未払い請求書を回収する方法

完璧な世界では、クライアントは請求書を受け取った瞬間に支払いをしてくれるでしょう。残念ながら、現実はそれほど単純ではありません。支払いの送金を遅らせたり、まったく支払わなかったりするクライアントに悩まされた経験があるかもしれません。

未払い請求書は単なる不便ではありません。時間とお金がかかります。あなたの生活にストレスを生み出します。クライアントへのサービスやビジネスの改善に費やすべき時間を奪います。さらに悪いことに、特にリースや従業員の給与のような多額の経費がある場合、あなたの業務に影響を与える可能性のあるキャッシュフローの問題を引き起こします。

未払い請求書を回収する17の方法

支払いを回収するのに苦労している場合は、これらのヒントが行動計画を立てるのに役立ちます。リストを進むにつれてより積極的になるため、上から始めて下に進んでください。

1. 丁寧なリマインダーから始める

ほとんどのクライアントは、請求書を支払う意思のある正直な人々です。意図的に製品やサービスを盗もうとしたというよりも、クライアントが請求書の支払いを忘れたか、予期せぬ金銭的問題に直面した可能性の方が高いです。したがって、最初の手順は、少しだけ促すことです。

請求書の期日から7日後にクライアントにメッセージを送信します。丁寧で穏やかな方法で支払いをリマインドします。不平を言ったり、彼らが不正だと示唆したりしないでください。すべての支払い詳細を含め、請求書のコピーを添付してください。

2. 良好な記録を維持する

請求書のコピーをファイル（または請求書を作成するために使用するソフトウェアツール）に保存しておく必要があります。削除しないでください。さらに、クライアントの残高に関するすべてのコミュニケーションの試みを文書化してください。これにより、仲裁委員会や少額訴訟裁判所に進む必要がある場合に備えることができます。実際、回収に多くの時間を費やしている場合、それらの時間の補償を得られる可能性があります。

3. 感情をコントロールする

あなたのビジネスはあなたにとって個人的なものなので、クライアントが支払いを拒否した場合、感情をコントロールするのは簡単です。しかし、それは決して役に立ちません。実際、過度に感情的な反応は、クライアントがあなたを無視することを決定するのに十分かもしれません。

メールや電話での会話で、怒りや欲求不満を表に出さないでください。涙、声の大きさ、脅迫を避けてください。常にプロフェッショナルでいてください。

4. 遅延損害金を行使する

支払い条件に、特定の期日後に請求書が支払われなかった場合の遅延損害金が含まれている場合は、それを行使する時です。更新された請求書をクライアントにメールで送信します。新しい請求書に遅延損害金を追加します。

支払い条件に遅延損害金が含まれていない場合、後から追加するのは非倫理的です。しかし、将来のクライアントのために支払い条件を修正する良い時期です。残高のパーセンテージ（2％または3％など）であり、請求書が未払いである月ごとに増加する遅延損害金を含めます。

6. 請求書に「延滞」とマークする

同じ請求書を何度も再送しても、誰も注意を払わないかもしれません。請求書、郵送する場合は封筒、メールの場合は件名に、「延滞」「支払期日超過」「30日遅延」などの緊急性を伝える言葉を追加しましょう。明るく対照的な色を使用してください。

7. 電話をかける

電話はメールよりも親密です。請求書の支払いをしないことで損害を与えている相手と、クライアントに直接話すことを強制します。これにより、支払い遅延の理由といつ支払いが期待できるかを尋ねる機会も得られます。相手の問題やスケジュールに応じて、支払い条件をカスタマイズすることも検討できます。

8. 部分的な支払いを受け入れる

クライアントが請求書の全額を支払えない場合は、一部を今、残りを後で支払うように依頼してください。請求書全額を待つよりも、いくらかでもお金を受け取る方が良いでしょう。残高が支払われるまで、請求書を複数の分割払いに分割することを検討してください。

さらに、クライアントに何かを支払ってもらうことで、訴訟になった場合に裁判で請求書を無効だと主張することが難しくなります。裁判官は「請求書が無効なら、なぜ支払いをしたのですか？」と尋ねるでしょう。

9. クレジットカード決済を受け入れる

クライアントが通常現金または小切手で支払う場合は、クレジットカードでの支払いを受け入れるようにしましょう。この支払い方法は、あなたに支払いをもたらし、借金をクレジットカード会社の負担にします。

幸いなことに、クレジットカードを受け入れるために独自の加盟店契約や複雑なeコマースプラットフォームは必要ありません。WP Simple Payのようなシンプルなツールを使用すれば、クライアントがカードで支払うためのカスタム支払いフォームを作成できます。Apple PayやGoogle Payのような最新の支払いウォレットも利用できます。

WP Simple Payを使用しているかどうかにかかわらず、Stripeダッシュボードで個別の単発または定期的な請求書を作成し、クライアントや顧客に送信できます。これらの請求書はStripeのサーバー上で完全にホストされます。Stripeでの請求書作成に関するガイドをご覧ください。

はい、クレジットカードには少額の手数料がかかります。この手数料をクライアントに転嫁するか、自分で負担するかを選択できます。支払われないよりはましです。

10. サービスの提供を停止する

クライアントが複数の請求書を滞納しており、支払いを促すのに成功していない場合は、関係を断つ時期です。あなたの提供するものが彼らの事業運営に不可欠であれば、彼らは請求書の支払いを追いつかせる方法を見つけるでしょう。支払うほどあなたを必要としていないのであれば、少なくともあなたはサービス提供にこれ以上お金を費やすことはありません。

ただし、ここでは最善の判断を使用してください。クライアントがお金を稼いであなたに支払うためにあなたのサービスを必要としている場合、仕事を続けることが理にかなっているかもしれません。

11. 担当者を迂回する

クライアントが複数の従業員を抱える企業に勤務しており、支払い要求に応じない場合は、その会社の別の人に依頼してください。経理マネージャーや買掛金担当者、または単に担当者の上司に連絡してみてください。あなたの苦境を伝え、問題を解決できない場合は、さらなる措置を講じることを伝えてください。

12. 内容証明郵便を送る

弁護士に連絡したり民事訴訟を起こしたりする前に、請求書と次のステップの説明を添えた内容証明郵便を送るべきです。内容証明郵便は、支払いを求めて顧客に連絡を試みた証拠を作成します。多くの場合、この簡単な行動だけで顧客は支払いを促されます。

13. 弁護士からの督促状を送る

内容証明郵便で十分でなかった場合は、弁護士に請求書のコピーと共に督促状を作成してもらいます。多くの場合、弁護士のレターヘッドを見るだけで、顧客やクライアントは支払い方法を見つけることができます。彼らは、あなたが弁護士と協力しているなら、次のステップは正式な訴訟であると想定し、それは正しいことです。

弁護士はこのサービスに対して料金を請求することに注意してください。通常は時間制です。アカウントと支払い条件を理解するために数時間費やす必要がある場合、最終的な督促状は高額になる可能性があります。これは通常、少額の請求書には最善の方法ではありません。

14. 未払い額より少なくても受け入れる

クライアントが全額の請求を拒否した場合、請求書全体を満足させるために、彼らが負っている額より少なくても受け入れることを検討してください。はい、これは痛みを伴いますが、全額を請求しようとするよりも痛みを伴う可能性があります。

正直でないクライアントの中には、あなたが少しでも受け取ることを期待して、請求書を人質に取る者もいることに注意してください。彼らがあなたをからかっていると思うなら、すぐに弁護士に督促状を出してもらいましょう。

15. 請求書ファイナンスを検討する

未払いの請求書を追跡する時間、リソース、または意欲がない場合は、請求書ファイナンスサービス（請求書ファクタリングとも呼ばれます）を検討してください。これらは、未払いの請求書を買い取り、代わりに回収する権利を得る会社です。彼らはクライアントに支払わせるためのツールとリソースを持っています。

未払いの請求書を売却する場合、当然、その全額を得ることはできません。請求書ファイナンスサービスは、回収の可能性に基づいて請求書の一定の割合を支払います。場合によっては、価格はあなたが望むよりもはるかに低くなりますが、何もないよりはましです。

16. 回収業者を雇う

債権回収業者はあなたの代わりに債務を追跡します。彼らは回収した金額の一部を受け取りますが、そのサービスは執拗であるため、その価値はあります。彼らは支払われるまで何度も電話をかけます。人々は債権回収業者からの電話を受けるとパニックになる傾向があります。なぜなら、法的措置がすぐそこまで来ていることを知っているからです。

17. 訴訟を起こす

請求されている金額によっては、民事訴訟を起こすことが時間の価値があるかもしれません。しかし、始める前に、以下のことに関する十分な文書があることを確認してください…

• 提供したサービス
• クライアントがそれらのサービスと価格に同意したこと
• 未払いの請求書
• 残高についてクライアントに連絡を試みたこと

訴訟には弁護士費用、申立手数料、裁判所費用がかかることに注意してください。これらはすぐに積み重なります。しかし、クライアントがあなたにお金を負っていることを知っていれば、訴訟書類を受け取るとすぐに支払うかもしれません。

残念ながら、法廷で勝訴しても、それは単なる法的判決にすぎません。支払いが保証されるわけではありません。勝訴後、クライアントの口座を差し押さえたり、財産に抵当権を設定したり、給与を差し押さえたりするなど、追加の手続きが必要になります。

諦めないで

クライアントがしばらく支払わない場合でも、回収を諦めないでください。丁寧でプロフェッショナルな態度を保ちつつ、徐々に攻撃的な回収戦術に移行してください。あなたはサービスを提供しました。支払われる権利があります。幸運を祈ります！