So erhalten Sie Zahlungen von Kunden pünktlich (ohne unhöflich zu werden)

Nichts ist für einen Unternehmer frustrierender als Kunden, die nicht sofort bezahlen. Sie haben die Arbeit pünktlich geliefert. Sie sollten auch umgehend bezahlt werden.

Laut einem Bericht von Sage kommen 25 % der Zahlungen an Unternehmen zu spät. 40 % der kleinen und mittleren Unternehmen erleben direkte negative Auswirkungen von verspäteten Zahlungen.

Wenn ein Kunde mit der Bezahlung Ihrer Rechnung zögert, kann es verlockend sein, hart durchzugreifen. Ihre Gefühle sind berechtigt, aber unhöfliches Verhalten gegenüber einem Kunden hilft nicht. Sie werden Ihre Haltung verachten und sich viel Zeit lassen. Wenn Sie wirklich unverschämt sind, bezahlen sie vielleicht gar nicht.

Es ist wichtig, verspätete Zahlungen nicht persönlich zu nehmen. Ihre Kunden versuchen wahrscheinlich nicht absichtlich, Ihnen zu schaden. Sie sind vielleicht mit ihren Kunden beschäftigt. Sie haben vielleicht Probleme mit dem Cashflow.

Aber aus welchem Grund auch immer die Verzögerung eintritt, Sie müssen trotzdem Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Kunden pünktlich bezahlen. Anstatt ein harter Vollstrecker zu werden, bauen Sie ein System auf, das Ihre Kunden ermutigt, pünktlich zu bezahlen. Diese Strategien helfen Ihnen, Ihren Cashflow zu verbessern, damit Sie Ihr Geschäft ausbauen können.

1. Bauen Sie starke Beziehungen auf

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Kunden pünktlich bezahlen, ist die Schaffung einer engen, gesunden Beziehung, die keine der Parteien brechen möchte. Sie möchten, dass sich der Kunde wie ein Partner fühlt, der mit Ihnen zusammenarbeitet, und nicht wie eine Transaktion, die einfach Dinge kauft.

Der Psychologe Robert Cialdini führte eine interessante Studie durch, die verfolgte, wie Menschen auf eine Kellnerin reagierten, die beim Servieren der Rechnung Süßigkeiten anbot. Als sie ein Stück anbot, stiegen ihre Trinkgelder um 3,3 %. Als sie zwei Stück anbot, stiegen ihre Trinkgelder um 14,1 %. Als sie eines anbot, ging, und kam zurück, um ein weiteres anzubieten, stiegen ihre Trinkgelder um 21,3 %!

Das zeigt, dass Menschen Sie belohnen werden, wenn sie glauben, dass Sie sich für sie ins Zeug gelegt haben. Wenn Sie in Ihre Kunden investieren, werden sie sich revanchieren.

Identifizieren Sie die Schlüsselperson (oder Personen) in der Firma Ihres Kunden, die kontrollieren, wie schnell Sie bezahlt werden, und machen Sie sie glücklich. Zeigen Sie ihnen, wie sehr Sie ihr Geschäft schätzen, indem Sie Wege finden, sie zu begeistern.

2. Legen Sie klare Vertragsbedingungen fest

Es ist schwierig, Zahlungsaufforderungen auf der Grundlage von Regeln zu stellen, die Ihren Kunden nicht bekannt sind. Daher ist es wichtig, Ihre Zahlungsbedingungen in Ihrem Vertrag oder an einem anderen offensichtlichen Ort festzuhalten.

Wenn Sie keine Verträge verwenden (sollten Sie aber!), legen Sie Ihre Bedingungen in einer E-Mail dar. Bestehen Sie darauf, dass sie bestätigen, dass sie die E-Mail gelesen haben, indem sie darauf antworten. Beginnen Sie nicht mit der Arbeit, bevor Sie diese Bestätigung erhalten haben.

3. Bezahlt werden Sie zuerst

In einer perfekten Welt würden Sie für alles bezahlt werden, bevor Sie es tun. Viele Kunden wehren sich jedoch dagegen, weil sie ihren Einfluss nicht verlieren wollen, wenn sie mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung nicht zufrieden sind.

Wenn Sie Ihre Kunden nicht dazu bringen können, 100 % der Rechnung im Voraus zu bezahlen, bitten Sie um eine Anzahlung. Sagen Sie ihnen, dass Sie eine Anzahlung benötigen, um „Ihre Zeit zu reservieren“ oder „Materialien zu kaufen“ oder was auch immer im Kontext Ihres Unternehmens sinnvoll ist.

Sie können Ihre Projekte auch in Meilensteine oder Kontrollpunkte unterteilen. Zum Beispiel könnten Sie zu Beginn eines Projekts ein Drittel der Kosten in Rechnung stellen, ein Drittel auf halbem Weg und ein Drittel am Ende.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kunden zu Beginn Ihrer Beziehung darüber informieren, ob Sie eine Anzahlung oder eine besondere Rechnungsstruktur benötigen.

4. Seien Sie flexibel bei den Zahlungsmethoden

Eine gute Möglichkeit, Kunden dazu zu bringen, pünktlich zu bezahlen, ist, ihnen die Bezahlung zu ermöglichen, wie sie möchten. Das mag für Sie komplizierter sein, aber es lohnt sich für einen stetigen Cashflow.

Die Bezahlung über Ihre Website ist in der Regel für alle am einfachsten. Mit Stripe und WP Simple Pay können Sie Online-Formulare auf Ihrer Website platzieren, über die Kunden bezahlen können. Stripe ermöglicht es Ihnen auch, Rechnungen mit Ein-Klick-Zahlungsschaltflächen zu senden. Sie erhalten auch Betrugserkennung.

Apropos Rechnungsstellung...

5. Verwenden Sie ein Cloud-basiertes Rechnungsstellungstool

Verschwenden Sie keine Zeit mit der Erstellung und dem Versand von PDF-Rechnungen. Verwenden Sie ein cloudbasiertes Softwaretool, um Rechnungen zu senden und zu empfangen und alle Ihre Buchhaltungsanforderungen zu erfüllen.

Wenn Sie nach einem Rechnungsstellungstool suchen, benötigen Sie drei spezielle Funktionen, die Ihnen helfen, Kunden dazu zu bringen, pünktlich zu bezahlen:

1. Die Möglichkeit, eine Vorlage mit Ihrem Logo, Ihren Kontaktdaten und besonderen Hinweisen zu erstellen. So müssen Sie nur noch die einzelnen Posten für jede Rechnung eingeben, die Sie senden.
2. Die Möglichkeit, einen automatischen Erinnerungsplan einzurichten, wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt. Es sollte auch automatisch die von Ihnen festgelegten Verzugsgebühren berechnen.
3. Die Möglichkeit für Kunden, auf einen Link in der Rechnung zu klicken, um zu bezahlen. So müssen sie keine andere Plattform aufsuchen, um Ihnen eine Zahlung zu senden.

Hier sind einige Rechnungsstellungstools, die Sie sich ansehen sollten. Diese Liste ist nicht vollständig, daher sollten Sie auch Ihre eigene Recherche durchführen.

• Sprout Invoices (WordPress-Plugin)
• Wave
• Stripe
• Zoho Invoice
• AND CO
• Xero
• FreshBooks
• QuickBooks Online

6. Rechnungen schnell und regelmäßig stellen

Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden ihre Rechnungen pünktlich bezahlen, müssen Sie ihnen die Rechnung tatsächlich zusenden. Je früher Sie die Rechnung senden, desto eher können sie sie bezahlen.

Einige Unternehmen haben lange Genehmigungsprozesse, die mehrere Abteilungen durchlaufen müssen, bevor jemand Ihnen einen Scheck schicken oder seine Kreditkartendaten eingeben kann. Wenn Sie mit dem Versand der Rechnung warten, verzögern Sie nur diesen Prozess.

Erkundigen Sie sich bei Ihren Kunden nach deren Rechnungsstellungssystemen, wenn Sie mit ihnen zu arbeiten beginnen. Wie lange brauchen sie zum Bezahlen? Benötigen sie spezielle Informationen auf der Rechnung oder Quittung? Sollten Sie die Rechnung an andere Parteien senden? Wenn Sie diese Details erfahren, können Sie Ihren Teil des Prozesses schnell und fehlerfrei erledigen.

Darüber hinaus sollten Sie mindestens monatlich Rechnungen stellen. Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht innerhalb eines Monats bezahlt, senden Sie eine weitere Rechnung. Weisen Sie darauf hin, dass die Zahlung 30 Tage überfällig ist.

7. Verzugsgebühren berechnen

Eine gute Möglichkeit, Kunden dazu zu bringen, pünktlich zu bezahlen, ist, ihnen eine Gebühr zu berechnen, wenn sie es nicht tun. Das ist sehr effektiv, aber nur, wenn der Kunde seine Gebührenstruktur genau kennt.

Besprechen Sie Ihre Gebühren mit dem Kunden, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Kunde Ihren Vertrag vollständig liest. Fassen Sie die Gebühren in einer E-Mail zusammen oder besprechen Sie sie telefonisch.

Scheuen Sie sich außerdem nicht, Ihre Gebühren durchzusetzen. Wenn Sie es versäumen, für eine Rechnung eine Verzugsgebühr zu berechnen, wird der Kunde Widerstand leisten, wenn Sie sich doch entscheiden, diese anzuwenden. Halten Sie die Dinge einfach, indem Sie Ihre Gebühren jedes Mal berechnen, wenn Ihr Kunde seine Zahlungsfrist nicht einhält.

Machen Sie Ihre Gebühren am besten zu einem Prozentsatz der Rechnung. Legen Sie ein festes „Fälligkeitsdatum“ und eine Gebühr fest, die sich im Laufe der Zeit ansammelt. Verwenden Sie Formulierungen wie diese:

„Rechnungen sind Netto 30, was bedeutet, dass die Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung fällig ist. Wir berechnen eine Verzugsgebühr von 2 % alle 30 Tage, bis die Rechnung bezahlt ist.“

8. Frühzahlungen Anreizen

Während Verzugsgebühren eine gute negative Verstärkung sind, möchten Sie auch eine positive Verstärkung versuchen.

Bieten Sie Kunden einen kleinen Rabatt auf ihre nächste Rechnung für frühzeitige Zahlung an. Wenn sie beispielsweise innerhalb von 48 Stunden bezahlen, können Sie ihnen 5 % Rabatt auf die nächste Rechnung geben.

Dies hat zwei Vorteile. Erstens bezahlen sie schnell, um die Ersparnisse zu sichern. Zweitens ist der Kunde eher bereit, bei Ihnen zu bleiben, da er ein Guthaben hat, das bei keinem Ihrer Wettbewerber verfügbar ist.

9. Zahlungspläne Anbieten

Einige Kunden zahlen nicht pünktlich, weil sie das Geld nicht zusammen haben. Sie möchten Sie vielleicht bezahlen, aber sie haben andere dringendere Anliegen (wie ihre Gemeinkosten und Lohnabrechnungen), die sie zuerst erfüllen müssen, bevor sie sich Ihnen zuwenden können.

Wenn Sie vermuten, dass dies bei Ihrem Kunden der Fall ist, bieten Sie an, sie in Raten bezahlen zu lassen. Finden Sie einen Zeitplan, der für beide Seiten funktioniert. Sie können ein wiederkehrendes Zahlungssystem einrichten oder ihnen einfach in vordefinierten Intervallen eine Rechnung stellen.

10. Arbeit Einstellen

Wenn Sie alle oben genannten Taktiken ausprobiert haben und immer noch kein Geld erhalten, ist es Zeit, die Arbeit einzustellen. Produzieren Sie nichts mehr und senden Sie nichts von dem, was Sie getan haben, weiter.

Teilen Sie dem Kunden mit, dass Sie nicht mehr arbeiten können, bis Sie eine Zahlung erhalten. Sie können eine Teilzahlung akzeptieren, um weiterzuarbeiten, aber das liegt an Ihnen. Wenn sie Ihre Arbeit wirklich brauchen, werden sie einen Weg finden zu bezahlen, weil es ihnen jetzt nützt.

Ja, diese Taktik könnte Ihre Beziehung zum Kunden belasten, aber wenn sie Sie nicht für Ihre Produkte oder Dienstleistungen bezahlen, sind sie eigentlich keine Kunden.

Entwickeln Sie Ihr System

Es ist frustrierend, wenn ein Kunde nicht pünktlich bezahlt. Aber abgesehen von einer nachdrücklichen E-Mail können Sie wenig tun, um eine Zahlung zu erzwingen. Ihr bester Ansatz ist es, die von uns aufgeführten Strategien zu verwenden, um ein System zu entwickeln, das Ihre Kunden ermutigt, pünktlich zu bezahlen.