Müşterilerin Zamanında Ödeme Yapmasını Sağlama (Kaba Olmadan)

Bir girişimci için müşterilerin hemen ödeme yapmamasından daha sinir bozucu bir şey yoktur. İşi zamanında teslim ettiniz. Size de zamanında ödeme yapılmalı.

Sage raporuna göre, işletmelere yapılan ödemelerin %25'i geç geliyor. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin %40'ı geç ödemelerden doğrudan olumsuz etkiler yaşıyor.

Bir müşteri faturanızı ödemekte ayak sürürse, sert davranmak cazip gelebilir. Duygularınız geçerli, ancak bir müşteriyle kaba davranmak işe yaramaz. Tutumunuza içerlerler ve size bol bol zaman tanırlar. Eğer gerçekten kabaysanız, hiç ödeme yapmayabilirler.

Geç ödemeleri kişisel algılamamak önemlidir. Müşterileriniz muhtemelen sizi kasıtlı olarak incitmeye çalışmıyorlar. Müşterileriyle meşgul olabilirler. Nakit akışıyla mücadele ediyor olabilirler.

Ancak gecikmenin nedeni ne olursa olsun, müşterileri zamanında ödeme yapmaya teşvik etmek için adımlar atmalısınız. Sert bir uygulayıcı olmak yerine, müşterilerinizi zamanında ödeme yapmaya teşvik eden bir sistem oluşturun. Bu stratejiler, işletmenizi büyütmek için nakit akışınızı iyileştirmenize yardımcı olacaktır.

1. Güçlü İlişkiler Kurun

Müşterileri zamanında ödeme yapmaya teşvik etmenin en iyi yolu, hiçbir tarafın bozmak istemeyeceği yakın, sağlıklı bir ilişki kurmaktır. Müşterinin, sadece bir şeyler satın alan bir işlemden ziyade, sizinle birlikte çalışan bir ortak gibi hissetmesini istersiniz.

Psikolog Robert Cialdini'nin, hesabı teslim ederken şeker ikram eden bir garsona insanların nasıl tepki verdiğini takip eden ilginç bir çalışması vardı. Bir parça şeker sunduğunda, bahşişleri %3,3 arttı. İki parça sunduğunda, bahşişleri %14,1 arttı. Bir parça verip ayrıldıktan sonra tekrar dönüp bir tane daha sunduğunda, bahşişleri %21,3 arttı!

Bu, insanlar sizin onlar için fazladan çaba gösterdiğinizi düşündüklerinde size karşılık vereceklerini gösteriyor. Müşterilerinize yatırım yaparsanız, onlar da size karşılık verecektir.

Müşterinizin şirketindeki ödemeyi ne kadar hızlı alacağınızı kontrol eden kilit kişiyi (veya kişileri) belirleyin ve onları mutlu edin. Onları memnun edecek yollar bularak işletmelerine ne kadar değer verdiğinizi gösterin.

2. Açık Sözleşme Koşulları Belirleyin

Müşterilerinizin bilmediği kurallara göre ödeme talebinde bulunmak zordur, bu nedenle ödeme koşullarınızı sözleşmenize veya başka bir belirgin yere koymanız önemlidir.

Sözleşme kullanmıyorsanız (kullanmalısınız!), şartlarınızı bir e-postada özetleyin. E-postayı yanıtlayarak okuduklarını onaylamalarını isteyin. Bu onayı almadan işe başlamayın.

3. Önce Ödeme Alın

Mükemmel bir dünyada, her şey için işi yapmadan önce ödeme alırdınız. Ancak birçok müşteri buna direnir, çünkü ürün veya hizmetinizden memnun kalmazlarsa pazarlık güçlerini kaybetmek istemezler.

Müşterilerinizi faturanın %100'ünü peşin ödemeye ikna edemiyorsanız, ön ödeme isteyin. İşletmenizin bağlamına uygun olarak, zamanınızı ayırtmak, malzeme satın almak veya başka bir nedenle bir depozito ödemeniz gerektiğini söyleyin.

Projelerinizi kilometre taşlarına veya kontrol noktalarına de bölebilirsiniz. Örneğin, bir projenin maliyetinin üçte birini başlangıçta, üçte birini yarı yolda ve üçte birini sonunda faturalandırabilirsiniz.

Depozito veya benzersiz bir faturalandırma yapısı gerektiriyorsanız, ilişkinizin başında müşterinizi bilgilendirdiğinizden emin olun.

4. Ödeme Yöntemlerinde Esnek Olun

Müşterileri zamanında ödeme yapmaya teşvik etmenin harika bir yolu, istedikleri şekilde ödeme yapmalarına izin vermektir. Bu sizin için daha karmaşık olabilir, ancak düzenli nakit akışı için buna değer.

Web siteniz aracılığıyla ödeme almak genellikle herkes için en kolayıdır. Stripe ve WP Simple Pay ile sitenize müşterilerin ödeme yapabileceği çevrimiçi formlar yerleştirebilirsiniz. Stripe ayrıca tek tıklamayla ödeme düğmelerine sahip faturalar göndermenize olanak tanır. Ayrıca dolandırıcılık tespiti de elde edersiniz.

Faturalandırma demişken…

6. Bulut Tabanlı Bir Faturalandırma Aracı Kullanın

PDF faturaları oluşturup e-postayla göndermekle zaman kaybetmeyin. Faturaları göndermek ve almak, ayrıca tüm muhasebe ihtiyaçlarınızı karşılamak için bulut tabanlı bir yazılım aracı kullanın.

Bir faturalandırma aracı ararken, müşterilerin zamanında ödeme yapmalarına yardımcı olacak üç özel özelliğe sahip olmak istersiniz:

1. Logo, iletişim bilgileri ve özel notlarınızla bir şablon oluşturma yeteneği. Bu şekilde, gönderdiğiniz her fatura için yalnızca satır öğelerini girmeniz gerekir.
2. Müşteri faturayı ödemezse otomatik bir hatırlatma programı ayarlama yeteneği. Ayrıca belirlediğiniz gecikme ücretlerini otomatik olarak hesaplamalıdır.
3. Müşterilerin ödeme yapmak için faturadaki bir bağlantıya tıklama yeteneği. Bu şekilde size ödeme göndermek için başka bir platforma gitmeleri gerekmez.

Göz atmanız gereken birkaç faturalandırma aracı var. Bu liste kapsamlı değildir, bu nedenle kendi araştırmanızı da yapmanız gerekecektir.

• Sprout Invoices (WordPress eklentisi)
• Wave
• Stripe
• Zoho Invoice
• AND CO
• Xero
• FreshBooks
• QuickBooks Online

7. Hızlı ve Düzenli Faturalandırın

Müşterilerinizin faturalarını zamanında ödemesini istiyorsanız, onlara faturayı vermeniz gerekir. Faturayı ne kadar erken gönderirseniz, o kadar erken ödeyebilirler.

Bazı şirketlerin, birisi size çek göndermeden veya kredi kartı bilgilerini girmeden önce birden çok departmandan geçmesi gereken uzun onay süreçleri vardır. Faturayı göndermeyi geciktirirseniz, yalnızca bu süreci geciktirirsiniz.

Onlarla çalışmaya başladığınızda müşterilerinizin faturalandırma sistemleri hakkında bilgi alın. Ödemeleri ne kadar sürer? Faturada veya makbuzda herhangi bir özel bilgiye ihtiyaç duyuyorlar mı? Faturayı başka taraflara göndermeli misiniz? Bu ayrıntıları almak, sürecin sizin tarafınızı hızlı ve hatasız bir şekilde tamamlamanıza yardımcı olacaktır.

Ayrıca, en az aylık olarak faturalandırmak isteyeceksiniz. Bir müşteri bir ay içinde faturasını ödemezse, başka bir fatura gönderin. Ödemenin 30 gün geciktiğini belirtin.

8. Gecikme Ücreti Alın

Müşterileri zamanında ödeme yapmaya teşvik etmenin harika bir yolu, yapmadıklarında onlardan ücret almaktır. Bu çok etkilidir, ancak yalnızca müşteri ücret yapınızın farkındaysa.

Çalışmaya başlamadan önce ücretlerinizi müşteriyle gözden geçirin. Müşterinin sözleşmenizi tamamen okuyacağını varsaymayın. Ücretleri bir e-postada özetleyin veya telefonla görüşün.

Ayrıca, ücretlerinizi uygulamaktan çekinmeyin. Bir faturada geç ödeme ücreti almayı ihmal ederseniz, müşteri bunları uygulamaya karar verdiğinizde direnecektir. Müşteriniz ödeme vadesini her karşılamadığında ücret alarak işleri basit tutun.

En iyi sonuçlar için, ücretlerinizi faturanın bir yüzdesi olarak belirleyin. Sert bir "ödeme son ödeme tarihi" ve zamanla biriken bir ücret bildirin. Şu gibi bir dil kullanın:

"Faturalar Net 30'dur, bu da faturayı aldığınız günden itibaren 30 gün içinde ödenmesi gerektiği anlamına gelir. Fatura ödenene kadar her 30 günde bir %2 geç ödeme ücreti alırız."

8. Erken Ödemeleri Teşvik Edin

Geç ödeme ücretleri harika bir olumsuz pekiştirme olsa da, biraz da olumlu pekiştirme denemek isteyeceksiniz.

Müşterilere erken ödeme yaptıkları için bir sonraki faturalarında küçük bir indirim teklif edin. Örneğin, 48 saat içinde ödeme yaparlarsa, bir sonraki faturalarında %5 indirim verebilirsiniz.

Bunun iki avantajı vardır. Birincisi, tasarrufu güvence altına almak için çabucak ödeme yaparlar. İkincisi, müşteri size daha uzun süre bağlı kalma eğilimindedir çünkü rakiplerinizden birinde bulunmayan bir kredileri vardır.

9. Ödeme Planları Sunun

Bazı müşteriler nakitleri olmadığı için zamanında ödeme yapmazlar. Size ödeme yapmak isteyebilirler, ancak size ulaşmadan önce karşılamaları gereken başka daha acil endişeleri (giderleri ve bordroları gibi) vardır.

Müşteriniz için durumun böyle olduğunu düşünüyorsanız, taksitli ödeme yapmalarını teklif edin. İkiniz için de uygun bir program bulun. Bir tekrarlayan ödeme sistemi kurabilir veya önceden belirlenmiş aralıklarla onlara fatura gönderebilirsiniz.

10. Çalışmayı Durdurun

Yukarıdaki taktiklerin hepsini denediyseniz ve hala ödeme alamıyorsanız, çalışmayı bırakma zamanı gelmiştir. Daha fazla bir şey üretmeyin ve yaptıklarınızı göndermeyin.

Müşteriye ödeme alana kadar daha fazla çalışamayacağınızı bildirin. Çalışmaya devam etmek için kısmi ödeme kabul edebilirsiniz, ancak bu size kalmış. Eğer işinize gerçekten ihtiyaçları varsa, ödeme yapmanın bir yolunu bulacaklardır çünkü şimdi bu onlara fayda sağlıyor.

Evet, bu taktik müşteriyle ilişkinizi bozabilir, ancak ürünleriniz veya hizmetleriniz için size ödeme yapmıyorlarsa, gerçekten müşteri değillerdir.

Sisteminizi Geliştirin

Müşteri zamanında ödeme yapmadığında sinir bozucudur. Ancak sert dilli bir e-posta dışında, bir ödemeyi zorla çıkarmak için yapabileceğiniz pek bir şey yoktur. En iyi hareket tarzınız, müşterilerinizi zamanında ödeme yapmaya teşvik eden bir sistem geliştirmek için listelediğimiz stratejileri kullanmaktır.