So ziehen Sie diese unbezahlten Rechnungen ein

In einer perfekten Welt würden Ihre Kunden Sie sofort bezahlen, wenn sie Ihre Rechnung erhalten. Leider ist es nie so einfach. Sie hatten wahrscheinlich schon genug Kunden, die die Zahlung verzögern oder gar nicht bezahlen.

Unbezahlte Rechnungen sind nicht nur eine Unannehmlichkeit. Sie kosten Zeit und Geld. Sie verursachen Stress in Ihrem Leben. Sie nehmen Ihnen Zeit, um Ihre Kunden zu bedienen und Ihr Geschäft zu verbessern. Schlimmer noch – sie verursachen Cashflow-Probleme, die Ihre Abläufe beeinträchtigen können, insbesondere wenn Sie erhebliche Ausgaben haben, wie Mieten oder Gehälter für Mitarbeiter.

17 Wege, Ihre unbezahlten Rechnungen einzuziehen

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, bezahlt zu werden, helfen Ihnen diese Tipps bei der Planung einer Vorgehensweise. Sie werden im Laufe der Liste aggressiver, also beginnen Sie oben und arbeiten Sie sich nach unten.

1. Beginnen Sie mit einer freundlichen Erinnerung

Die meisten Kunden sind ehrliche Menschen, die ihre Rechnungen bezahlen wollen. Es ist wahrscheinlicher, dass Ihr Kunde vergessen hat, die Rechnung zu bezahlen, oder unerwartete Geldprobleme hatte, als dass er absichtlich versucht hat, Produkte und Dienstleistungen von Ihnen zu stehlen. Ihr erster Schritt ist daher, ihm einen kleinen Anstoß zu geben.

Senden Sie Ihrem Kunden sieben Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung eine Nachricht. Erinnern Sie ihn auf freundliche und sanfte Weise an die Zahlung. Beschweren Sie sich nicht und implizieren Sie nicht, dass er unehrlich ist. Fügen Sie alle Zahlungsdetails bei und fügen Sie eine Kopie der Rechnung bei.

2. Führen Sie gute Aufzeichnungen

Sie sollten Kopien Ihrer Rechnungen aufbewahren (oder in dem Software-Tool, das Sie zur Erstellung verwenden). Löschen Sie sie nicht. Dokumentieren Sie außerdem jeden Versuch, mit Ihren Kunden über deren Saldo zu kommunizieren. So sind Sie vorbereitet, falls Sie vor ein Schiedsgericht oder ein Kleinbürgergericht ziehen müssen. Tatsächlich können Sie, wenn Sie viel Zeit mit dem Einzug verbringen, möglicherweise eine Entschädigung für diese Stunden erhalten.

3. Behalten Sie Ihre Emotionen im Griff

Ihr Geschäft ist Ihnen persönlich wichtig, daher ist es leicht, die Kontrolle über Ihre Emotionen zu verlieren, wenn ein Kunde sich weigert zu zahlen. Aber das hilft nie. Tatsächlich könnte eine übermäßig emotionale Reaktion ausreichen, damit Ihr Kunde beschließt, Sie einfach zu ignorieren.

Lassen Sie Ihre Wut oder Frustration nicht in Ihren E-Mails und Telefongesprächen durchscheinen. Vermeiden Sie Tränen, lautes Sprechen oder Drohungen. Bleiben Sie jederzeit professionell.

4. Erzwingen Sie Ihre Mahngebühr

Wenn Ihre Zahlungsbedingungen eine Mahngebühr enthalten, falls Rechnungen nach einem bestimmten Datum nicht bezahlt werden, ist es an der Zeit, diese durchzusetzen. Senden Sie dem Kunden eine E-Mail mit einer aktualisierten Rechnung. Fügen Sie auf der neuen Rechnung Ihre Mahngebühr hinzu.

Wenn Sie keine Mahngebühr in Ihren Zahlungsbedingungen haben, ist es unethisch, eine nachträglich hinzuzufügen. Aber jetzt ist ein guter Zeitpunkt, Ihre Zahlungsbedingungen für zukünftige Kunden zu ändern. Fügen Sie eine Mahngebühr hinzu, die ein Prozentsatz des Saldos ist (wie 2 % oder 3 %) und jeden Monat steigt, in dem die Rechnung unbezahlt bleibt.

6. Kennzeichnen Sie Ihre Rechnungen als „überfällig“

Das wiederholte Versenden derselben Rechnung wird vielleicht niemandes Aufmerksamkeit erregen. Fügen Sie dringende Formulierungen wie „Überfällig“, „Zahlung überfällig“ oder „30 Tage überfällig“ zur Rechnung, auf den Umschlag, wenn Sie sie per Post versenden, oder zum Betreff der E-Mail, wenn Sie sie per E-Mail versenden, hinzu. Verwenden Sie eine helle, kontrastierende Farbe.

7. Rufen Sie an

Ein Anruf ist persönlicher als eine E-Mail. Er zwingt den Kunden, mit der echten Person zu sprechen, die er durch Nichtbezahlung seiner Rechnung verletzt. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit zu fragen, warum die Zahlung verspätet ist und wann Sie sie erwarten können. Möglicherweise sind Sie bereit, Ihre Zahlungsbedingungen je nach Problemen und Zeitplänen anzupassen.

8. Teilzahlungen zulassen

Wenn Ihr Kunde nicht den vollen Rechnungsbetrag hat, bitten Sie ihn, einen Teil davon jetzt und einen Teil später zu bezahlen. Es ist besser, etwas Geld zu erhalten, als auf die vollständige Rechnung zu warten. Erwägen Sie, die Rechnung in mehrere Raten aufzuteilen, bis der Saldo bezahlt ist.

Außerdem macht es dem Kunden schwerer, die Rechnung vor Gericht anzufechten, wenn Sie ihn jemals verklagen müssen, wenn er etwas bezahlt. Ein Richter wird fragen: „Wenn die Rechnung ungültig ist, warum haben Sie dann eine Zahlung geleistet?“

9. Kreditkartenzahlungen akzeptieren

Wenn Ihre Kunden normalerweise per Bargeld oder Scheck bezahlen, sollten Sie ihnen erlauben, mit Kreditkarte zu bezahlen. Diese Zahlungsmethode sorgt dafür, dass Sie bezahlt werden und macht die Schuld zum Problem des Kreditkartenunternehmens.

Glücklicherweise benötigen Sie keine eigene Händlervereinbarung oder eine komplexe E-Commerce-Plattform, um Kreditkarten zu akzeptieren. Mit einem einfachen Tool wie WP Simple Pay können Sie benutzerdefinierte Zahlungsformulare erstellen, mit denen Kunden mit ihrer Karte bezahlen können. Sie können sogar moderne Zahlungs-Wallets wie Apple Pay und Google Pay verwenden.

Unabhängig davon, ob Sie WP Simple Pay verwenden oder nicht, können Sie in Ihrem Stripe-Dashboard einzelne einmalige oder wiederkehrende Rechnungen erstellen, die Sie an Ihre Kunden und Klienten senden. Diese Rechnungen werden vollständig auf den Servern von Stripe gehostet. Schauen Sie sich unseren Leitfaden zum Erstellen von Rechnungen in Stripe an.

Ja, Kreditkarten sind mit einer geringen Gebühr verbunden. Sie können diese Gebühr an Ihre Kunden weitergeben oder die Kosten selbst tragen. Es ist besser, als nicht bezahlt zu werden.

10. Stellen Sie Ihre Dienste ein

Wenn Ihre Kunden mehrere Rechnungen schulden und Sie sie nicht dazu bringen konnten zu zahlen, ist es an der Zeit, sie abzuschneiden. Wenn Ihre Angebote für ihren Betrieb unerlässlich sind, werden sie einen Weg finden, ihre Rechnungen zu begleichen. Wenn sie Sie nicht dringend genug brauchen, um zu bezahlen, werden Sie zumindest kein Geld mehr für die Erbringung von Dienstleistungen ausgeben.

Das gesagt, nutzen Sie hier Ihr bestes Urteilsvermögen. Wenn der Kunde Ihre Dienste benötigt, um Geld zu verdienen, um Sie zu bezahlen, kann es sinnvoll sein, weiterzuarbeiten.

11. Umgehen Sie Ihren Kontakt

Wenn Ihr Kunde in einem Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern arbeitet und nicht auf Ihre Zahlungsaufforderungen reagiert, wenden Sie sich an eine andere Person in seinem Unternehmen. Sie könnten einen Buchhaltungsmanager oder einen Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung kontaktieren oder einfach den Vorgesetzten Ihres Kontakts. Informieren Sie sie über Ihre Schwierigkeiten und dass Sie weitere Schritte unternehmen werden, wenn sie das Problem nicht lösen können.

12. Senden Sie ein Einschreiben

Bevor Sie einen Anwalt kontaktieren oder eine Zivilklage einreichen, sollten Sie einen eingeschriebenen Brief mit der Rechnung und einer Erklärung Ihrer nächsten Schritte senden. Ein eingeschriebener Brief schafft einen Nachweis über Ihre Bemühungen, den Kunden zur Zahlung zu kontaktieren. In vielen Fällen reicht diese einfache Maßnahme aus, um einen Kunden zur Zahlung zu bewegen.

13. Mahnung durch einen Anwalt versenden

Wenn Ihr eingeschriebener Brief nicht ausreichte, lassen Sie einen Anwalt ein Mahnschreiben zusammen mit einer Kopie der Rechnung verfassen. In vielen Fällen reicht die Briefkopfzeile eines Anwalts aus, damit Ihr Kunde einen Weg zur Zahlung findet. Er geht davon aus – und das zu Recht –, dass Ihr nächster Schritt eine formelle Klage ist, wenn Sie mit einem Anwalt zusammenarbeiten.

Beachten Sie, dass ein Anwalt für diese Dienstleistung eine Gebühr berechnet, die in der Regel auf seiner Zeit basiert. Wenn er Stunden damit verbringen muss, das Konto und Ihre Zahlungsbedingungen zu verstehen, kann das endgültige Mahnschreiben teuer werden. Dies ist in der Regel keine gute Vorgehensweise für eine kleine Rechnung.

14. Weniger als geschuldet akzeptieren

Wenn ein Kunde sich weigert, Ihre vollständige Rechnung zu bezahlen, ziehen Sie in Erwägung, weniger als den geschuldeten Betrag zu akzeptieren, um die vollständige Rechnung zu begleichen. Ja, das ist schmerzhaft, aber es könnte *schmerzhafter* sein, die gesamte Rechnung einzufordern.

Beachten Sie, dass einige weniger ehrliche Kunden Ihre Rechnung als Geisel halten werden, in der Hoffnung, dass Sie weniger akzeptieren, nur um etwas zu bekommen. Wenn Sie glauben, dass sie mit Ihnen spielen, holen Sie sich sofort ein Mahnschreiben von einem Anwalt.

15. Rechnungsfinanzierung in Anspruch nehmen

Wenn Sie nicht die Zeit, die Ressourcen oder die Neigung haben, einer unbezahlten Rechnung nachzugehen, informieren Sie sich über einen Rechnungsfinanzierungsdienst (auch Factoring genannt). Dies sind Unternehmen, die Ihre unbezahlten Rechnungen kaufen und das Recht erhalten, diese einzutreiben. Sie verfügen über die Werkzeuge und Ressourcen, um Kunden zur Zahlung zu bewegen.

Wenn Sie Ihre unbezahlten Rechnungen verkaufen, erhalten Sie offensichtlich nicht deren vollen Wert. Der Rechnungsfinanzierungsdienst zahlt Ihnen einen Prozentsatz der Rechnung, basierend auf der Wahrscheinlichkeit der Eintreibung. In einigen Fällen ist der Preis deutlich geringer, als Sie es sich wünschen würden, aber es ist besser als nichts.

16. Inkassobüro beauftragen

Inkassobüros verfolgen die Schuld in Ihrem Namen. Sie nehmen einen Prozentsatz von allem, was sie einziehen, aber der Dienst ist die Kosten wert, weil sie *unermüdlich* dabei sind. Sie werden immer wieder anrufen, bis sie bezahlt werden. Menschen neigen dazu, in Panik zu geraten, wenn sie einen Anruf von einem Inkassobüro erhalten, weil sie wissen, dass rechtliche Schritte unmittelbar bevorstehen.

17. Klage einreichen

Abhängig davon, wie viel Ihnen geschuldet wird, kann es sich lohnen, eine Zivilklage einzureichen. Bevor Sie jedoch beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichend Dokumentation bezüglich... verfügen.

• Der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen
• Die Zustimmung des Kunden zu diesen Dienstleistungen und Preisen
• Rechnungen, die unbezahlt sind
• Versuche, den Kunden wegen des Saldos zu kontaktieren

Beachten Sie, dass Klagen mit Anwaltsrechnungen, Gerichtsgebühren und Gerichtskosten verbunden sind. Diese summieren sich schnell. Aber wenn ein Kunde *weiß*, dass er Ihnen Geld schuldet, zahlt er möglicherweise, sobald er die Klageschrift erhält.

Leider führt ein gewonnener Rechtsstreit nur zu einem Urteil. Er garantiert nicht, dass Sie bezahlt werden. Nach Ihrem Sieg müssen Sie zusätzliche Schritte unternehmen, wie z. B. die Pfändung der Konten Ihrer Mandanten, die Eintragung einer Zwangshypothek auf deren Eigentum oder die Lohnpfändung.

Gib nicht auf

Geben Sie Ihre Beitreibungsversuche nicht auf, wenn Ihr Mandant eine Weile nicht bezahlt hat. Bleiben Sie höflich und professionell, aber gehen Sie langsam zu aggressiveren Eintreibungstaktiken über. Sie haben Dienstleistungen erbracht. Sie verdienen es, bezahlt zu werden. Viel Glück!