10 Komponenten & Best Practices für eine perfekte E-Mail-Quittung

Die E-Mail-Quittung ist eine der wichtigsten Komponenten einer Online-Transaktion. Es steht außer Frage, dass Sie jede Transaktion mit einem an Ihren Kunden gesendeten Beleg abschließen müssen, wenn Sie Zahlungen über Ihre Website abwickeln möchten.

Aber während die meisten Unternehmen Quittungen verwenden, vernachlässigen sie oft wichtige Informationen. Sie versäumen es auch, die E-Mail zu nutzen, um einen guten Eindruck bei ihrem Kunden zu hinterlassen, den Kundenservice zu optimieren und mehr Umsatz zu generieren.

In diesem Beitrag möchten wir darüber sprechen, was eine perfekte E-Mail-Quittung ausmacht. Aber zuerst wollen wir uns ansehen, warum wir überhaupt Quittungen versenden.

Warum versenden Sie eine E-Mail-Quittung?

E-Mail-Quittungen sind wichtig, weil jeder sie liest. Sie haben die höchste Öffnungsrate aller E-Mails, die Sie Ihren Kunden senden – fast 71 %!

Der einfachste Zweck einer E-Mail-Quittung ist es, den Käufer darüber zu informieren, dass Sie seine Zahlung erhalten haben. Sie gibt dem Käufer die Gewissheit, dass er seine Seite der Transaktion ordnungsgemäß abgeschlossen hat und Sie mit Ihrem Teil fortfahren werden.

Eine Quittung schafft auch einen Nachweis. Es ist etwas, das Ihr Kunde verwenden kann, wenn er jemals eine Transaktion mit Ihnen bestreiten muss oder für ein Gericht (obwohl wir hoffen, dass es nie so weit kommt).

Quittungen sind besonders wichtig, wenn der Kunde ein Unternehmen ist. Sie möchten die Quittung verwenden, um die Transaktion zu verbuchen und die Ausgabe abzuschreiben. Wenn der Kauf von einem Mitarbeiter für ein Unternehmen getätigt wurde, möchte dieser Mitarbeiter ihn als Nachweis für seinen Spesenbericht verwenden.

Und wenn – aus irgendeinem Grund – Ihr Käufer befürchtet, dass Sie Ihre Verpflichtungen nicht erfüllen würden, kann eine E-Mail-Quittung ihm ein sichereres Gefühl bei der Transaktion geben.

Was passiert, wenn Sie keine E-Mail-Quittungen versenden?

Das Vernachlässigen von Quittungen wird wahrscheinlich keine großen Auswirkungen auf Ihre Konversionsrate haben, aber es wird Ihre Kunden mit Sicherheit verwirren. Sie werden mehr Support-Tickets einreichen oder mehr E-Mails mit Anfragen zu ihrem Kauf senden.

Aber E-Mail-Quittungen sind nicht nur Kaufbelege. Sie sind auch Gelegenheiten, stärkere Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen und mehr Verkäufe zu tätigen.

Sollten Sie eine E-Mail-Quittung anpassen?

Alle gängigen Zahlungsabwickler wie Stripe ermöglichen es Ihnen, eine automatische E-Mail-Quittung zu senden, sobald die Zahlung erfolgt ist.

Der Nachteil ist, dass die Anpassungsoption für die Standard-Zahlungsquittung begrenzt ist. Sie konnten nur wenige Quittungselemente anpassen, wie Logo, Markenfarbe, Sprache usw.

Wenn Sie jedoch das WP Simple Pay Plugin verwenden, um Stripe-Zahlungen auf Ihrer WordPress-Website zu akzeptieren, können Sie jedes einzelne Detail Ihrer E-Mail-Quittung anpassen.

WP Simple Pay verfügt über eine Standard-E-Mail-Quittung, die nach erfolgreichen Zahlungen automatisch E-Mails versendet. Das bedeutet, wenn Sie kleinere Änderungen an der Standardquittung vornehmen möchten, müssen Sie nur zur E-Mail-Quittungsseite in WP Simple Pay gehen und sie nach Ihren Wünschen bearbeiten. Es dauert nur etwa eine Minute, die Quittung anzupassen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Stripe-E-Mail-Belege in WordPress anpassen.

Was gehört in eine E-Mail-Quittung?

Transaktions-E-Mails wie Quittungen können tatsächlich recht komplex sein. Es gibt viele Informationen, die enthalten sein müssen, aber Sie möchten die Dinge trotzdem kurz halten. Lassen Sie uns alles durchgehen, was Sie in Ihre E-Mail-Quittungen aufnehmen sollten.

1. Eine klare und eindeutige Betreffzeile

Bei Werbe-E-Mails lohnt es sich, mit Ihren Betreffzeilen clever und ansprechend zu sein. Aber das gilt nicht für Transaktions-E-Mails. Wenn Sie eine E-Mail-Quittung senden, sollte die Betreffzeile klar, einfach und schlicht sein.

Was sollten Sie in die Betreffzeile einer E-Mail-Quittung aufnehmen? Einige davon:

• Der Name des Produkts/der Dienstleistung, das/die sie gekauft haben
• Der Grund, zu dem sie gespendet haben
• Wie viel sie ausgegeben oder gespendet haben
• Die Wörter „Quittung“ oder „Rechnung“ oder ähnliches
• Die Rechnungs- oder Bestellnummer

Manche Unternehmen möchten ihren Namen in die Betreffzeile aufnehmen, aber das ist redundant. Der Empfänger hat Ihren Namen bereits im „Von“-Feld.

2. Ein aufrichtiges „Danke“

Dies ist eine oft übersehene Komponente einer E-Mail-Quittung, aber je nach Kunde ist sie vielleicht die wichtigste.

Bei einer persönlichen Transaktion würden Sie sich instinktiv bei Ihrem Kunden bedanken. Aber diese Gelegenheit haben Sie nicht, wenn ein Kunde über Ihre Website bezahlt. Stellen Sie sicher, dass Sie sich an irgendeiner Stelle Ihrer Quittung „bedanken“, idealerweise am Anfang.

Diese Chewy-Quittung leistet hervorragende Arbeit, indem sie ihr „Danke“ in den Vordergrund stellt.

3. Abrechnungsinformationen

Fügen Sie einige Informationen in die E-Mail-Quittung auf, wie Sie dem Kunden die Rechnung gestellt haben. Dies ist eine Erinnerung für ihn. Sie sollten die Karte angeben, die Sie belastet haben („Ihre Mastercard mit der Endung 1234“), das Datum, an dem die Karte belastet wurde, und den Namen auf der Karte.

Wenn Ihr Firmenname auf der Kreditkartenabrechnung anders aussieht (vielleicht sind Sie unter einem DBA bekannt, aber Ihre Kreditkartenverarbeitung verwendet Ihren echten Firmennamen, oder Sie verwenden ein Drittanbieter-Abrechnungssystem), erwähnen Sie dies auf der Quittung. Sagen Sie etwas Einfaches wie „Sie sehen diese Abbuchung unter dem Namen Acme LLC auf Ihrer Abrechnung.“

WP Simple Pay ermöglicht es Ihnen, jedes Detail in Ihrer Quittung dynamisch mithilfe von Smart-Tags anzuzeigen. Hier sind alle Standard-Smart-Tags, die Sie verwenden können, um Abrechnungsinformationen dynamisch anzuzeigen.

• {form-title} – Der Titel des Formulars.
• {form-description} – Die Beschreibung des Formulars.
• {total-amount} – Der Gesamtpreis der Zahlung.
• {customer-name} – Der Wert des Namensfeldes im Formular.
• {charge-date} – Das von Stripe zurückgegebene Abbuchungsdatum.
• {charge-id} – Die eindeutige von Stripe zurückgegebene Abbuchungs-ID.
• {payment-type} – Die Art der Zahlung (einmalig oder wiederkehrend).
• {card-brand} – Die Marke der verwendeten Karte. Visa, Amex usw.
• {card-last4} – Die letzten vier Ziffern der verwendeten Karte.
• {tax-amount} – Der berechnete Steuerbetrag basierend auf dem Gesamtbetrag und der Einstellung des Steuersatzes.
• {recurring-amount} – Der wiederkehrende Betrag, der für jede Periode des Abonnementplans berechnet wird.
• {max-charges} – Die Gesamtzahl der maximalen Abbuchungen, die für einen Ratenzahlungsplan festgelegt wurden.
• {next-invoice-date} – Das Datum, an dem die nächste Rechnung fällig ist.
• {update-payment-method-url} – URL zur Aktualisierung der Zahlungsmethode des Abonnements.

Weitere Details finden Sie in dieser Anleitung: Erstellen einer benutzerdefinierten Zahlungsquittung in WordPress für Stripe

4. Versandinformationen

Wenn Sie etwas verkaufen, das versendet werden muss, ist es wichtig, einige Versandinformationen in die Quittung aufzunehmen. Geben Sie ihnen so viele Daten wie möglich, wie zum Beispiel...

• Wann Sie den Artikel versenden werden.
• Die Versandmethode, die Sie verwenden werden.
• Wann sie ihn erwarten können.
• Ein Link zur Sendungsverfolgung ihres Pakets.

Am wichtigsten ist, dass Sie dem Kunden eine klare Möglichkeit geben, Sie oder den Versandservice zu kontaktieren, wenn er Bedenken hinsichtlich der Versandzeit oder -methode hat.

Es ist in Ordnung, wenn Sie nicht alle diese Informationen haben. Wenn Sie sie nicht in der E-Mail-Quittung angeben können, möchten Sie vielleicht separate Versandbenachrichtigungs-E-Mails senden.

5. Liste der gekauften Artikel

Eine Liste der Produkte oder Dienstleistungen, die der Käufer erworben hat, ist ein wichtiger Bestandteil der E-Mail-Quittung. Sie sollten den Artikel-/Dienstleistungsnamen, die Kosten und alle relevanten Details (wie Größe, Farbe, Dauer, wiederkehrender Status usw.) angeben. Wenn Sie ein Bild zur Darstellung des Produkts/der Dienstleistung haben, fügen Sie dieses ebenfalls hinzu.

Am Ende der Liste wird der Gesamtpreis des gesamten Einkaufs, einschließlich Steuern und Gebühren, angezeigt. Lassen Sie diese Zahl hervorstechen, da sie eine Information ist, auf die Ihr Kunde in Zukunft möglicherweise zurückgreift.

Einige Unternehmen benötigen immer noch gedruckte Unterlagen, daher ist es auch ratsam, einen Link zu einer druckfreundlichen Version der Quittung einzufügen. Wenn Sie nicht möchten, dass etwas automatisiert wird, damit sie eine druckfreundliche Version herunterladen können, fügen Sie zumindest Anweisungen hinzu, um eine PDF-Datei von Ihnen anzufordern.

6. Rechnungs-/Bestellnummer

Wenn Ihre Kunden Sie (oder Ihr Support-Team) kontaktieren müssen, benötigen Sie eine Möglichkeit, ihre Bestellung zu identifizieren. Daher ist es wichtig, jeder Bestellung eine Nummer zuzuordnen. Platzieren Sie diese Nummer gut sichtbar auf der E-Mail-Quittung, damit der Kunde sie schnell finden kann, wenn Sie danach fragen.

Diese Blue Bottle E-Mail-Quittung zeigt die Bestellung des Kunden hervorragend an und präsentiert unten einen klaren Gesamtbetrag.

7. Download- oder Lizenzschlüsselinformationen

Wenn der Kunde ein digitales Produkt gekauft hat, fügen Sie den Download-Link direkt in die E-Mail ein. Dort wird er ihn erwarten. Wenn er nicht sofort einen Link erhält, wird er eine Supportanfrage stellen. Fügen Sie den Link hinzu, unabhängig davon, ob Sie ein Dashboard für Lizenzen erstellen.

Wenn der Download-Link irgendwann abläuft, machen Sie diese Information klar, damit Ihr Kunde sein Produkt sofort herunterlädt. Sagen Sie ihm, wie er einen neuen Download-Link anfordern kann, falls seiner abläuft.

8. Weitere relevante Aktionen

E-Mail-Belege werden häufiger aufgerufen als jede andere Art von E-Mail-Korrespondenz mit Ihren Kunden. Daher ist dies ein guter Ort, um alle Informationen aufzunehmen, die sie für eine reibungslose Erfahrung mit Ihrer Marke benötigen. Fügen Sie Links zu anderen relevanten Aktionen hinzu, wie zum Beispiel:

• Weitere Benutzer hinzufügen
• Kontoeinstellungen bearbeiten
• Rechnungen/Kontoauszüge drucken
• Lizenzen anzeigen/zugreifen
• Service/Vertrag ändern
• Zahlungsinformationen aktualisieren
• Konto schließen
• Hilfedokumente/Wissensdatenbank anzeigen

9. Verwandte Produkte oder Informationen

Nutzen Sie Ihren E-Mail-Beleg als Gelegenheit, Ihren Kunden über den Kauf hinaus zu helfen. Da Sie wissen, dass der Kunde den Beleg lesen wird, ist dies eine großartige Gelegenheit, mehr Wert zu bieten.

Sie könnten Links zu Ressourcen oder Inhalten einfügen, die ihnen helfen, das Beste aus ihrem Kauf herauszuholen. Wenn der Kunde beispielsweise Ihr Digital-Marketing-Paket gekauft hat, könnten Sie ihn zu einem Blogbeitrag verlinken, der erklärt, was nach der Zahlung geschieht. Wenn der Empfänger für Ihre Wohltätigkeitsorganisation gespendet hat, könnten Sie ihn zu einer Anleitung verlinken, wie ihre Spende verwendet wird.

Zusätzlich könnten Sie den E-Mail-Beleg als Gelegenheit nutzen, dem Kunden weitere Produkte oder Dienstleistungen anzubieten. Sie könnten ihn zu Verbrauchsmaterialien verlinken, die er möglicherweise für seinen ursprünglichen Kauf benötigt (wie Batterien, Filter oder Nachfüllpackungen). Sie könnten ihn auch zu verwandten Produkten verlinken, die zu seiner Bestellung passen, wie z. B. ein Add-on oder eine Garantie.

Beachten Sie, wie diese AirBnB-E-Mail am Ende viele hilfreiche Informationen enthält, um dem Kunden mehr Wert aus seinem Kauf zu ziehen.

10. Kontaktinformationen

Jede E-Mail, die Sie an Ihre Kunden senden, sollte klare und einfache Kontaktinformationen enthalten. Diese Regel gilt für jede Art von E-Mail, die Sie senden, insbesondere aber für Ihre E-Mail-Belege. Geben Sie Ihre Website, Telefonnummer, E-Mail-Adresse (auch wenn es dieselbe ist, von der Sie senden) und Postanschrift an.

Erstellung von Stripe-E-Mail-Belegen in WordPress

Wenn Sie einen hochgradig anpassbaren Stripe-E-Mail-Beleg senden möchten, benötigen Sie WP Simple Pay. Abgesehen davon, dass Sie E-Mail-Belege senden können, bietet WP Simple Pay mehrere Funktionen wie folgt:

• Formular-Builder + integrierte Vorlagen: Wählen Sie ganz einfach aus den integrierten Vorlagen und erstellen Sie hochgradig anpassbare Zahlungsformulare.
• Stripe Tax: Das Plugin unterstützt Stripe Tax, mit dem Sie Steuern basierend auf dem Standort Ihrer Kunden erheben können.
• Zahlungsmethoden: Sie können mehrere Zahlungsmethoden aktivieren, wie z. B. Kredit-/Debitkarten, Google Pay / Apple Pay, ACH-Lastschrift und mehr.

Das ist alles!

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen, die Anatomie eines perfekten E-Mail-Belegs kennenzulernen.

Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, möchten Sie vielleicht auch lesen, wie Sie einen benutzerdefinierten Stripe-E-Mail-Beleg in WordPress erstellen.

Worauf warten Sie noch? Holen Sie sich WP Simple Pay und beginnen Sie mit der Anpassung von E-Mail-Belegen.

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