Comment collecter ces factures impayées

Dans un monde parfait, vos clients vous paieraient dès réception de votre facture. Malheureusement, ce n'est jamais aussi simple. Vous avez probablement eu votre lot de clients qui retardent le paiement ou ne paient pas du tout.

Les factures impayées ne sont pas seulement un inconvénient. Elles coûtent du temps et de l'argent. Elles créent du stress dans votre vie. Elles vous prennent du temps pour servir vos clients et améliorer votre entreprise. Pire encore, elles créent des problèmes de trésorerie qui peuvent affecter vos opérations, surtout si vous avez des dépenses importantes, comme des loyers ou des salaires d'employés.

17 façons de collecter vos factures impayées

Si vous avez du mal à être payé, ces conseils vous aideront à planifier un plan d'action. Ils deviennent plus agressifs au fur et à mesure que vous parcourez la liste, alors commencez en haut et descendez.

1. Commencez par un rappel amical

La plupart des clients sont des personnes honnêtes qui ont l'intention de payer leurs factures. Il est plus probable que votre client ait oublié de payer la facture ou ait rencontré des problèmes financiers inattendus plutôt qu'il ait intentionnellement essayé de vous voler des produits et services. Votre première étape consiste donc à leur donner une petite tape.

Envoyez un message à votre client sept jours après la date d'échéance de la facture. Rappelez-lui de payer de manière amicale et douce. Ne vous plaignez pas et n'insinuez pas qu'il est malhonnête. Incluez tous les détails de paiement et joignez une copie de la facture.

2. Tenez de bons registres

Vous devriez avoir des copies de vos factures à portée de main (ou dans l'outil logiciel que vous utilisez pour les générer). Ne les supprimez pas. De plus, documentez chaque tentative de communication avec vos clients concernant leur solde. Cela vous permet de vous préparer si vous devez comparaître devant un conseil d'arbitrage ou un tribunal des petites créances. En fait, si vous passez beaucoup de temps à essayer de collecter, vous pourriez être indemnisé pour ces heures.

3. Gardez vos émotions sous contrôle

Votre entreprise est personnelle pour vous, donc lorsqu'un client refuse de payer, il est facile de laisser vos émotions prendre le dessus. Mais cela n'aide jamais. En fait, une réponse trop émotionnelle pourrait suffire pour que votre client décide de vous ignorer.

Ne laissez pas votre colère ou votre frustration transparaître dans vos e-mails et conversations téléphoniques. Évitez les larmes, d'élever la voix ou de faire des menaces. Restez professionnel en tout temps.

4. Appliquez vos frais de retard de paiement

Si vos conditions de paiement incluent des frais de retard de paiement si les factures ne sont pas payées après une certaine date, il est temps de les appliquer. Envoyez un e-mail au client avec une facture mise à jour. Sur la nouvelle facture, ajoutez vos frais de retard de paiement.

Si vous n'avez pas de frais de retard de paiement dans vos conditions de paiement, il est contraire à l'éthique d'en ajouter un après coup. Mais c'est le bon moment pour modifier vos conditions de paiement pour les futurs clients. Incluez des frais de retard de paiement qui correspondent à un pourcentage du solde (comme 2 % ou 3 %) et qui augmentent chaque mois où la facture reste impayée.

6. Marquez vos factures « En retard »

Renvoyer la même facture encore et encore n’attirera peut-être l’attention de personne. Ajoutez un langage d’urgence comme « En retard », « Impayé » ou « 30 jours de retard » à la facture, à l’enveloppe si vous l’envoyez par courrier, ou à l’objet de l’e-mail si vous l’envoyez par e-mail. Utilisez une couleur vive et contrastée.

7. Passez un coup de fil

Un appel téléphonique est plus intime qu’un e-mail. Il oblige le client à parler à la personne réelle qu’il blesse en ne payant pas sa facture. Cela vous donne également l’occasion de demander pourquoi le paiement est en retard et quand vous pouvez l’attendre. Vous pourriez être disposé à personnaliser vos conditions de paiement en fonction de leurs problèmes et de leurs délais.

8. Autorisez les paiements partiels

Si votre client n’a pas le solde complet de votre facture, demandez-lui de payer une partie maintenant et une partie plus tard. Il vaut mieux recevoir un peu d’argent que d’attendre la facture complète. Envisagez de diviser la facture en plusieurs versements jusqu’à ce que le solde soit payé.

De plus, le fait que votre client paie quelque chose rend plus difficile pour lui de nier la facture devant un tribunal si vous devez un jour le poursuivre. Un juge demandera : « Si la facture n’est pas valide, pourquoi avez-vous effectué un paiement ? »

9. Acceptez les paiements par carte de crédit

Si vos clients paient généralement en espèces ou par chèque, vous voudrez leur permettre de payer par carte de crédit. Ce mode de paiement vous permet d’être payé et fait de la dette le problème de la société de carte de crédit.

Heureusement, vous n’avez pas besoin de votre propre accord de commerçant ou d’une plateforme de commerce électronique complexe pour accepter les cartes de crédit. Avec un outil simple comme WP Simple Pay, vous pouvez créer des formulaires de paiement personnalisés pour que les clients paient avec leur carte. Ils peuvent même utiliser des portefeuilles de paiement modernes comme Apple Pay et Google Pay.

Que vous utilisiez ou non WP Simple Pay, vous pouvez créer des factures individuelles uniques ou récurrentes dans votre tableau de bord Stripe pour les envoyer à vos clients. Ces factures sont hébergées entièrement sur les serveurs de Stripe. Consultez notre guide sur la création de factures dans Stripe.

Oui, les cartes de crédit entraînent des frais minimes. Vous pouvez les répercuter sur vos clients ou les supporter vous-même. C’est mieux que de ne pas être payé.

10. Cessez vos services

Si vos clients vous doivent plusieurs factures et que vous n’avez pas réussi à les faire payer, il est temps de les couper. Si vos offres sont essentielles à leurs opérations, ils trouveront un moyen de rattraper leurs factures. S’ils n’ont pas assez besoin de vous pour payer, au moins vous ne dépenserez plus d’argent à fournir des services.

Cela dit, faites preuve de bon jugement ici. Si le client a besoin de vos services pour gagner de l’argent afin de vous payer, il peut être judicieux de continuer à travailler.

11. Contournez votre contact

Si votre client travaille dans une entreprise avec plusieurs employés et ne répond pas à vos demandes de paiement, adressez-vous à quelqu’un d’autre dans leur entreprise. Vous pourriez contacter un responsable de la comptabilité ou un associé aux comptes fournisseurs, ou simplement le patron de votre contact. Faites-leur part de votre difficulté et indiquez que s’ils ne peuvent pas résoudre le problème, vous prendrez d’autres mesures.

12. Envoyez une lettre recommandée

Avant de contacter un avocat ou d'intenter une action civile, vous devriez envoyer une lettre recommandée avec la facture et une explication de vos prochaines étapes. Une lettre recommandée prouve vos tentatives de contacter le client pour paiement. Dans de nombreux cas, cette simple action suffit à effrayer un client pour qu'il paie.

13. Envoyer une lettre de mise en demeure par un avocat

Si votre lettre recommandée n'a pas suffi, demandez à un avocat de rédiger une lettre de mise en demeure accompagnée d'une copie de la facture. Dans de nombreux cas, voir l'en-tête d'un avocat suffit pour que votre client trouve un moyen de payer. Ils supposent - et à juste titre - que si vous travaillez avec un avocat, votre prochaine étape est un procès formel.

Gardez à l'esprit qu'un avocat facturera des frais pour ce service, généralement en fonction de son temps. S'il doit passer des heures à comprendre le compte et vos conditions de paiement, la lettre de mise en demeure finale pourrait être coûteuse. Ce n'est généralement pas la meilleure solution pour une petite facture.

14. Accepter moins que le montant dû

Si un client refuse de payer votre facture complète, envisagez d'accepter moins qu'il ne vous doit pour régler la facture entière. Oui, c'est douloureux, mais cela pourrait être plus douloureux de réclamer la totalité de la facture.

Gardez à l'esprit que certains clients malhonnêtes garderont votre facture en otage dans l'espoir que vous accepterez moins juste pour obtenir quelque chose. Si vous pensez qu'ils jouent avec vous, obtenez immédiatement une lettre de mise en demeure d'un avocat.

15. Envisager le financement de factures

Si vous n'avez pas le temps, les ressources ou l'envie de poursuivre une facture impayée, renseignez-vous sur un service de financement de factures (également appelé affacturage). Ce sont des entreprises qui achètent vos factures impayées, ce qui leur donne le droit de les collecter à votre place. Elles ont les outils et les ressources pour faire payer les clients.

Si vous vendez vos factures impayées, vous n'en obtiendrez évidemment pas la pleine valeur. Le service de financement de factures vous paiera un pourcentage de la facture en fonction de la probabilité de recouvrement. Dans certains cas, le prix est bien inférieur à ce que vous aimeriez, mais c'est mieux que rien.

16. Engager un agent de recouvrement

Les agents de recouvrement poursuivent la dette en votre nom. Ils prennent un pourcentage de tout ce qu'ils collectent, mais le service vaut le coût car ils sont implacables à ce sujet. Ils appelleront et appelleront jusqu'à ce qu'ils soient payés. Les gens ont tendance à paniquer lorsqu'ils reçoivent un appel d'un agent de recouvrement car ils savent qu'une action en justice est imminente.

17. Intenter un procès

Selon le montant qui vous est dû, il peut être utile d'intenter une action civile. Avant de commencer, cependant, assurez-vous d'avoir beaucoup de documentation concernant...

• Les services que vous avez fournis
• Le client acceptant ces services et ces prix
• Factures impayées
• Tentatives de contacter le client concernant le solde

Gardez à l'esprit que les procès s'accompagnent de factures d'avocat, de frais de dépôt et de frais de justice. Ils s'accumulent rapidement. Mais si un client sait qu'il vous doit de l'argent, il pourrait payer dès qu'il reçoit les documents du procès.

Malheureusement, gagner un procès ne fait que créer un jugement légal. Cela ne garantit pas que vous serez payé. Après votre victoire, vous devrez prendre des mesures supplémentaires, telles que saisir les comptes de vos clients, déposer une hypothèque sur leurs biens ou saisir leurs salaires.

N'abandonnez pas

N'abandonnez pas vos tentatives de recouvrement si votre client n'a pas payé depuis un certain temps. Restez poli et professionnel, mais passez lentement à des tactiques de recouvrement plus agressives. Vous avez fourni des services. Vous méritez d'être payé. Bonne chance !