Comment faire payer vos clients à temps (sans être impoli)

Rien n'est plus frustrant pour un entrepreneur que des clients qui ne paient pas immédiatement. Vous avez livré le travail à temps. Vous devriez être payé rapidement, vous aussi.

Selon un rapport de Sage, 25 % des paiements effectués aux entreprises arrivent en retard. 40 % des petites et moyennes entreprises subissent des impacts négatifs directs dus aux retards de paiement.

Si un client traîne les pieds pour payer votre facture, vous pourriez être tenté de vous montrer dur. Vos sentiments sont valides, mais se montrer impoli avec un client n'aide pas. Il ressentira votre attitude et prendra tout son temps. Si vous êtes *vraiment* grossier, il pourrait même ne pas se donner la peine de payer.

Il est important de ne pas prendre les retards de paiement personnellement. Vos clients n'essaient probablement pas *intentionnellement* de vous nuire. Ils sont peut-être occupés avec leurs propres clients. Ils ont peut-être des problèmes de trésorerie.

Mais quelle que soit la raison du retard, vous devez toujours prendre des mesures pour que les clients paient à temps. Au lieu de devenir un agent de recouvrement strict, créez un système qui encourage vos clients à payer rapidement. Ces stratégies vous aideront à améliorer votre trésorerie afin que vous puissiez développer votre entreprise.

1. Établissez des relations solides

La meilleure façon de faire payer ses clients à temps est de créer une relation étroite et saine qu'aucune des deux parties ne souhaite rompre. Vous voulez que le client se sente comme un partenaire qui travaille *avec vous*, plutôt qu'une transaction qui achète simplement des choses.

Le psychologue Robert Cialdini a mené une étude intéressante qui a suivi la façon dont les gens réagissaient à une serveuse qui offrait des bonbons en apportant l'addition. Lorsqu'elle en offrait un, ses pourboires augmentaient de 3,3 %. Lorsqu'elle en offrait deux, ses pourboires augmentaient de 14,1 %. Lorsqu'elle en offrait un, repartait, puis revenait en offrir un autre, ses pourboires augmentaient de 21,3 % !

Cela montre que les gens vous récompenseront s'ils pensent que vous avez fait un effort supplémentaire pour eux. Si vous investissez dans vos clients, ils vous le rendront.

Identifiez la ou les personnes clés dans l'entreprise de votre client qui contrôlent la rapidité de votre paiement et rendez-les heureuses. Montrez-leur combien vous appréciez leur entreprise en trouvant des moyens de les satisfaire.

2. Définissez des conditions contractuelles claires

Il est difficile de faire des demandes de paiement basées sur des règles dont vos clients ne sont pas conscients, il est donc important de mettre vos conditions de paiement dans votre contrat ou un autre endroit évident.

Si vous n'utilisez pas de contrats (vous devriez !), décrivez vos conditions dans un e-mail. Insistez pour qu'ils confirment avoir lu l'e-mail en y répondant. Ne commencez pas le travail tant que vous n'avez pas cette confirmation.

3. Soyez payé d'abord

Dans un monde parfait, vous seriez payé pour tout *avant* de le faire. Cependant, de nombreux clients y résistent, car ils ne veulent pas perdre leur levier s'ils ne sont pas satisfaits de votre produit ou service.

Si vous ne parvenez pas à faire payer 100 % de la facture à l'avance à vos clients, demandez un acompte. Dites-leur que vous avez besoin d'un dépôt pour « réserver votre temps » ou « acheter des matériaux » ou tout ce qui a du sens dans le contexte de votre entreprise.

Vous pouvez également diviser vos projets en étapes ou points de contrôle. Par exemple, vous pourriez facturer un tiers du coût d'un projet au début, un tiers à mi-parcours et un tiers à la fin.

Assurez-vous d'informer votre client dès le début de votre relation si vous exigez un acompte ou une structure de facturation particulière.

4. Soyez flexible sur les méthodes de paiement

Un excellent moyen d'inciter les clients à payer à temps est de leur permettre de payer comme ils le souhaitent. Cela peut être plus compliqué pour vous, mais cela vaut la peine pour un flux de trésorerie stable.

Être payé via votre site Web est généralement le plus simple pour tout le monde. Avec Stripe et WP Simple Pay, vous pouvez placer des formulaires en ligne sur votre site pour que les clients paient. Stripe vous permet également d'envoyer des factures avec des boutons de paiement en un clic. Vous bénéficiez également de la détection de fraude.

En parlant de facturation…

6. Utilisez un outil de facturation basé sur le cloud

Ne perdez pas votre temps à créer et à envoyer des factures PDF par e-mail. Utilisez un outil logiciel basé sur le cloud pour envoyer et recevoir des factures, ainsi que pour gérer tous vos besoins comptables.

Lorsque vous recherchez un outil de facturation, vous voulez trois fonctionnalités spécifiques qui vous aideront à faire payer vos clients à temps :

1. La possibilité de créer un modèle avec votre logo, vos coordonnées et des notes spéciales. De cette façon, vous n'avez qu'à saisir les postes pour chaque facture que vous envoyez.
2. La possibilité de définir un calendrier automatique de rappels si le client ne paie pas la facture. Il devrait également calculer automatiquement les frais de retard que vous désignez.
3. La possibilité pour les clients de cliquer sur un lien dans la facture pour payer. De cette façon, ils n'auront pas à aller sur une autre plateforme pour vous envoyer un paiement.

Voici quelques outils de facturation que vous devriez examiner. Cette liste n'est pas exhaustive, vous voudrez donc faire vos propres recherches également.

• Sprout Invoices (plugin WordPress)
• Wave
• Stripe
• Zoho Invoice
• AND CO
• Xero
• FreshBooks
• QuickBooks Online

7. Facturez rapidement et régulièrement

Si vous voulez que vos clients paient leurs factures à temps, vous devez effectivement leur donner la facture. Plus tôt vous envoyez la facture, plus tôt ils peuvent la payer.

Certaines entreprises ont de longs processus d'approbation qui doivent passer par plusieurs départements avant que quelqu'un puisse vous envoyer un chèque ou saisir les détails de leur carte de crédit. Si vous retardez l'envoi de la facture, vous ne faites que retarder ce processus.

Renseignez-vous sur les systèmes de facturation de vos clients lorsque vous commencez à travailler avec eux. Combien de temps faut-il pour payer ? Ont-ils besoin d'informations spéciales sur la facture ou le reçu ? Devez-vous envoyer la facture à d'autres parties ? Obtenir ces détails vous aidera à remplir votre part du processus rapidement et sans erreur.

De plus, vous voudrez facturer au moins une fois par mois. Si un client ne paie pas sa facture dans le mois, envoyez une autre facture. Signalez que le paiement est en retard de 30 jours.

8. Facturez des frais de retard

Un excellent moyen d'inciter les clients à payer à temps est de leur facturer des frais s'ils ne le font pas. C'est très efficace, mais seulement si le client est bien conscient de votre structure de frais.

Examinez vos frais avec le client avant de commencer à travailler. Ne supposez pas que le client lira votre contrat en entier. Décrivez les frais dans un e-mail ou discutez-en par téléphone.

De plus, n’ayez pas peur de faire respecter vos frais. Si vous négligez de facturer des frais de retard sur une facture, le client résistera lorsque vous déciderez de les appliquer. Gardez les choses simples en facturant vos frais chaque fois que votre client ne respecte pas sa date limite de paiement.

Pour de meilleurs résultats, faites de vos frais un pourcentage de la facture. Déclarez une « date limite de paiement » ferme et des frais qui s’accumulent avec le temps. Utilisez un langage comme celui-ci :

« Les factures sont Net 30, ce qui signifie que le paiement est dû dans les 30 jours suivant la date de réception de la facture. Nous facturons des frais de retard de 2 % tous les 30 jours jusqu’à ce que la facture soit payée. »

8. Inciter aux paiements anticipés

Bien que les frais de retard soient un excellent moyen de dissuasion, vous voudrez également essayer un renforcement positif.

Offrez aux clients une petite réduction sur leur prochaine facture pour un paiement anticipé. S’ils paient, par exemple, dans les 48 heures, vous pourriez leur accorder 5 % de réduction sur la prochaine facture.

Cela présente deux avantages. Premièrement, ils paient rapidement pour bénéficier de l’économie. Deuxièmement, le client est susceptible de rester plus longtemps avec vous car il dispose d’un crédit qui n’est pas disponible auprès de l’un de vos concurrents.

9. Proposer des plans de paiement

Certains clients ne paient pas à temps parce qu’ils n’ont pas l’argent nécessaire. Ils peuvent vouloir vous payer, mais ils ont d’autres préoccupations plus urgentes (comme leurs frais généraux et leur masse salariale) à satisfaire avant de pouvoir s’occuper de vous.

Si vous soupçonnez que c’est le cas pour votre client, proposez-lui de payer en plusieurs fois. Trouvez un calendrier qui convient aux deux parties. Vous pouvez mettre en place un système de paiement récurrent ou simplement leur envoyer une facture à des intervalles prédéterminés.

10. Arrêter de travailler

Si vous avez essayé toutes les tactiques ci-dessus et que vous n’avez toujours pas été payé, il est temps d’arrêter de travailler. Ne produisez plus rien et n’envoyez pas ce que vous avez fait.

Faites savoir au client que vous ne pouvez plus travailler tant que vous n’avez pas reçu de paiement. Vous pouvez accepter un paiement partiel pour continuer à travailler, mais c’est à vous de décider. S’ils ont vraiment besoin de votre travail, ils trouveront un moyen de payer car cela leur profite maintenant.

Oui, cette tactique pourrait nuire à votre relation avec le client, mais s’ils ne vous paient pas pour vos produits ou services, ce ne sont pas vraiment des clients.

Développez votre système

Il est frustrant qu’un client ne paie pas à temps. Mais à part un e-mail énergique, il y a peu que vous puissiez faire pour forcer un paiement. Votre meilleure ligne de conduite est d’utiliser les stratégies que nous avons énumérées ci-dessus pour développer un système qui encourage vos clients à payer rapidement.