Możesz przerzucić tę opłatę na swoich klientów lub ponieść ją sam. Lepiej niż nie otrzymać zapłaty.

10. Zaprzestań świadczenia usług

Jeśli Twoi klienci zalegają z kilkoma fakturami i nie udało Ci się ich skłonić do zapłaty, czas ich odciąć. Jeśli Twoje usługi są kluczowe dla ich działalności, znajdą sposób, aby nadrobić zaległości w płatnościach. Jeśli nie potrzebują Cię na tyle, aby zapłacić, przynajmniej nie będziesz wydawać więcej pieniędzy na świadczenie usług.

Mając to na uwadze, użyj swojego najlepszego osądu. Jeśli klient potrzebuje Twoich usług, aby zarobić pieniądze na zapłatę, kontynuowanie pracy może mieć sens.

11. Obejście Twojego kontaktu

Jeśli Twój klient pracuje w firmie zatrudniającej wielu pracowników i nie odpowiada na Twoje prośby o płatność, zapytaj kogoś innego w ich firmie. Możesz skontaktować się z kierownikiem ds. księgowości lub pracownikiem działu płatności, lub po prostu z szefem Twojego kontaktu. Poinformuj ich o swojej trudności i o tym, że jeśli nie rozwiążą problemu, podejmiesz dalsze kroki.

12. Wyślij list polecony

Zanim skontaktujesz się z prawnikiem lub złożysz pozew cywilny, powinieneś wysłać list polecony z fakturą i wyjaśnieniem kolejnych kroków. List polecony stanowi dowód Twoich prób kontaktu z klientem w celu uzyskania płatności. W wielu przypadkach samo to działanie wystarczy, aby odstraszyć klienta od płacenia.

13. Wyślij wezwanie do zapłaty od prawnika

Jeśli Twój list polecony nie wystarczył, poproś prawnika o napisanie wezwania do zapłaty wraz z kopią faktury. W wielu przypadkach zobaczenie nagłówka prawnika wystarczy, aby Twój klient znalazł sposób na zapłatę. Zakładają oni – i słusznie – że jeśli współpracujesz z prawnikiem, następnym krokiem będzie formalny pozew.

Pamiętaj, że prawnik pobierze opłatę za tę usługę, zazwyczaj na podstawie czasu pracy. Jeśli będzie musiał spędzić godziny na zrozumieniu konta i Twoich warunków płatności, ostateczne wezwanie do zapłaty może być kosztowne. Zazwyczaj nie jest to najlepsze rozwiązanie w przypadku małej faktury.

14. Zgódź się na mniej niż należność

Jeśli klient odmawia zapłaty pełnej rachunku, rozważ przyjęcie mniejszej kwoty niż należna, aby zaspokoić pełną fakturę. Tak, jest to bolesne, ale może być bardziej bolesne dochodzenie całej należności.

Pamiętaj, że niektórzy nieuczciwi klienci będą trzymać Twoją fakturę jako zakładnika, mając nadzieję, że zgodzisz się na mniej, aby cokolwiek dostać. Jeśli uważasz, że grają z Tobą w gry, natychmiast uzyskaj wezwanie do zapłaty od prawnika.

15. Rozważ finansowanie faktur

Jeśli nie masz czasu, zasobów ani chęci na ściganie nieopłaconej faktury, rozważ skorzystanie z usługi finansowania faktur (zwanej również faktoringiem). Są to firmy, które kupią Twoje nieopłacone faktury, co daje im prawo do ich windykacji w Twoim imieniu. Mają narzędzia i zasoby, aby zmusić klientów do zapłaty.

Jeśli sprzedasz swoje nieopłacone faktury, oczywiście nie otrzymasz ich pełnej wartości. Firma finansująca faktury zapłaci Ci procent wartości faktury, w zależności od prawdopodobieństwa jej ściągnięcia. W niektórych przypadkach cena jest znacznie niższa niż byś chciał, ale to lepsze niż nic.

16. Zatrudnij windykatora

Windykatorzy dochodzą długu w Twoim imieniu. Pobierają procent od wszystkiego, co uda im się zebrać, ale usługa jest warta kosztów, ponieważ są w tym nieustępliwi. Będą dzwonić i dzwonić, dopóki nie otrzymają zapłaty. Ludzie mają tendencję do paniki, gdy otrzymują telefon od windykatora, ponieważ wiedzą, że następnym krokiem jest działanie prawne.

17. Złóż pozew

W zależności od kwoty, którą Ci należą, może być warto poświęcić czas na złożenie pozwu cywilnego. Zanim jednak zaczniesz, upewnij się, że masz mnóstwo dokumentacji dotyczącej…

• Usługi, które świadczyłeś
• Zgoda klienta na te usługi i te ceny
• Nieopłacone faktury
• Próby kontaktu z klientem w sprawie salda

Pamiętaj, że pozwy wiążą się z rachunkami za prawników, opłatami sądowymi i opłatami sądowymi. Szybko się sumują. Ale jeśli klient wie, że jest Ci winien pieniądze, może zapłacić, gdy tylko otrzyma dokumenty pozwu.

Niestety, wygrana w sądzie tworzy jedynie orzeczenie sądowe. Nie gwarantuje to otrzymania zapłaty. Po wygranej będziesz musiał podjąć dodatkowe kroki, takie jak zajęcie rachunków klienta, złożenie wniosku o hipotekę na jego nieruchomości lub zajęcie jego wynagrodzenia.

Nie poddawaj się

Nie rezygnuj z prób pobrania należności, jeśli Twój klient od dłuższego czasu nie płaci. Zachowaj uprzejmość i profesjonalizm, ale stopniowo przechodź do bardziej agresywnych taktyk windykacyjnych. Świadczyłeś usługi. Zasługujesz na zapłatę. Powodzenia!