Cum să Determini Clienții să Plătească la Timp (Fără să Fii Nepoliticos)

Nimic nu este mai frustrant pentru un antreprenor decât clienții care nu plătesc imediat. Ai livrat munca la timp. Ar trebui să fii plătit prompt.

Conform unui raport Sage, 25% din plățile efectuate către companii sunt întârziate. 40% dintre întreprinderile mici și mijlocii se confruntă cu impacturi negative directe din cauza plăților întârziate.

Dacă un client se lenevește să-ți plătească factura, s-ar putea să te simți tentat să devii dur. Sentimentele tale sunt valide, dar a te comporta nepoliticos cu un client nu ajută. Vor disprețui atitudinea ta și își vor lua tot timpul din lume. Dacă ești foarte nepoliticos, s-ar putea să nici nu se mai obosească să plătească.

Este important să nu iei plățile întârziate personal. Clienții tăi probabil nu încearcă intenționat să te rănească. S-ar putea să fie ocupați cu propriii clienți. S-ar putea să aibă probleme cu fluxul de numerar.

Dar, indiferent de motivul întârzierii, tot trebuie să iei măsuri pentru a convinge clienții să plătească la timp. În loc să devii un executor dur, construiește un sistem care încurajează clienții să plătească prompt. Aceste strategii te vor ajuta să-ți îmbunătățești fluxul de numerar, astfel încât să-ți poți dezvolta afacerea.

1. Construiește Relații Solide

Cel mai bun mod de a convinge clienții să plătească la timp este să creezi o relație strânsă, sănătoasă, pe care niciuna dintre părți nu vrea să o rupă. Vrei ca clientul să se simtă ca un partener care lucrează cu tine, mai degrabă decât o tranzacție care pur și simplu cumpără lucruri.

Psihologul Robert Cialdini a realizat un studiu interesant care a urmărit cum au reacționat oamenii la o chelneriță care a oferit bomboane când a adus nota de plată. Când a oferit o bomboană, bacșișurile ei au crescut cu 3,3%. Când a oferit două bomboane, bacșișurile ei au crescut cu 14,1%. Când a oferit una, a plecat și s-a întors să ofere alta, bacșișurile ei au crescut cu 21,3%!

Acest lucru arată că oamenii te vor răsplăti dacă simt că ai depus eforturi suplimentare pentru ei. Dacă investești în clienții tăi, ei vor răspunde.

Identifică persoana (sau persoanele) cheie din compania clientului tău care controlează cât de repede ești plătit și fă-i fericiți. Arată-le cât de mult apreciezi afacerea lor găsind modalități de a-i încânta.

2. Stabilește Termeni Contractuali Clare

Este greu să faci cereri de plată bazate pe reguli despre care clienții tăi nu sunt conștienți, așa că este important să incluzi termenii tăi de plată în contract sau într-o altă locație evidentă.

Dacă nu folosești contracte (ar trebui!), prezintă termenii tăi într-un e-mail. Insistă să confirme că au citit e-mailul răspunzând la el. Nu începe lucrul până nu ai această confirmare.

3. Fii Plătit În Avans

Într-o lume perfectă, ai fi plătit pentru tot înainte de a-l face. Mulți clienți se opun acestui lucru, totuși, deoarece nu vor să-și piardă influența dacă nu sunt mulțumiți de produsul sau serviciul tău.

Dacă nu poți convinge clienții să plătească 100% din factură în avans, cere o plată în avans. Spune-le că ai nevoie de un depozit pentru a-ți „rezerva timpul” sau pentru a „achiziționa materiale” sau orice altceva are sens în contextul afacerii tale.

De asemenea, puteți împărți proiectele în etape sau puncte de control. De exemplu, ați putea factura o treime din costul unui proiect la început, o treime la jumătatea perioadei și o treime la final.

Asigurați-vă că informați clientul la începutul relației dacă solicitați un avans sau un anumit tip de structură de facturare unică.

4. Fiți flexibil cu metodele de plată

O modalitate excelentă de a determina clienții să plătească la timp este să le permiteți să plătească așa cum doresc. Acest lucru poate fi mai complicat pentru dvs., dar merită pentru un flux de numerar constant.

Plata prin intermediul site-ului dvs. web este, de obicei, cea mai ușoară pentru toată lumea. Cu Stripe și WP Simple Pay puteți plasa formulare online pe site-ul dvs. pentru ca clienții să plătească prin intermediul acestora. Stripe vă permite, de asemenea, să trimiteți facturi cu butoane de plată cu un singur clic. De asemenea, beneficiați de detecție a fraudelor.

Vorbind de facturare…

5. Utilizați un instrument de facturare bazat pe cloud

Nu vă pierdeți timpul creând și trimițând prin e-mail facturi PDF. Utilizați un instrument software bazat pe cloud pentru a trimite și primi facturi, precum și pentru a gestiona toate nevoile dvs. contabile.

Când căutați un instrument de facturare, doriți trei caracteristici specifice care vă vor ajuta să determinați clienții să plătească la timp:

1. Abilitatea de a crea un șablon cu logo-ul dvs., informațiile de contact și note speciale. Astfel, va trebui doar să introduceți elementele de linie pentru fiecare factură pe care o trimiteți.
2. Abilitatea de a seta un program automat de memento-uri dacă clientul nu plătește factura. De asemenea, ar trebui să calculeze automat penalitățile de întârziere pe care le desemnați.
3. Abilitatea clienților de a face clic pe un link din factură pentru a plăti. Astfel, nu vor trebui să acceseze o altă platformă pentru a vă trimite o plată.

Iată câteva instrumente de facturare pe care ar trebui să le analizați. Această listă nu este exhaustivă, așa că va trebui să faceți și propria cercetare.

• Sprout Invoices (plugin WordPress)
• Val
• Dung
• Zoho Invoice
• AND CO
• Xero
• FreshBooks
• QuickBooks Online

6. Facturați rapid și regulat

Dacă doriți ca clienții dvs. să își plătească facturile la timp, trebuie de fapt să le trimiteți factura. Cu cât trimiteți factura mai repede, cu atât mai repede o pot plăti.

Unele companii au procese lungi de aprobare care trebuie să treacă prin mai multe departamente înainte ca cineva să vă poată trimite un cec sau să introducă detaliile cardului lor de credit. Dacă întârziați trimiterea facturii, doar întârziați acel proces.

Întrebați despre sistemele de facturare ale clienților dvs. atunci când începeți să lucrați cu ei. Cât timp durează să plătească? Necesită informații speciale pe factură sau chitanță? Ar trebui să trimiteți factura și altor părți? Obținerea acestor detalii vă va ajuta să vă îndepliniți partea de proces rapid și fără erori.

Mai mult, veți dori să facturați cel puțin lunar. Dacă un client nu își plătește factura într-o lună, trimiteți o altă factură. Menționați că o plată este întârziată cu 30 de zile.

7. Percepeți penalități de întârziere

O modalitate excelentă de a determina clienții să plătească la timp este să îi taxați dacă nu o fac. Acest lucru este foarte eficient, dar numai dacă clientul este pe deplin conștient de structura dvs. de comisioane.

Revizuiți-vă taxele cu clientul înainte de a începe lucrul. Nu presupuneți că clientul vă va citi contractul complet. Prezentați taxele într-un e-mail sau discutați-le la telefon.

Mai mult, nu vă fie teamă să vă impuneți taxele. Dacă neglijați să percepeți o taxă de întârziere la o factură, clientul va rezista atunci când *veți* decide să le aplicați. Păstrați lucrurile simple, percepând taxele de fiecare dată când clientul nu respectă termenul de plată.

Pentru cele mai bune rezultate, faceți din taxele dvs. un procent din factură. Declarați o „dată scadentă” fermă și o taxă care se acumulează în timp. Folosiți un limbaj de genul acesta:

„Facturile sunt Net 30, ceea ce înseamnă că plata este scadentă în termen de 30 de zile de la data la care primiți factura. Percepem o taxă de întârziere de 2% la fiecare 30 de zile până la achitarea facturii.”

8. Încurajați plățile anticipate

În timp ce taxele de întârziere sunt o bună întărire negativă, veți dori să încercați și o oarecare întărire pozitivă.

Oferiți clienților o mică reducere la următoarea factură pentru plata anticipată. Dacă plătesc, de exemplu, în termen de 48 de ore, le puteți oferi 5% reducere la următoarea factură.

Acest lucru are două avantaje. În primul rând, ei plătesc rapid pentru a obține economiile. În al doilea rând, clientul devine probabil să rămână cu dvs. mai mult timp, deoarece are un credit care nu este disponibil de la unul dintre concurenții dvs.

9. Oferiți planuri de plată

Unii clienți nu plătesc la timp deoarece nu au banii necesari. Ei ar putea dori să vă plătească, dar au alte preocupări mai presante (cum ar fi cheltuielile de funcționare și plata salariilor) pe care trebuie să le îndeplinească înainte de a vă putea plăti.

Dacă suspectați că acesta este cazul clientului dvs., oferiți-i să plătească în rate. Găsiți un program care funcționează pentru amândoi. Puteți configura un sistem de plată recurentă sau pur și simplu să le trimiteți facturi la intervale predefinite.

10. Opriți lucrul

Dacă ați încercat toate tacticile de mai sus și încă nu ați primit plata, este timpul să opriți lucrul. Nu mai produceți nimic și nu trimiteți ceea ce ați făcut.

Anunțați clientul că nu mai puteți lucra până nu primiți o plată. Puteți accepta o plată parțială pentru a continua lucrul, dar asta depinde de dvs. Dacă au cu adevărat nevoie de munca dvs., vor găsi o modalitate de a plăti, deoarece acum le este benefic.

Da, această tactică vă poate înrăutăți relația cu clientul, dar dacă nu vă plătesc pentru produsele sau serviciile dvs., ei *nu sunt cu adevărat clienți*.

Dezvoltați-vă sistemul

Este frustrant când un client nu plătește la timp. Dar, în afară de un e-mail ferm, există puține lucruri pe care le puteți face pentru a forța o plată. Cea mai bună acțiune este să folosiți strategiile pe care le-am enumerat mai sus pentru a dezvolta un sistem care încurajează clienții să plătească prompt.