Ödenmemiş Faturaları Nasıl Toplarsınız

Mükemmel bir dünyada, müşterileriniz faturanızı aldıkları anda size ödeme yapardı. Ne yazık ki, hiçbir zaman bu kadar basit değildir. Muhtemelen ödeme göndermeyi geciktiren veya hiç ödeme yapmayan müşterileriniz olmuştur.

Ödenmemiş faturalar sadece bir aksaklık değildir. Zaman ve para kaybına neden olurlar. Hayatınızda strese neden olurlar. Müşterilerinize hizmet etmekten ve işinizi geliştirmekten zaman ayırmanızı engellerler. Daha kötüsü - özellikle kira veya çalışan maaşları gibi önemli giderleriniz varsa, operasyonlarınızı etkileyebilecek nakit akışı sorunları yaratırlar.

Tahsil Edilmemiş Faturalarınızı Tahsil Etmenin 17 Yolu

Ödeme almakta zorlanıyorsanız, bu ipuçları bir eylem planı oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Listede ilerledikçe daha agresif hale gelirler, bu yüzden yukarıdan başlayın ve aşağı doğru ilerleyin.

1. Nazik Bir Hatırlatma ile Başlayın

Çoğu müşteri faturalarını ödemeyi amaçlayan dürüst insanlardır. Müşterinizin faturayı ödemeyi unutmuş olması veya sizden ürün ve hizmet çalmaya çalışmış olmasından ziyade beklenmedik para sorunlarıyla karşılaşmış olması daha olasıdır. Bu nedenle, ilk adımınız onlara küçük bir dürtme yapmaktır.

Faturanın son ödeme tarihinden yedi gün sonra müşterinize bir mesaj gönderin. Nazik ve kibar bir şekilde ödeme yapmalarını hatırlatın. Şikayet etmeyin veya dürüst olmadıklarını ima etmeyin. Tüm ödeme ayrıntılarını ekleyin ve faturanın bir kopyasını ekleyin.

2. İyi Kayıt Tutun

Faturalarınızın kopyalarını dosyanızda (veya bunları oluşturmak için kullandığınız herhangi bir yazılım aracında) bulundurmalısınız. Onları silmeyin. Ayrıca, müşterilerinizle bakiyeleri hakkında yaptığınız her iletişim girişimini belgeleyin. Bu, bir hakem heyeti veya küçük davalar mahkemesi önüne çıkmanız gerekirse sizi hazırlar. Aslında, tahsilat için çok zaman harcıyorsanız, o saatler için tazminat alabilirsiniz.

3. Duygularınızı Kontrol Altında Tutun

İşiniz sizin için kişiseldir, bu yüzden bir müşteri ödemeyi reddettiğinde, duygularınızın kontrolü ele almasına izin vermek kolaydır. Ama bu asla yardımcı olmaz. Aslında, aşırı duygusal bir tepki, müşterinizin sizi görmezden gelmesine neden olabilir.

Öfkenizi veya hayal kırıklığınızı e-postalarınızda ve telefon görüşmelerinizde göstermeyin. Gözyaşlarından, sesinizi yükseltmekten veya tehdit etmekten kaçının. Her zaman profesyonel kalın.

4. Gecikmiş Ödeme Ücretinizi Uygulayın

Ödeme koşullarınız belirli bir tarihten sonra faturalar ödenmezse gecikmiş ödeme ücreti içeriyorsa, bunları uygulamanın zamanı gelmiştir. Güncellenmiş bir fatura ile müşteriye bir e-posta gönderin. Yeni faturada gecikmiş ödeme ücretinizi ekleyin.

Ödeme koşullarınızda gecikmiş ödeme ücreti yoksa, sonradan bir tane eklemek etik değildir. Ancak gelecekteki müşteriler için ödeme koşullarınızı değiştirmek için iyi bir zaman. Bakiyenin bir yüzdesi (örneğin %2 veya %3 gibi) olan ve fatura ödenmediği her ay artan bir gecikmiş ödeme ücreti ekleyin.

6. Faturalarınızı “Gecikmiş” Olarak İşaretleyin

Aynı faturayı tekrar tekrar göndermek kimsenin dikkatini çekmeyebilir. Faturaya, posta ile gönderiyorsanız zarfa veya e-posta ile gönderiyorsanız e-postanın konusuna “Gecikmiş”, “Ödenmemiş” veya “30 Gün Gecikmeli” gibi bir aciliyet ifadesi ekleyin. Parlak, zıt bir renk kullanın.

7. Telefonla Arayın

Telefon görüşmesi, e-postadan daha samimidir. Müşteriyi, faturasını ödemeyerek zarar verdiği gerçek kişiyle konuşmaya zorlar. Bu aynı zamanda ödemenin neden geciktiğini ve ne zaman beklenebileceğini sorma fırsatı verir. Sorunlarına ve zaman çizelgelerine bağlı olarak ödeme koşullarınızı özelleştirmeye istekli olabilirsiniz.

8. Kısmi Ödemelere İzin Verin

Müşterinizin faturanızın tam bakiyesine sahip değilse, bir kısmını şimdi bir kısmını daha sonra ödemelerini isteyin. Tam fatura için beklemektense biraz para almak daha iyidir. Bakiye ödenene kadar faturayı birden fazla taksite bölmeyi düşünün.

Ayrıca, müşterinizin biraz ödeme yapmasını sağlamak, dava etmeniz gerekirse mahkemede faturayı reddetmelerini zorlaştırır. Bir yargıç, “Fatura geçersizse neden ödeme yaptınız?” diye soracaktır.

9. Kredi Kartı Ödemelerini Kabul Edin

Müşterileriniz genellikle nakit veya çek ile ödeme yapıyorsa, kredi kartıyla ödeme yapmalarına izin vermek isteyeceksiniz. Bu ödeme yöntemi size ödeme yapılmasını sağlar ve borcu kredi kartı şirketinin sorunu haline getirir.

Neyse ki, kredi kartlarını kabul etmek için kendi üye işyeri anlaşmanıza veya karmaşık bir e-ticaret platformuna ihtiyacınız yok. WP Simple Pay gibi basit bir araçla, müşterilerin kartlarıyla ödeme yapmaları için özel ödeme formları oluşturabilirsiniz. Hatta Apple Pay ve Google Pay gibi modern ödeme cüzdanlarını bile kullanabilirler.

WP Simple Pay kullanıp kullanmadığınızdan bağımsız olarak, Stripe kontrol panelinizde müşterilerinize ve alıcılarınıza göndermek üzere tek seferlik veya yinelenen bireysel faturalar oluşturabilirsiniz. Bu faturalar tamamen Stripe'ın sunucularında barındırılır. Stripe'da fatura oluşturma kılavuzumuza göz atın.

Evet, kredi kartlarının küçük bir ücreti vardır. Bu ücreti müşterilerinize yansıtabilir veya maliyeti kendiniz karşılayabilirsiniz. Ödeme alamamaktan daha iyidir.

10. Hizmetlerinizi Durdurun

Müşterileriniz birden fazla faturayı borçluysa ve onlardan ödeme alamadıysanız, onları kesmenin zamanı gelmiştir. Sunduğunuz hizmetler operasyonları için hayati önem taşıyorsa, faturalarını yakalamak için bir yol bulacaklardır. Ödeme yapmak için yeterince size ihtiyaç duymazlarsa, en azından hizmet sunarak daha fazla para harcamazsınız.

Bununla birlikte, burada en iyi yargınızı kullanın. Müşterinin size ödeme yapmak için para kazanmak için hizmetlerinize ihtiyacı varsa, çalışmaya devam etmek mantıklı olabilir.

11. İletişim Kişinizi Atlayın

Müşteriniz birden fazla çalışanı olan bir işletmede çalışıyorsa ve ödeme taleplerinize yanıt vermiyorsa, şirketlerindeki başka birinden yardım isteyin. Bir muhasebe müdürü veya hesap ödeme sorumlusu ile veya sadece iletişim kişinizin patronuyla iletişime geçebilirsiniz. Onlara mücadelenizi bildirin ve sorunu çözemezlerse daha ileri adımlar atacağınızı söyleyin.

12. Taahhütlü Mektup Gönderin

Bir avukata başvurmadan veya bir medeni dava açmadan önce, fatura ve sonraki adımlarınızın açıklamasını içeren taahhütlü bir mektup göndermelisiniz. Taahhütlü bir mektup, müşteriye ödeme için ulaşma girişimlerinizin kanıtını oluşturur. Çoğu durumda, bu basit eylem, müşteriyi ödeme yapmaya korkutmak için yeterlidir.

13. Bir Avukattan İhtarname Gönderin

Taahhütlü mektubunuz yeterli olmadıysa, bir avukatın fatura kopyasıyla birlikte bir ihtarname yazmasını sağlayın. Çoğu durumda, bir avukatın antetli kağıdını görmek, müşterinizin veya alıcınızın ödeme yapmanın bir yolunu bulması için yeterlidir. Avukatla çalıştığınızı varsayarlar ve haklı olarak da bir sonraki adımınızın resmi bir dava olacağını düşünürler.

Bir avukatın bu hizmet için, genellikle zamanına göre ücret alacağını unutmayın. Hesabı ve ödeme koşullarınızı anlamak için saatler harcaması gerekirse, son ihtarname pahalıya mal olabilir. Bu genellikle küçük bir fatura için en iyi yol değildir.

14. Alacaklı Olunan Miktardan Daha Azına Razı Olun

Bir müşteri tam faturanızı ödemeyi reddederse, tam faturayı karşılamak için alacaklı olduğundan daha azını kabul etmeyi düşünün. Evet, bu acı verici, ancak tüm faturayı talep etmekten daha acı verici olabilir.

Dürüst olmayan bazı müşterilerin, sadece bir şeyler almak için daha azını kabul edeceğinizi umarak faturanızı rehin tutacağını unutmayın. Sizinle oyun oynadıklarını düşünüyorsanız, hemen bir avukattan ihtarname alın.

15. Fatura Finansmanını Araştırın

Ödenmemiş bir faturanın peşine düşecek zamanınız, kaynağınız veya isteğiniz yoksa, bir fatura finansman hizmetini (fatura faktoringi de denir) araştırın. Bunlar, ödenmemiş faturalarınızı satın alan, bu da onlara sizin yerinize tahsilat hakkı veren şirketlerdir. Müşterileri ödemeye zorlamak için araçlara ve kaynaklara sahiptirler.

Ödenmemiş faturalarınızı satarsanız, tabii ki tam değerini alamazsınız. Fatura finansman hizmeti, tahsilat olasılığına göre faturanın bir yüzdesini size ödeyecektir. Bazı durumlarda, fiyat istediğinizden çok daha azdır, ancak hiç yoktan iyidir.

16. Bir Tahsilatçı Tutun

Borç tahsilatçıları sizin adınıza borcu takip ederler. Tahsil ettikleri herhangi bir şeyin bir yüzdesini alırlar, ancak hizmet, amansız oldukları için maliyetine değer. Ödeme alana kadar ararlar ve ararlar. İnsanlar bir tahsilatçıdan çağrı aldıklarında panikleme eğilimindedirler çünkü hukuki işlemin hemen köşede olduğunu bilirler.

17. Dava Açın

Ne kadar alacaklı olduğunuza bağlı olarak, bir medeni dava açmak zamanınıza değebilir. Ancak başlamadan önce, aşağıdaki konularda bol miktarda belgeniz olduğundan emin olun...

• Sağladığınız hizmetler
• Müşterinin bu hizmetleri ve bu fiyatları kabul etmesi
• Ödenmemiş faturalar
• Müşteriyle bakiye hakkında iletişim kurma girişimleri

Davaların avukat ücretleri, başvuru ücretleri ve mahkeme masrafları ile geldiğini unutmayın. Hızla artarlar. Ancak bir müşteri size para borçlu olduğunu biliyorsa, dava belgelerini alır almaz ödeme yapabilir.

Ne yazık ki, mahkemeyi kazanmak yalnızca yasal bir karar oluşturur. Ödeme alacağınızı garanti etmez. Kazandıktan sonra, müşterilerinizin hesaplarına haciz koymak, mülklerine ipotek koymak veya maaşlarına haciz koymak gibi ek adımlar atmanız gerekecektir.

Pes Etme

Müşteriniz bir süredir ödeme yapmadıysa, tahsilat denemelerinizden vazgeçmeyin. Kibar ve profesyonel kalın, ancak giderek daha agresif tahsilat taktiklerine geçin. Hizmet verdiniz. Ödeme almayı hak ediyorsunuz. İyi şanslar!