Cum să colectezi acele facturi neplătite

Într-o lume perfectă, clienții dvs. v-ar plăti în momentul în care primesc factura. Din păcate, nu este niciodată atât de simplu. Probabil ați avut partea dvs. de clienți care întârzie plata sau nu plătesc deloc.

Facturile neplătite nu sunt doar o neplăcere. Costă timp și bani. Creează stres în viața dvs. Vă ia timp din activitatea de a vă servi clienții și de a vă îmbunătăți afacerea. Mai rău – creează probleme de flux de numerar care vă pot afecta operațiunile, mai ales dacă aveți cheltuieli semnificative, cum ar fi chirii sau salarii ale angajaților.

17 modalități de a vă colecta facturile neplătite

Dacă vă luptați să fiți plătit, aceste sfaturi vă vor ajuta să planificați un curs de acțiune. Acestea devin mai agresive pe măsură ce parcurgeți lista, așa că începeți de sus și mergeți în jos.

1. Începeți cu un memento prietenos

Majoritatea clienților sunt oameni cinstiți care intenționează să-și plătească facturile. Este mai probabil ca clientul dvs. să fi uitat să plătească factura sau să fi întâmpinat probleme financiare neașteptate decât să fi încercat intenționat să vă fure produse și servicii. Prin urmare, primul dvs. pas este să le dați un mic îndemn.

Trimiteți clientului dvs. un mesaj la șapte zile după scadența facturii. Amintiți-le să plătească într-un mod prietenos și blând. Nu vă plângeți și nu sugerați că sunt necinstiți. Includeți toate detaliile de plată și atașați o copie a facturii.

2. Păstrați înregistrări bune

Ar trebui să aveți copii ale facturilor dvs. la dosar (sau în orice instrument software pe care îl utilizați pentru a le genera). Nu le ștergeți. Mai mult, documentați fiecare încercare de a comunica cu clienții dvs. cu privire la soldul lor. Acest lucru vă menține pregătit dacă trebuie să mergeți în fața unui consiliu de arbitraj sau a unui tribunal pentru litigii de mică valoare. De fapt, dacă petreceți mult timp încercând să colectați, s-ar putea să puteți obține compensații pentru acele ore.

3. Păstrați-vă emoțiile sub control

Afacerea dvs. este personală pentru dvs., așa că atunci când un client refuză să plătească, este ușor să vă lăsați emoțiile să preia controlul. Dar asta nu ajută niciodată. De fapt, un răspuns exagerat de emoțional ar putea fi suficient pentru ca clientul dvs. să decidă să vă ignore pur și simplu.

Nu lăsați furia sau frustrarea să se vadă în e-mailurile și conversațiile telefonice. Evitați lacrimile, ridicarea vocii sau amenințările. Rămâneți profesional în orice moment.

4. Aplicați taxa pentru plată întârziată

Dacă termenii dvs. de plată includ o taxă pentru plată întârziată dacă facturile nu sunt plătite după o anumită dată, este timpul să le aplicați. Trimiteți un e-mail clientului cu o factură actualizată. Pe noua factură, adăugați taxa dvs. pentru plată întârziată.

Dacă nu aveți o taxă pentru plată întârziată în termenii dvs. de plată, este neetic să adăugați una după fapt. Dar acum este un moment bun pentru a vă modifica termenii de plată pentru clienții viitori. Includeți o taxă pentru plată întârziată care este un procent din sold (cum ar fi 2% sau 3%) și crește în fiecare lună în care factura rămâne neplătită.

6. Marcați facturile dvs. ca „Restante”

Retrimiterea aceleiași facturi în mod repetat s-ar putea să nu atragă atenția nimănui. Adăugați un limbaj de urgență precum „Scadent”, „Depășit termenul” sau „Întârziere de 30 de zile” pe factură, pe plic dacă o trimiteți prin poștă sau pe subiectul e-mailului dacă o trimiteți electronic. Folosiți o culoare aprinsă, contrastantă.

7. Efectuați un apel telefonic

Un apel telefonic este mai intim decât un e-mail. Forțează clientul să vorbească cu persoana reală pe care o afectează prin neplata facturii sale. Acest lucru vă oferă, de asemenea, oportunitatea de a întreba de ce plata este întârziată și când vă puteți aștepta la ea. S-ar putea să fiți dispus să vă personalizați termenii de plată în funcție de problemele și termenele lor.

8. Permiteți plăți parțiale

Dacă clientul dvs. nu are soldul integral al facturii dvs., cereți-i să plătească o parte din acesta acum și o parte mai târziu. Este mai bine să primiți o parte din bani decât să așteptați întreaga factură. Luați în considerare împărțirea facturii în mai multe rate până când soldul este achitat.

În plus, dacă clientul dvs. plătește ceva, îi este mai greu să respingă factura în instanță dacă va trebui vreodată să-l dați în judecată. Un judecător va întreba: „Dacă factura este invalidă, de ce ați efectuat o plată?”

9. Acceptați plăți cu cardul de credit

Dacă clienții dvs. plătesc de obicei în numerar sau prin cec, veți dori să le permiteți să plătească cu cardul de credit. Această metodă de plată vă asigură plata și face ca datoria să devină problema companiei de carduri de credit.

Din fericire, nu aveți nevoie de propriul acord de comerciant sau de o platformă complexă de comerț electronic pentru a accepta carduri de credit. Cu un instrument simplu precum WP Simple Pay, puteți crea formulare de plată personalizate pentru ca clienții să plătească cu cardul lor. Aceștia pot folosi chiar și portofele de plată moderne precum Apple Pay și Google Pay.

Indiferent dacă folosiți sau nu WP Simple Pay, puteți crea facturi individuale unice sau recurente în tabloul de bord Stripe pentru a le trimite clienților și cumpărătorilor dvs. Aceste facturi sunt găzduite în întregime pe serverele Stripe. Consultați ghidul nostru despre crearea facturilor în Stripe.

Da, cardurile de credit vin cu o mică taxă. Puteți transfera această taxă clienților dvs. sau pur și simplu să suportați costul dvs. Este mai bine decât să nu fiți plătit.

10. Întrerupeți serviciile

Dacă clienții dvs. datorează mai multe facturi și nu ați reușit să îi determinați să plătească, este timpul să îi eliminați. Dacă ofertele dvs. sunt vitale pentru operațiunile lor, vor găsi o modalitate de a-și achita facturile. Dacă nu vă au nevoie suficient de mult pentru a plăti, cel puțin nu veți cheltui mai mulți bani oferind servicii.

Acestea fiind spuse, folosiți-vă judecata aici. Dacă clientul are nevoie de serviciile dvs. pentru a câștiga bani pentru a vă plăti, poate avea sens să continuați să lucrați.

11. Ocoliți contactul dvs.

Dacă clientul dvs. lucrează într-o afacere cu mai mulți angajați și nu răspunde la solicitările dvs. de plată, întrebați pe altcineva din compania lor. Ați putea contacta un manager de contabilitate sau un asociat de conturi de plătit, sau pur și simplu șeful contactului dvs. Informați-i despre lupta dvs. și că, dacă nu pot rezolva problema, veți lua măsuri suplimentare.

12. Trimiteți o scrisoare recomandată

Înainte de a contacta un avocat sau de a intenta o acțiune civilă, ar trebui să trimiteți o scrisoare recomandată cu factura și o explicație a următorilor pași. O scrisoare recomandată creează dovada încercărilor dvs. de a contacta clientul pentru plată. În multe cazuri, această acțiune simplă este suficientă pentru a speria un client și a-l determina să plătească.

13. Trimiteți o scrisoare de notificare de la un avocat

Dacă scrisoarea dvs. recomandată nu a fost suficientă, rugați un avocat să redacteze o scrisoare de notificare împreună cu o copie a facturii. În multe cazuri, vederea antetului unui avocat este suficientă pentru ca clientul dvs. să găsească o modalitate de plată. Aceștia presupun – și pe bună dreptate – că dacă lucrați cu un avocat, următorul pas este un proces formal.

Rețineți că un avocat va percepe o taxă pentru acest serviciu, de obicei bazată pe timpul său. Dacă trebuie să petreacă ore întregi înțelegând contul și termenii dvs. de plată, scrisoarea finală de notificare ar putea fi costisitoare. Aceasta, de obicei, nu este cea mai bună cale pentru o factură mică.

14. Acceptați mai puțin decât se datorează

Dacă un client refuză să vă plătească factura integrală, luați în considerare acceptarea unei sume mai mici decât cea datorată pentru a achita factura completă. Da, acest lucru este dureros, dar ar putea fi *mai dureros* să recuperați întreaga factură.

Rețineți că unii clienți mai puțin onești vă vor ține factura ostatică în speranța că veți accepta mai puțin doar pentru a primi ceva. Dacă credeți că se joacă cu dvs., obțineți imediat o scrisoare de notificare de la un avocat.

15. Luați în considerare finanțarea facturilor

Dacă nu aveți timp, resurse sau înclinația de a urmări o factură neplătită, căutați un serviciu de finanțare a facturilor (numit și factoring de facturi). Acestea sunt companii care vă vor cumpăra facturile neplătite, ceea ce le oferă dreptul de a colecta în locul dvs. Ele au instrumentele și resursele necesare pentru a determina clienții să plătească.

Dacă vă vindeți facturile neplătite, evident, nu veți primi valoarea lor integrală. Serviciul de finanțare a facturilor vă va plăti un procent din factură, bazat pe probabilitatea de colectare. În unele cazuri, prețul este mult mai mic decât ați dori, dar este mai bine decât nimic.

16. Angajați un recuperator de creanțe

Recuperatorii de creanțe urmăresc datoria în numele dvs. Ei iau un procent din orice sumă colectează, dar serviciul merită costul, deoarece sunt *neînduplecați* în acest sens. Vor suna și vor suna până când vor fi plătiți. Oamenii tind să intre în panică atunci când primesc un apel de la un recuperator, deoarece știu că acțiunea legală este chiar după colț.

17. Intentarea unui proces

În funcție de suma pe care o aveți de primit, ar putea merita timpul dvs. să intentati un proces civil. Înainte de a începe, însă, asigurați-vă că aveți o mulțime de documentație referitoare la…

• Serviciile pe care le-ați prestat
• Clientul care a fost de acord cu acele servicii și acele prețuri
• Facturi neplătite
• Încercări de a contacta clientul cu privire la sold

Rețineți că procesele vin cu facturi de avocat, taxe de depunere și taxe de instanță. Acestea se adună rapid. Dar dacă un client *știe* că vă datorează bani, ar putea plăti imediat ce primește documentele de proces.

Din păcate, câștigarea unui proces creează doar o hotărâre judecătorească. Nu garantează că veți fi plătit. După ce câștigați, va trebui să luați măsuri suplimentare, cum ar fi poprirea conturilor clienților dvs., înregistrarea unei ipoteci asupra proprietății acestora sau executarea silită a salariilor acestora.

Nu renunța

Nu vă abandonați încercările de colectare dacă clientul dvs. nu a plătit de ceva timp. Rămâneți politicos și profesionist, dar treceți încet la tactici de colectare mai agresive. Ați prestat servicii. Meritați să fiți plătit. Mult succes!